Pertanyaan Umum Tentang Sistem HRIS Gadjian

Gadjian adalah aplikasi pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan penggajian berbasis cloud. Fitur-fitur Gadjian telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaaan berkembang dan lean enterprises (perusahaan-perusahaan dengan jumlah tenaga kerja rata-rata di bawah 100 karyawan) di Indonesia.

Berbasis cloud artinya server Gadjian dikelola oleh pihak ketiga, dalam hal ini yaitu Amazon Web Services, sehingga Gadjian dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama user terkoneksi dengan jaringan internet.

Gadjian membantu operasional perusahaan-perusahaan berkembang Indonesia menjadi lebih efisien dan produktif dengan resiko investasi yang sangat rendah.

Berikut beberapa manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan-perusahaan yang menggunakan Gadjian: 

- Gadjian dapat memudahkan pekerjaan pemilik usaha atau bagian HR dalam mengelola berbagai jenis administrasi karyawan seperti data pribadi, pengelolaan cuti, pencatatan absensi, hingga penghitungan dan pembuatan slip gaji.

- Dengan menggunakan Gadjian, pemilik perusahaan dapat memantau pengelolaan HRD di mana saja. Pengelolaan administrasi karyawan tidak perlu lagi dikerjakan di kantor, karena Gadjian dapat diakses di mana saja selama terdapat sambungan internet.

- Setiap karyawan memiliki portal karyawan khusus yang dapat digunakan untuk melihat absensi, download slip gaji hingga mengajukan izin dan cuti. Fasilitas ini memudahkan pekerjaan HRD dan pemilik usaha, sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan (employee engagement).

- Gadjian dapat membantu bagian HRD dan Finance dalampenghitungan penggajian karyawan, PPH 21, BPJS secara cepat dan tepat.Fitur-fitur penghitungan ini menghemat waktu dan anggaran perusahaan karena perusahaan tidak harus menambah tenaga admin untuk mengelola penggajian dan pajak penghasilan atau menyewa konsultan.

- Gadjian juga memberikan rekap gaji karyawan, rekap bank transfer hingga ke pembukuan gaji karyawan, sehingga membantu bagian Finance dan Akunting dalam melakukan pembukuan.

- Berbeda dengan kebanyakan aplikasi sejenis, sistem Gadjian sangat mudah dipelajari dan digunakan oleh siapapun.

Gadjian dapat mengakomodasi beragam kebutuhan pengelolaan HR aneka jenis perusahaan berkembang di Indonesia termasuk di antaranya:

- Perusahaan yang menerapkan sistem penggajian mingguan, bulanan atau keduanya

- Perusahaan yang menerapkan sistem lembur maupun yang tidak menerapkan sistem lembur

- Perusahaan yang telah menerapkan perhitungan pajak PPh 21 maupun tidak

- Perusahaan yang telah menerapkan BPJS maupun tidak

Keamanan data adalah prioritas utama tim Gadjian. Oleh karenanya, Gadjian selalu berusaha untuk melindungi informasi pribadi pengguna Gadjian seoptimal mungkin. Berikut ini adalah beberapa hal yang kami terapkan untuk melindungi keamanan data Anda:

o Keamanan setara bank dengan Security Socket Layer (SSL) 256-bit

Tanda gembok di alamat situs (URL) Gadjian menunjukkan bahwa situs ini terlindungi oleh Security Socket Layer atau SSL. SSL memastikan bahwa data yang diterima tidak mengalami perubahan dalam perjalanannya dan tidak dapat dibaca oleh pihak-pihak lain. 

Kami menggunakan enkripsi SSL 256-bit, teknologi yang sama yang digunakan bank-bank untuk menjaga agar informasi akun pengguna aman. 

o Penyimpanan data

Data Anda tersimpan di server Amazon Web Services (AWS), yang merupakan Cloud Infrastructure as a Service paling dipercaya di dunia. Artinya, infrastruktur Gadjian aman dan dijamin oleh AWS. Reputasi AWS sebagai "Leader"  di Cloud Infrastructure as a Service bisa dilihat di sini.

o Backup data

Data Anda di-backup ke beberapa server dengan lokasi yang berbeda-beda. Backup data dilakukan per jam, selama 24 jam dan 7 hari dalam seminggu.

o Enkripsi data

Kami menerapkan enkripsi terhadap data-data berikut agar tidak dapat dibaca oleh siapapun kecuali oleh pemilik akun yang bersangkutan:

a. Nama perusahaan

b. Nama karyawan

c. Komponen-komponen terkait slip gaji termasuk antara lain:

    i.    Komponen-komponen pendapatan

    ii.   Komponen-komponen pengurang pendapatan

    iii.  Data-data BPJS

    iv.  Data-data PPH 21

     v.  Data-data terkait perhitungan gaji

    vi.  Data-data terkait perhitungan THR

   vii.  Data-data terkait perhitungan lembur

o   Log perubahan data

Untuk memastikan keamanan data Anda, Gadjian juga menyimpan catatan (log) untuk semua akses ke akun Anda, baik yang dilakukan oleh Anda sendiri, administrator, maupun orang yang tidak dikenal. 

Apabila selama tiga bulan tidak terdapat aktivitas pada akun Gadjian anda, secara otomatis akun anda akan terhapus dari sistem Gadjian.

Gadjian mempunyai Fitur Rekrutmen termasuk juga di dalamnya ATS (Applicant Tracking System)  sehingga pengguna dapat memantau mulai dari kandidat masuk sampai direkrut menjadi karyawan. Untuk Fitur Training Gadjian belum mengakomodir hal tersebut.

Aplikasi Gadjian digunakan oleh banyak user sekaligus, sehingga tidak memungkinkan adanya custom fitur karena setiap perubahan yang terjadi di Gadjian akan berdampak pada pengguna Gadjian yang lain. Namun, kami sangat terbuka apabila anda memiliki saran untuk pengembangan fitur Gadjian yang manfaatnya juga dapat dirasakan oleh pengguna-pengguna lain. Silakan hubungi kami di team@gadjian.com atau Mitra Gadjian terdekat di tempat Anda. 

- Gadjian dapat digunakan dan dimengerti dengan mudah oleh siapapun.

- Fitur-fitur Gadjian sudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan-perusahaan berkembang dan peraturan-peraturan yang berlaku di Indonesia.

- Penghitungan PPH21 serta BPJS di Gadjian akurat.

- Investasi variabel (bisa disesuaikan dengan jumlah karyawan) dan ekonomis. 

Jika anda mengalami kesulitan dalam menggunakan Gadjian, Anda dapat menghubungi tim support Gadjian di hari kerja Senin - Jumat pukul 08.00 – 18.00 WIB (tidak termasuk Libur Nasional) melalui live chat yang tersedia pada sisi kanan bawah website atau akun Gadjian Anda, email cs@gadjian.com atau telepon di (021) 3115-1775.

Fitur pembayaran gaji langsung dari aplikasi Gadjian dapat dilakukan pengguna. Saat ini Gadjian bekerja sama dengan Flip dan Brankas untuk pembayaran gaji otomatis ke karyawan. Gadjian juga menyediakan template Bank transfer yang dapat dibawa ke bank atau disalin ke sistem payroll bank untuk pembayaran gaji karyawan.

Seluruh perhitungan lembur, BPJS dan PPH 21 yang dilakukan di sistem Gadjian telah teruji dan mengacu pada peraturan UU Ketenagakerjaan, BPJS, pajak serta peraturan-peraturan terkait lainnya.

Gadjian dapat mengakomodasi perhitungan PPH21 dengan metode Gross dan Gross Up sesuai dengan peraturan dari Direktorat Jenderal Pajak.

Apabila terdapat perbedaan hitungan, kemungkinan terdapat kesalahan pada pengaturan PPH21 di akun Gadjian Anda. Kesalahan pengaturan yang umum adalah kesalahan pengaturan NPWP (diisi/tidak diisi), status wajib pajak karyawan (salah memilih status) serta pemilihan metode penghitungan PPH21 (Gross/Gross up).

Berikut ini adalah laporan-laporan yang dapat Anda unduh dari Gadjian:

- Rekap Data Karyawan

- Rekap data kehadiran

- Rekap Gaji Karyawan

- Rekap Bank Transfer

- Rekap BPJS

- Rekap PPH21

Anda tidak perlu khawatir, tim Gadjian akan selalu melakukan system update sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai iuran BPJS, PTKP dsb.

Ya, sistem Gadjian mengakomodasi perhitungan jam lembur konversi sesuai dengan perhitungan lembur yang berlaku di UU No. 13 Tahun 2003.

Gadjian menyediakan fasilitas-fasilitas pelatihan aplikasi, baik secara tatap muka langsung maupun online. Silakan hubungi Mitra Gadjian terdekat atau menghubungi tim Gadjian di team@gadjian.com untuk mendapatkan jadwal training aplikasi Gadjian. Untuk biaya training dapat dilihat di sini https://www.gadjian.com/addprice 

Ya, kami menyediakan panduan berbentuk manual book . Kami juga menyediakan beberapa video tutorial yang dapat diakses pada menu Video Tutorial.

Berbeda dengan HRIS lain, Gadjian bersifat self-service dan tidak membutuhkan waktu implementasi. User otomatis telah melakukan pengaturan dan implementasi aplikasi dengan mengikuti alur penggunaan aplikasi yang ada.

Ya, karyawan dapat mengakses data-data pribadinya di portal personalia yang dapat diakses melalui https://personalia.gadjian.com atau melalui aplikasi Gadjianku.

Portal personalia adalah laman khusus yang dapat diakses oleh karyawan. Portal ini berisi informasi pribadi mengenai karyawan, meliputi:

o  Data karyawan

o  Pengajuan dan sisa cuti

o  Buku alamat perusahaan

o  Kalender perusahaan

o  Pengumuman perusahaan

o  Pengajuan sakit/izin

o  Catatan kehadiran

o  Download Slip Gaji

o  Ulang tahun

Karyawan tersebut akan menerima notifikasi persetujuan di portal personalia dan di email karyawan tersebut.

Ya. Perusahaan Anda dapat memperoleh uji coba akses penggunaan Gadjian dengan bebas biaya (free trial) melalui Akun Demo untuk maksimal selama 14 hari kalender. Silakan sign up di sini.

Gadjian menyediakan 2 jenis layanan, yaitu Paket Standar dan Paket Sukses dengan rincian harga sebagai berikut:

Paket Standar

a. Minimal karyawan adalah 6 orang. Gratis untuk 5 karyawan pertama.

b. Harga sewa Rp 12.500/karyawan/bulan 

c. Fitur yang disediakan di Paket Standar terbatas.

Paket Sukses

a. Minimal karyawan adalah 6 orang

b. Harga sewa Rp 20.000/karyawan/ bulan

c. Dapat mengakses semua fitur, termasuk penghitungan PPh 21 dan BPJS

Simulasi harga untuk perusahaan Anda bisa dilakukan di https://gadjian.com/price

Gadjian menawarkan skema biaya yang fleksibel, sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan anggaran perusahaan Anda. Lihat halaman Biaya untuk info lebih lanjut.

Gadjian mendukung segala jenis pembayaran baik melalui kartu kredit, online, maupun bank transfer. Anda dapat melihat metode pembayaran Gadjian pada halaman Biaya.

Pembayaran untuk tagihan layanan Gadjian dapat dilakukan dengan 2 cara:

1. Melalui Pembayaran Online (Midtrans)

Anda dapat melakukan pembayaran secara online di akun Gadjian. Akun Anda otomatis akan ter-update setelah pembayaran kami terima. Pembayaran online dapat dilakukan dengan minimal transaksi sebesar Rp. 120.000.

Pilihan channel pembayaran:

• Kartu Kredit Visa dan MasterCard
• ATM Mandiri
• ATM BCA *
• ATM Permata
• ATM Bersama/Alto/Prima
• Klik BCA *
• Klikpay BCA *
• Mandiri Klikpay
• CIMB Clicks *

(* segera)

Catatan:

Transaksi dinyatakan gagal apabila transaksi ditolak oleh Bank, transaksi ditolak oleh FDS (Fraud Detection System) Midtrans dan transaksi tidak dibayar hingga waktu kadarluasa tiba. Jika Anda mengalami kegagalan transaksi melalui pembayaran online (Midtrans), Anda dapat melakukan pembayaran tagihan melalui metode pembayaran manual Gadjian.

2.   Pembayaran Manual

Anda dapat melakukan pembayaran dengan mentransfer biaya tertagih ke rekening di bawah ini. Setelah melakukan pembayaran melalui bank transfer, silakan lakukan konfirmasi pembayaran di akun Gadjian Anda.

3. BCA Virtual Account

Anda dapat melakukan pembayaran melalui BCA Virtual Account dengan minimal transaksi Rp. 10.000,- Nomor Virtual Account untuk pembayaran layanan Gadjian akan selalu sama setiap bulannya sehingga memudahkan Anda untuk membayar tagihan. BCA Virtual Account juga akan menampilkan total dari keseluruhan tagihan Anda yang sedang aktif.

Pembayaran dapat dilakukan melalui:

•         ATM BCA
•         Klik BCA Individu
•         Klik BCA Bisnis
•         Mobile BCA
•         Tabungan Ku
•         Teller
•         Switching

4. Kartu Kredit 

Anda dapat menghubungkan kartu kredit pribadi atau perusahaan dengan akun Gadjian Anda sehingga akan memudahkan Anda dalam melakukan pembayaran untuk tagihan berlangganan (subscription) seperti pembayaran perpanjangan layanan, tagihan tambah kuota, dan deposit. (Minimal pembayaran Rp. 5.000,-)

Harga yang ditawarkan Gadjian sangat ekonomis, jika dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk merekrut admin HR tambahan ataupun jika dibandingkan dengan HRIS lain yang ada di pasaran. Namun, Gadjian juga memberikan penawaran khusus jika perusahaan Anda memiliki karyawan di atas 100 orang.

Untuk menyesuaikan kebutuhan dan anggaran Perusahaan Anda, Gadjian menyediakan 2 paket layanan yaitu Paket Standar dan Paket Sukses. Fitur yang tersedia di Paket Standar terbatas sedangkan pada Paket Sukses, pengguna dapat mengakses semua fitur Gadjian dengan rincian sebagai berikut:

Paket Standar

a. Data Personalia

b. Catatan Kehadiran

c. Penggajian & THR

d. Portal Personalia

e. Pembukuan Gaji

f. 1 admin kewenangan penggajian dan non-penggajian sekaligus

Paket Sukses

a. Data Personalia

b. Catatan Kehadiran

c. Penggajian & THR

d. Kelola Sakit & Izin

e. Kelola Cuti

f. Kelola Pinjaman

g. Kelola PPh 21

h. BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan

i. Portal Personalia

j. Pembukuan Gaji

k. 3 admin (kewenangan penggajian dan non-penggajian terpisah)

Setelah melakukan pendaftaran dan mengaktivasi akun, akun Gadjian Anda telah siap digunakan.

Sebagai langkah pertama, kami menyarankan Anda untuk menentukan peraturan SDM perusahaan Anda terlebih dahulu dengan meng-klik tombol "Ayo Mulai" di dashboard. Jika Anda telah menyelesaikan tahap ini, maka selanjutnya sistem Gadjian akan bekerja secara otomatis untuk memudahkan administrasi HRD Anda.

Mudah bukan?

Bisa, karena Gadjian berbasis cloud sehingga bisa diakses di mana saja. Anda hanya membutuhkan PC, laptop atau tablet yang terkoneksi dengan internet.

Gadjian Paket Standar mengakomodasi 1 admin yang dapat mengelola penggajian dan non-penggajian sekaligus.

Gadjian Paket Sukses mengakomodasi 3 admin yang dapat diatur kewenangannya untuk mengelola penggajian dan non-penggajian.

Ya. Silakan hubungi kami di alamat e-mail di bawah untuk membahas kesempatan ini lebih lanjut.

Hadirr adalah aplikasi absensi berbasis cloud untuk mengelola kehadiran timesheet dan reimbursement menggunakan sistem GPS dan biometrik. Perusahaan yang memiliki multi cabang dan karyawan dengan mobilitas tinggi sangat cocok menggunakan Hadirr.

Jika pada tanggal penggajian tiba Anda direpotkan dengan perhitungan gaji karyawan yang didasarkan pada kehadiran karyawan. Adanya integrasi Hadirr dan Gadjian Anda tidak perlu pusing menghitung besaran upah karyawan. Anda hanya perlu mengimpor data kehadiran dari Hadirr ke Gadjian, dan gaji yang diperoleh karyawan akan langsung tersedia di Gadjian.

Syarat dan ketentuan yang harus Anda penuhi untuk dapat menggunakan integrasi Gadjian dengan Hadirr adalah:

1. Anda harus menjadi pengguna Gadjian dan Hadirr.

2. Kuota personalia akan mengikuti kuota yang ada di Hadirr. Pastikan kuota Hadirr dan Gadjian Anda memiliki jumlah yang sama. Jika kuota Hadirr Anda lebih sedikit dari kuota Gadjian Anda, maka data personalia yang terintegrasi akan disesuaikan dengan kuota Hadirr.

Berikut 3 langkah mudah agar akun Gadjian Anda dapat terintegrasi dengan Hadirr:

Langkah 1

Silakan login ke akun Hadirr Anda, pilih menu Personnel > Personnel Data > Connecting to Gadjian maka akan muncul pop-up yang meminta Anda untuk memasukkan secret-key.

Langkah 2

Silakan login ke akun Gadjian Anda, pilih menu Perusahaan > klik tab Secret-Key Integration > pilih Hadirr lalu akan muncul pop-up yang berisi secret-key Anda.

Langkah 3

Salin secret-key yang Anda dapatkan di akun Gadjian lalu tempel secret-key di akun Hadirr Anda. Akun Hadirr Anda pun sudah terintegrasi dengan Gadjian

Tentu saja. Di Hadirr ada 3 pilihan untuk memasukkan data karyawan:

a. Masukkan secara manual di akun Hadirr

b. Mengimpor data personalia dari excel

c. Mengimpor data dari Gadjian (apabila user sudah memiliki akun Gadjian dan telah mengisi data personalia di akun Gadjian)

Apabila Anda ingin memunculkan data personalia dari Gadjian ke Hadirr caranya adalah pilih menu Personnel > Personnel Data > Klik Import from Gadjian.

Setelah daftar nama personalia Anda muncul, Anda dapat memilih personalia mana saja yang akan dimasukkan ke dalam akun Hadirr. Anda dapat memasukkan seluruh personalia dengan cara:

a. Klik check box yang ada di sebelah tombol 'Copy and Make Pair'

b Klik Copy and Make Pair

c. Setelah nama-nama personalia yang akan di input ke Hadirr, kemudian klik Generate Absensi

d. Jika sudah muncul nama personalia di Personnel Data Hadirr, artinya absensi personalia Anda di Hadirr sudah langsung masuk ke Gadjian.