Perhitungan payroll harus tepat. Hal ini penting demi menjaga reputasi dan finansial perusahaan sebagai pemberi kerja sekaligus mempertahankan semangat kerja karyawan. Atas dasar itu, pemahaman mengenai cara menghitung payroll karyawan yang akurat wajib dimiliki.
Penentuan Nilai Gaji Karyawan
Untuk menghitung payroll, pemberi kerja harus menentukan dulu besaran gaji yang akan diberikan. Penentuannya bisa didasarkan ke beberapa aspek sebagai berikut:
Nilai Pasar Gaji Karyawan
Anda perlu mengetahui rerata besaran gaji karyawan berdasar nilai pasar. Hal ini penting untuk memastikan gaji ada di titik yang pas.
Baca Juga: Pengertian Payroll dan Proses Apa Saja yang Dibutuhkan
Supaya tahu dengan pasti, riset harus dilakukan terlebih dulu. Penelitian bisa dijalankan dengan melihat gaji di perusahaan kompetitor yang bergerak di industri yang sama dengan skala bisnis yang setara.
Keterampilan dan Kontribusi Tenaga Kerja
Dalam menghitung payroll, perusahaan perlu mempertimbangkan keterampilan kerja dan pengalaman karyawan. Semakin tinggi jam terbang dan kecakapan yang dimiliki, pekerja layak memperoleh kompensasi yang lebih baik.
Namun, perhitungkan pula dampak hasil kerja dan tanggung jawab ke perusahaan. Jika pekerjaan yang dijalankan memang berperan krusial bagi perusahaan, gaji yang diberikan bisa lebih besar.
Biaya Hidup Karyawan
Biaya hidup harus masuk dalam perhitungan payroll. Penentuannya bisa berdasar lokasi kerja dan kondisi karyawan.
Terkait biaya hidup, satu lokasi kerja memiliki tingkat kebutuhan hidup layak yang berbeda dibanding lainnya. Contohnya biaya hidup di Jakarta pasti lebih tinggi dari Surakarta. Tidak aneh, gaji di Jakarta cenderung lebih besar.
Selain itu, perusahaan juga perlu memperhitungkan status karyawan. Kalau sudah berkeluarga dan memiliki tanggungan, kebutuhan hidupnya pasti lebih tinggi dibanding karyawan lajang. Hal ini wajib menjadi perhatian.
Untuk mempermudah perhitungan gaji, perusahaan bisa melihat standar upah minimum yang ditetapkan provinsi dan kota/kabupaten. Nilainya dapat menjadi acuan terendah dalam memberikan gaji.
Baca Juga: Daftar Kenaikan UMP 2022, DKI Jakarta Masih Tertinggi
Kemampuan Perusahaan
Perusahaan perlu memperhitungkan kemampuannya sendiri dalam menggaji. Misalnya perusahaan Anda masih berstatus sebagai perusahaan rintisan. Gaji yang diberikan bisa lebih rendah dibanding korporasi multinasional.
Kalau perusahaan memberi gaji terlalu besar dari kemampuannya, finansial bisa terbebani. Ke depan hal ini akan menyulitkan. Maka, perusahaan perlu membuat struktur dan skala upah yang menjadi pedoman penggajian.
Cara Menghitung Payroll Karyawan
Setelah nilai gaji ditentukan, saatnya melakukan perhitungan gaji untuk karyawan. Dalam menghitung payroll terdapat beberapa komponen yang harus diperhatikan. Hal tersebut antara lain potongan pajak dan biaya jabatan, lalu status karyawan tetap atau tidak tetap, serta durasi kerja karyawan.
Agar lebih mudah dipahami, berikut ini panduan cara menghitung payroll karyawan:
Perhitungan Gaji Karyawan Tetap Bulanan
Contoh kasus karyawan A berstatus sebagai karyawan tetap dan sudah berkeluarga dengan tanggungan 2 anak. Gajinya sebesar Rp10 juta per bulan. Perhitungan payroll akan mempertimbangkan pengurangan biaya jabatan.
Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap Bulanan
Contoh kasus karyawan B yang berstatus sebagai karyawan tidak tetap dan belum berkeluarga. Gaji per bulannya Rp6 juta. Cara menghitung payroll karyawan tidak tetap secara bulanan lebih sederhana karena tidak memperhitungkan potongan biaya jabatan.
Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap Harian
Cara menghitung payroll karyawan yang dibayar harian lebih rumit dibanding bulanan. Anda harus memperhitungkan empat kondisi perhitungan Pph yang ditetapkan pemerintah berikut ini:
Adapun cara menghitung payroll karyawan harian bisa dipahami dari contoh kasus karyawan C. Dia bekerja selama 21 hari dengan gaji sebulan Rp.4.620.000. dan berstatus lajang.
Dari hari pertama hingga ke-20, upah karyawan C tidak dikenai pajak karena Kondisi 1. Perhitungan upahnya menjadi seperti ini:
Namun, memasuki hari ke-21, upah karyawan C diberlakukan Kondisi 3. Hal itu dikarenakan penghasilan karyawan C telah melebihi batas Rp4.500.000, sehingga berlaku pemotongan PTKP yang sebenarnya sebanyak jumlah hari kerja. Perhitungannya sebagai berikut:
Baca Juga: Perhitungan Pajak Karyawan tetap WNI yang Berhenti di Tengah Tahun
Perhitungan Gaji Karyawan Masuk Tengah Bulan
Ada kalanya karyawan masuk bekerja ketika bulan kerja sudah berjalan. Dalam situasi ini, Anda bisa menerapkan perhitungan gaji proporsional atau metode penghitungan gaji prorata.
Adapun cara menghitung payroll karyawan tengah bulan bisa dipilih satu di antara dua cara berikut ini:
Perhitungan Gaji Prorata Berdasarkan Jumlah Hari Kerja
Cara menghitungnya dengan membagi jumlah hari kerja karyawan dengan jumlah hari kerja sebulan. Kemudian hasilnya dikalikan dengan gaji satu bulan.
Kasus karyawan D yang mendapat gaji Rp4 juta bisa menjadi gambaran. Ia hanya masuk dalam 11 hari kerja dari 22 hari kerja dalam bulan tersebut. Maka, gaji yang diperoleh karyawan D sebagai berikut:
(11/22) x Rp4.000.000=Rp2.000.000
Perhitungan Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja
Perhitungan ini lebih rumit. Anda harus menghitung upah per jam terlebih dulu. Setelah itu, hasilnya dikalikan dengan jumlah jam kerja karyawan.
Kasus karyawan E yang hanya masuk kerja 11 hari dalam bulan tersebut bisa menjadi gambaran. Ia dibayar per bulan sebesar Rp3.360.000 untuk 21 hari kerja. Per hari karyawan E bekerja selama delapan jam. Maka, per jam ia dibayar Rp20.000.
Berdasar kondisi tersebut, gaji prorata yang diterima karyawan E sebagai berikut:
(Rp20.000 x 8 jam x 11 hari) = Rp1.760.000
Perhitungan gaji yang dipaparkan hanya gambaran sederhana. Praktik nyata bisa jauh lebih rumit karena faktor yang diperhitungkan semakin kompleks. Katakanlah ada jumlah hari kerja, upah lembur, atau aneka potongan yang berbeda-beda.
Dengan Gadjian Perhitungan Payroll Jadi Lebih Praktis dan Akurat
Anda memang bisa melakukan perhitungan payroll dengan excel. Namun, bayangkan jika Anda harus menghitung untuk banyak karyawan. Kerepotan pasti akan dirasakan.
Baca Juga: 10 Manfaat Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Namun, jangan khawatir, Anda bisa mempermudah proses menghitung payroll karyawan dengan aplikasi Gadjian. Ini adalah software payroll berbasis cloud yang mampu mengalkulasi gaji karyawan dengan memperhitungkan aneka komponen seperti tunjangan, lembur, THR, premi BPJS, hingga bonus.
Bukan hanya itu perhitungan PPh 21 dan PPh 26 pun bisa dilakukan dengan mudah. Anda tidak perlu pusing lagi menghitung menghitung PPh tenaga ahli, karyawan tetap, maupun tidak tetap. Semuanya bisa dihitung otomatis dengan software Gadjian, baik secara bulanan maupun tahunan.
Maka, segera tinggalkan proses perhitungan payroll secara manual. Gunakan Gadjian sebagai cara menghitung payroll karyawan yang modern.
Writer: ABP
