Tips Cara Membuat Jadwal Kerja Karyawan – Ada kalanya perusahaan harus terus beroperasi melebihi jam kerja normal. Ketika hal tersebut terjadi, perusahaan bisa menerapkan jadwal kerja shift karyawan. Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk paham cara membuat jadwal kerja yang tepat.
Tips Cara Membuat Jadwal Kerja
Sebelum mulai menyusun jadwal kerja shift, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Per Jam Menurut UU Terbaru
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan
Awali pembuatan jadwal kerja dengan melihat kebutuhan perusahaan dan kondisi karyawan. Tinjau alasan mengapa perusahaan memerlukan jadwal kerja harian dengan sistem shift. Misalnya jika perusahaan terus beroperasi 24 jam seperti perusahaan di bidang layanan kesehatan, maka model 3 shift 4 grup bisa diterapkan.
Pertimbangkan pula dari segi karyawan. Temukan sistem kerja yang paling mendukung produktivitas kerjanya. Namun, imbangi dengan waktu kerja yang memungkinkan karyawan tetap bekerja optimal.
2. Patuhi Perundangan yang Berlaku
Sebelum menyusun jadwal kerja harian dengan sistem shift, perusahaan harus tetap mengacu ke peraturan yang berlaku. Pemerintah telah mengatur cara membuat jadwal kerja karyawan dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 20131.
Garis besar aturan jadwal kerja dari pemerintah mirip dengan sistem kerja full time. Untuk enam hari kerja dalam seminggu, karyawan dapat bekerja tujuh jam dalam satu hari dan 40 jam satu minggu. Sementara itu, karyawan yang masuk kerja lima hari dalam satu minggu bisa bekerja delapan jam dalam satu hari dan 40 jam dalam seminggu.
Peraturan tersebut menegaskan bahwa karyawan shift juga bekerja dengan batas maksimal 40 jam dalam seminggu. Oleh sebab itu, perusahaan harus mengatur jadwalnya sedemikian rupa supaya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Meski begitu, terdapat pengecualian untuk beberapa sektor usaha tertentu. Misalnya di perusahaan penerbangan, pengeboran minyak lepas pantai, angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut. Terdapat aturan khusus yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam membuat jadwal kerjanya.
Baca Juga: Mudah! Atur Jam Kerja Selama Puasa Ramadhan dengan Aplikasi Ini
Cara Membuat Jadwal Kerja Shift
Pembuatan jadwal kerja shift bisa dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel. Tiga macam sistem shift yang paling umum dapat dijadwalkan dengan perangkat lunak tersebut. Berikut ini cara membuat jadwal kerja shift dengan Excel.
Model 3 Shift 4 Group
Jadwal kerja harian dengan model 3 shift 4 grup paling banyak digunakan oleh perusahaan yang harus beroperasi 24 jam penuh dalam seminggu. Sistem ini dirasa paling tepat untuk mendukung operasional perusahaan tetap optimal.
Dalam model ini, karyawan akan dibagi menjadi empat grup. Mereka akan bekerja lima hari dalam seminggu dengan jam kerja selama tujuh jam dan satu jam istirahat.
Sistem ini memungkinkan karyawan mendapat jatah libur selama dua hari dalam sepekan. Namun, libur yang diperoleh bersifat tentatif, dalam artian tidak pasti dua hari berurutan. Sebab, jaminan libur berurutan hanya berlaku setiap ada pergantian shift 3 ke shift 1.
Simak contoh jadwal kerja harian model 3 shift 4 grup berikut ini agar lebih jelas:
Keterangan:
- Waktu Shift 1: 07.00 – 15.00, Shift 2: 15.00 – 23.00, Shift 3: 23.00 – 07.00.
- Putaran rotasi dari shift 3 ke shift 1.
- Terdapat perlakuan khusus dalam perpindahan shift ke dan dari shift 3. Sesudah shift 3, karyawan memperoleh libur dua hari sebelum memasuki jadwal shift 1. Lalu, dua hari sebelum libur shift 3, karyawan sebenarnya hanya libur 1 hari. Namun karyawan mulai masuk pada malam harinya yaitu pukul 23.00.
Model 3 Shift 3 Grup
Jadwal kerja model 3 shift 3 grup bisa diterapkan ke perusahaan yang beroperasi 24 jam hanya dalam enam hari kerja. Pada satu hari sisanya, perusahaan akan libur. Biasanya ini jatuh pada hari Minggu.
Sistem ini dijalankan dengan jam kerja tujuh jam dan satu jam waktu istirahat pada hari Senin sampai Jumat. Lalu, pada hari Sabtu, jam bekerja cuma lima jam. Dengan demikian, aturan kerja 40 jam seminggu dari pemerintah tetap bisa ditepati.
Fleksibilitas jadwal kerja shift model 3 shift 4 grup terbilang tinggi. Jika diperlukan, perusahaan bisa membuat jam lembur pada hari kerja dengan durasi lima jam. Lembur dapat dilakukan selama dua jam.
Berikut ini contoh jadwal kerja harian model 3 shift 3 grup:
Keterangan:
- Shift 1 bisa dimulai pada pukul 06.00 atau 07.00.
- Urutan putaran shift dimulai dari shift 3.
- Long shift (07.00 – 19.00) bisa diterapkan khusus di shift 1 dengan istirahat, selama maksimal 15 jam/orang per-minggu.
Model 2 Shift 3 Grup
Jadwal kerja harian model 2 shift 3 grup tidak banyak diterapkan oleh perusahaan untuk tim produksi. Sistem ini lebih sering digunakan oleh tim keamanan saja. Namun, mungkin saja perusahaan menerapkannya ketika kebutuhan produksi meningkat. Kendati begitu, sebelum menjalankannya, lebih baik disepakati dengan para karyawan.
Jadwal kerja model 2 shift 3 grup dijalankan dengan pola 2-2-2. Artinya dalam satu minggu terdiri dari dua hari shift 1, dua hari shift 2, dan dua hari libur.
Adapun contoh jadwal kerja harian model 2 shift 3 grup bisa dilihat berikut ini:
Keterangan:
- Jam kerja shift 1
Senin-Kamis: 08:00 – 20:00
Sabtu-Minggu: 08:00 – 21:00
Istirahat: 12:00 – 13:00
Break: 17:00 – 17:05
- Jam kerja shift 2
Senin-Kamis: 20:00 – 08:00
Sabtu-Minggu: 20:00 – 08:00
Istirahat: 00:00 – 01:00
Break: 05:00 – 05:05
Gadjian dan Hadirr: Aplikasi Penjadwalan Shift Kerja
Perusahaan perlu membuat jadwal kerja shift dengan tepat. Anda memang bisa melakukannya dengan Excel. Namun, hal itu kurang praktis dan merepotkan. Penyusunan jadwal shift kerja harian akan jauh lebih mudah dan akurat dengan menggunakan aplikasi Gadjian dan Hadirr. Dengan kedua aplikasi ini, Anda bisa merancang shift kerja sesuai dengan kebutuhan secara mudah. Ingin mengaturnya secara grup atau individu? Bisa diakomodasikan.
Selain itu, aplikasi payroll Gadjian juga dilengkapi fitur untuk menghitung gaji, THR, bonus, pajak penghasilan karyawan, iuran BPJS. Sedangkan aplikasi presensi Hadirr memiliki fitur pencatatan data absensi dan lembur yang juga bisa terintegrasi dengan Gadjian.
Baca Juga: Begini Contoh Form Lembur Karyawan dan Perhitungannya
Berkat itu, payroll karyawan akan semakin simpel. Penghitungan gaji yang menggunakan data presensi/absensi dan jadwal kerja karyawan yang menjadi salah satu tolok pengukuran kinerja atau komponen penggajian akan bisa berjalan secara otomatis. Gadjian akan menggunakan data-data dari Hadirr untuk dikalkulasikan ke dalam slip gaji karyawan.
Jadi, tidak perlu lagi menggunakan cara manual membuat jadwal kerja karena dengan Gadjian dan Hadirr Anda dapat melakukannya dengan praktis, akurat, dan keamanan data terjamin.
Sumber
