Setiap perusahaan tentu melakukan penilaian kinerja (performance appraisal) secara periodik untuk mengetahui pencapaian target karyawan. Namun, tidak semua perusahaan menerapkan sistem manajemen kinerja (performance management system). Apa perbedaannya?
Definisi performance management
Performance management adalah proses manajemen yang dirancang untuk mengelola dan meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan, dengan menetapkan visi, sasaran, serta standar dan persyaratan yang disepakati. Proses ini membantu mengembangkan rencana karyawan dan mendorong mereka untuk lebih fokus pada tujuan organisasi.
Nah, jika penilaian kinerja fokus pada evaluasi menggunakan metrik pengukuran kinerja dan pemberian feedback kepada karyawan, maka performance management lebih menekankan pada upaya sistematis untuk mengembangkan kinerja karyawan agar mencapai titik optimal untuk mewujudkan rencana strategis organisasi.
Secara sederhana, performance appraisal merupakan penilaian terhadap hasil di akhir periode, sedangkan sistem manajemen performance merupakan proses yang berlangsung terus-menerus untuk mengoptimalkan hasil.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan 3P (Pay for Position, Person, and Performance)?
Tujuan performance management
Performance management memiliki beberapa tujuan, antara lain:
- Menyusun sasaran kinerja sesuai dengan tujuan organisasi. Performance management system menyelaraskan rencana individu maupun tim sejalan dengan tujuan organisasi melalui penyusunan sasaran kinerja di awal.
- Mengembangkan standar kinerja. Melalui performance management, organisasi akan memiliki standar kinerja yang akan menjadi acuan bagi proses penetapan sasaran serta penilaian keberhasilan.
- Deteksi dini terhadap masalah. Performance management system memungkinkan monitoring setiap saat, sehingga dapat mengenali berbagai kendala dan mengatasinya lebih cepat.
- Membantu pengembangan karyawan. Dengan performance management, HR dapat memantau kinerja karyawan dan mengidentifikasi skill apa yang perlu ditingkatkan, dan kemudian mengembangkan program pelatihan yang tepat.
Siklus performance management system
Sistem manajemen kinerja memiliki tahapan yang berulang dan berkelanjutan, dimulai dari perencanaan (planning) dan diakhiri dengan pemberian imbalan (rewarding), dan begitu seterusnya.
1. Planning
Pada tahap ini, manajemen puncak di perusahaan atau CEO menetapkan visi organisasi jangka panjang dan jangka pendek, lalu menyusun rencana strategis. Cetak biru ini kemudian diturunkan ke level manajemen di bawahnya sebagai pedoman penetapan sasaran di setiap departemen.
Baca Juga: Cara Membuat KPI Karyawan dan Contoh Perhitungannya
Selanjutnya, manajer atau kepala divisi menerjemahkan rencana strategis tersebut ke dalam tugas, target, dan standar kerja yang harus dicapai oleh tim maupun individu. Sasaran kerja dibuat dengan rumus SMART (specific, measurable, achievable, realistic, dan time-oriented), lalu didistribusikan ke setiap orang sesuai perannya masing-masing.
2. Monitoring
Dalam tahap ini, rencana dijalankan dan setiap karyawan bekerja untuk mencapai sasarannya. Monitoring dilakukan untuk memastikan bahwa tugas harian di setiap departemen telah berjalan sesuai dengan tujuan organisasi.
Apabila kinerja karyawan atau tim tidak sesuai ekspektasi, manajer melakukan coaching dengan memberikan feedback sebagai bentuk koreksi serta bantuan pemecahan masalah. Monitoring yang baik dapat mencegah kegagalan karyawan mencapai sasaran dengan cara menyelesaikan masalah lebih awal.
3. Reviewing
Reviewing adalah proses mengevaluasi kinerja, misalnya dengan OKR atau KPI karyawan, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai individu maupun tim telah sesuai dengan rencana. Jika belum, apa saja yang menjadi kendala, misalnya apakah sasaran terlalu ambisius dan kurang realistis, ataukah karena faktor SDM yang berkinerja rendah.
Hasil review dapat dijadikan pertimbangan bagi manajemen dan HRD untuk membuat perencanaan yang lebih baik dengan melibatkan karyawan, misalnya merencanakan program pelatihan untuk pengembangan kompetensi. Untuk itu, dalam tahap ini, atasan tidak hanya memberikan feedback, tetapi juga perlu mendengarkan keluhan karyawan.
4. Rewarding
Rewarding adalah pemberian imbalan terhadap kinerja karyawan, yang disesuaikan dengan hasil evaluasi. Penghargaan diberikan dalam bentuk finansial, seperti bonus dan kenaikan gaji, maupun non-finansial, seperti promosi, fasilitas, hadiah, dan penambahan cuti karyawan.
Selain sebagai penghargaan karyawan, rewarding juga dimaksudkan untuk meningkatkan moral karyawan agar berkinerja lebih baik lagi. Tanpa penghargaan, karyawan tidak akan memiliki motivasi dan bisa meninggalkan pekerjaan mereka.
Baca Juga: Cara Melakukan Penilaian Kinerja Sales yang Tepat
Kunci dari proses manajemen kinerja adalah komunikasi yang efektif dan berkesinambungan dari awal siklus hingga akhir. Sedangkan untuk memudahkan monitoring kinerja karyawan, kamu dapat menggunakan Gadjian dan Hadirr.
Aplikasi HRIS Gadjian memiliki fitur analisis kinerja karyawan real-time, sehingga kamu dapat memantau produktivitas karyawan setiap saat. Ini memudahkan deteksi masalah lebih cepat dan menemukan solusi apabila produktivitas karyawan rendah.
Gadjian bukan sekadar software hitung gaji otomatis, tetapi juga aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola cuti dan izin karyawan secara online. Software cloud ini juga bisa membantu kamu menyusun jadwal kerja shift otomatis.
Sedangkan untuk mengelola data kehadiran karyawan, kamu bisa menggunakan aplikasi absensi digital Hadirr. Bukan hanya mencatat dan merekam data kehadiran secara online, e-absensi ini juga memungkinkan kamu memantau clock-in dan clock-out karyawan real time di banyak titik yang disepakati.
Selama berlangganan Gadjian atau Hadirr, kamu juga mendapat bonus berupa akses gratis Gadjian Academy, yaitu training HR bernilai jutaan rupiah yang diadakan secara reguler dengan beragam topik menarik.
