Sama seperti departemen lain di perusahaan, Human Resources Development (HRD) selalu melakukan penganggaran biaya setiap tahun. Bujet harus ditentukan agar operasional HR bisa berjalan lancar. Untuk itu, cara menyusun anggaran HR yang tepat perlu dipahami.
Kalau mampu melakukan HR budgeting dengan baik, terdapat aneka manfaat yang bisa didapatkan sebagai berikut:
- Memastikan operasional HR efisien
- Pengelolaan biaya HR berjalan baik
- Mendorong pencapaian tujuan organisasi
- Memudahkan pengambilan keputusan
Baca Juga: Pentingnya Headcount Conversation dalam Mengelola HR Budget Perusahaan
Apa Itu HR Budget?
Sebelum memahami cara menyusun anggaran HR, pemahaman tentang definisinya wajib dimiliki. HR budget bisa dipahami sebagai anggaran dana yang dialokasikan khusus untuk proses dan kerja HR di perusahaan.
Namun, meski secara spesifik dikhususkan untuk HR, pembuatan bujetnya harus sejalan dengan anggaran perusahaan yang biasanya dilakukan oleh tim keuangan. Hal ini dikarenakan setiap langkah yang dilakukan oleh perusahaan akan berdampak bagi tim HR maupun semua pihak dalam organisasi secara umum.
Selain itu, HR juga berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebab itu, langkahnya wajib selaras dengan perusahaan termasuk dalam penyusunan anggaran HR.
Tipe HR Budget
Untuk membuat HR budget, perusahaan bisa memilih dua tipe yang biasa dipakai di antaranya:
Incremental HR Budget
Ini adalah cara menyusun anggaran HR dengan menggunakan basis data anggaran HR pada tahun sebelumnya. Namun, meski memakai data lama, penyesuaian bisa dilakukan. HR bisa menambah anggaran atau menguranginya sesuai dengan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
Zero-based HR Budget
Sesuai namanya, zero-based HR budget merupakan cara menyusun anggaran HR yang tidak berbasis data apa pun. Jadi HR benar-benar membuat bujet dari nol. Hal ini biasa dilakukan oleh perusahaan baru atau HR yang ingin melakukan perombakan besar-besaran di organisasinya.
HR budgeting seperti ini memerlukan persiapan ekstra karena harus memperhitungkan banyak aspek. Namun, penerapannya sering berbuah kesuksesan karena alokasi dana relevan dengan kondisi aktual.
Komponen yang Harus Diperhitungkan dalam HR Budget
HR sangatlah kompleks. Oleh sebab itu, dalam menyusun anggarannya, banyak komponen yang harus diperhitungkan. Beberapa hal ini wajib diperhitungkan dalam penyusunan laporan HRD budget.
- Talent acquisition & rekrutmen
- Pelatihan dan pengembangan
- Peningkatan kemampuan HR
- Kompensasi dan benefit
- Penerapan keberagaman, kesetaraan, dan kebijakan inklusif
- Hubungan karyawan dan manajemen talenta
- Keselamatan dan kesejahteraan karyawan
- Teknologi HR
- Administrasi HR
Cara Menyusun Anggaran HR
Saatnya menerapkan cara menyusun anggaran HR dengan tepat. Hal itu bisa dilakukan dengan menjalankan lima tahapan di bawah ini, yaitu:
1. Mempersiapkan Data
Mulailah HR budgeting dengan melakukan pengumpulan data terlebih dulu. Aneka data yang berkaitan dengan HR disiapkan. Misalnya data gaji karyawan, jumlah karyawan, hingga informasi tentang perhitungan lembur juga harus dimiliki.
Data yang dipersiapkan harus detail. Semakin rinci data yang dimiliki, pembuatan HR budget akan semakin baik. Maka, perhatikan komponen yang harus diperhitungkan dalam anggaran HR. Data-data mengenai hal tersebut harus ada.
2. Lakukan Pengelompokan Data
Tahapan selanjutnya dalam cara menyusun anggaran HR adalah mengelompokkan data. Pastikan semua komponen HR dikategorikan sebaik mungkin. Jangan sampai ada yang ketinggalan.
Pengelompokan data bertujuan untuk memastikan anggaran untuk satu pos tersedia. Jika terlewat, tentu hal ini akan merusak HR budget secara umum dan membuat operasional tidak optimal.
Baca Juga: Dasar Perhitungan Masa Kerja Karyawan
3. Buat Perhitungan Bujet
Langkah berikutnya dalam HR budgeting ialah dengan melakukan perhitungan budget. Fase ini perlu dilakukan dengan cermat. Disarankan untuk memperhatikan semua komponen yang hendak diperhitungkan dengan saksama.
Selain itu, ada baiknya untuk berpikir jauh ke depan. Lakukan perkiraan sebaik mungkin tentang beban biaya yang mungkin akan muncul. Memprediksi kehadiran biaya akan lebih baik dibandingkan tidak memasukkannya ke dalam anggaran sama sekali.
Namun, gunakan data yang valid dalam melakukan perhitungan HR budget. Dalam hal ini, teknologi cloud HR yang bisa menghadirkan data sekaligus menganalisis secara instan akan sangat membantu. Hindari cara menyusun anggaran HR hanya dengan bekal asumsi.
4. Bandingan Bujet dan Realisasi
Selanjutnya bandingkan bujet yang dibuat saat ini dengan realisasi anggaran yang pernah ada. Misalnya dengan HR budget pada tahun sebelumnya. Ulas hasilnya untuk menemukan anggaran yang terbaik.
Perbandingan tersebut akan menunjukkan perbedaan antara anggaran dan pemakaiannya secara nyata. Dari sana bisa dibuat analisis untuk memperhitungkan bujet HR ke depan dengan lebih akurat.
5. Ajukan HR Budget
Setelah semua tersusun dengan baik, saatnya mengajukan anggaran HR ke manajemen perusahaan. Di sana HR akan memberikan pemaparan di balik pengajuan anggaran. Sebaliknya manajemen akan mengulasnya.
Selama presentasi mungkin akan terjadi diskusi antara HR dan manajemen perusahaan. Namun, hal itu merupakan bagian dari upaya menemukan anggaran HR terbaik. Lewati prosesnya sampai akhirnya HR budget disetujui.
Manfaatkan Gadjian
Seperti itulah gambaran umum cara menyusun anggaran HR yang tepat. Pembuatannya sangat tergantung kepada data-data yang dimiliki HR. Makin akurat datanya, tentu akan semakin baik.
Oleh sebab itu, manfaatkan teknologi untuk mempermudah proses kerja HR seperti pembuatan anggaran HR. Contohnya dengan memakai aplikasi Gadjian.
Software HRIS berbasis cloud ini mempunyai fitur analisis kinerja karyawan yang mampu menyajikan data statistik demografi karyawan secara lengkap. Data-data seperti jumlah karyawan, usia, jenis kelamin, status karyawan, pendidikan, serta biaya gaji bisa diperoleh dengan mudah.
Berkaitan dengan pembuatan HR budget, hal tersebut akan sangat membantu HR dalam menganalisis dan dan menyusun anggaran. HR pun akan lebih mudah membuat manpower plan ke depan.
Baca Juga: Intip Harga Aplikasi Payroll Gadjian dengan Fitur Terlengkapnya
Bukan hanya itu, Gadjian juga meringankan kerja rutin HR. Dengan Gadjian, perhitungan gaji bisa dilakukan secara otomatis. HR bisa dengan mudah menghitung gaji dengan mempertimbangkan berbagai komponen slip gaji seperti potongan PPh 21, iuran BPJS, upah lembur, cuti, hingga pinjaman karyawan. Semuanya bisa dilakukan dengan cepat dan akurat.
Yuk gunakan Gadjian sekarang juga. Data karyawan bisa tercatat dengan baik. Berkat itu, proses dan cara menyusun anggaran HR yang baik bisa ditingkatkan.
