Karyawan yang berhenti bekerja, entah karena pemutusan hubungan kerja (PHK), mengundurkan diri atas kemauan sendiri, atau berakhirnya kontrak perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT), berhak mendapatkan surat paklaring kerja dari perusahaan.
Apa Itu Paklaring?
Paklaring berasal dari bahasa Belanda verklaring yang berarti “pernyataan”. Jadi, paklaring adalah surat pernyataan dari perusahaan yang menerangkan karyawan yang tertulis dalam surat pernah bekerja di perusahaan bersangkutan dengan jabatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Karena itu, paklaring juga disebut surat pengalaman kerja.
Baca Juga: Aturan Baru Pencairan JHT bagi Karyawan Resign dan PHK
Tak jarang paklaring disalahartikan sebagai surat keterangan kerja, padahal keduanya berbeda. Apa perbedaannya?
Paklaring dibuat untuk karyawan yang berhenti bekerja dari perusahaan, sebagai bukti pengalaman kerja. Fungsinya bisa sebagai referensi untuk melamar pekerjaan ke perusahaan lain atau untuk mencairkan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan.
Sebaliknya, surat keterangan kerja dibuat untuk karyawan yang masih aktif bekerja di perusahaan bersangkutan. Tujuannya bisa beragam, misalnya sebagai syarat kredit kepemilikan rumah, mengajukan beasiswa, mengikuti pelatihan/kursus, dan sebagainya.
Paklaring Wajib Diberikan Perusahaan
Jika diminta oleh karyawan yang berhenti bekerja, maka surat paklaring wajib dibuat dan diberikan oleh pengusaha. Kewajiban ini diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) Pasal 1602 z:
Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya perhubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya.
Masih berdasarkan KUH Perdata, surat pernyataan itu memuat keterangan sifat pekerjaan, lamanya hubungan kerja, bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya, dan sebab/alasan pengakhiran hubungan kerja.
Baca Juga: Ringkasan Seputar Hubungan Industrial
Bagaimana Cara Membuat Paklaring Kerja?
Surat paklaring kerja umumnya dibuat oleh HRD dan ditandatangani manajer atau pimpinan perusahaan. Sebenarnya tidak ada format baku dalam pembuatan dokumen ini, dan setiap perusahaan dapat menggunakan gayanya sendiri.
Meski demikian, jika merujuk pada KUH Perdata di atas, maka surat paklaring sebaiknya mengandung beberapa unsur pokok berikut ini:
- jenis pekerjaan atau jabatan
- lamanya waktu bekerja atau jangka waktu hubungan kerja
- penilaian atasan terhadap karyawan
- alasan karyawan berhenti bekerja
Surat paklaring umumnya terdiri atas tiga bagian berikut ini:
a. Kepala surat
Karena merupakan dokumen resmi, paklaring sebaiknya menggunakan kops dengan nama dan logo perusahaan, beserta alamat dan nomor telepon. Bagian kepala surat merupakan judul dan nomor surat.
b. Badan surat
Bagian ini terdiri atas beberapa komponen, yaitu nama karyawan, jabatan, waktu bekerja, penilaian atasan, dan alasan berhenti bekerja.
c. Penutup surat
Bagian penutup adalah tempat dan tanggal surat paklaring dibuat, serta tanda tangan manajer/atasan atau HR di akhir surat, dengan cap/stempel perusahaan.
Contoh Surat Paklaring
Contoh di atas adalah paklaring untuk karyawan PKWT yang berhenti bekerja karena berakhirnya PKWT. Untuk karyawan resign atau PHK, formatnya tidak beda jauh, hanya perlu disesuaikan bagian sebab/alasan berhenti bekerja.
Khusus untuk karyawan PKWT, paklaring bisa disiapkan menjelang kontrak berakhir. Anda dapat menggunakan HR software Gadjian, yang memiliki fitur reminder PKWT, yang secara otomatis mengingatkan Anda 30 hari sebelum masa kontrak berakhir.
Dengan reminder, Anda punya cukup waktu untuk menyiapkan administrasi karyawan seperti paklaring, uang kompensasi PKWT, kontrak perpanjangan, atau perubahan status menjadi PKWTT.
Gadjian juga punya fitur analisis kinerja karyawan real-time, yang menyediakan data produktivitas, tingkat absensi, dan kompensasi karyawan. Jadi, Anda tahu setiap saat siapa karyawan kontrak yang punya kinerja paling baik. Data ini membantu Anda membuat keputusan mengenai perpanjangan kontrak atau perubahan status menjadi PKWTT.
Baca Juga: Aturan Lengkap Karyawan Kontrak Menjadi Karyawan Tetap
Proses pembuatan keputusan di dalam struktur organisasi Anda melibatkan beberapa orang di level berbeda? Tenang. Gadjian punya fitur multi approval yang memungkinkan persetujuan dilakukan beberapa pihak sekaligus secara online di aplikasi. Lebih cepat dan lebih hemat waktu.
Gadjian bukan hanya sistem payroll yang andal hitung gaji dan pajak PPh 21 karyawan, tetapi juga software database karyawan. Jadi, Anda punya kendali atas seluruh data administrasi karyawan di dalam satu platform online.
Sumber
Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata). JDIH Mahkamah Agung.
