Saat menyusun slip gaji, Anda menggunakan data yang relevan sebagai dasar perhitungan. Misalnya, untuk menghitung tunjangan kehadiran, Anda mengakses data absensi. Atau, untuk menghitung PPh 21, Anda menggunakan data PTKP karyawan bersangkutan, ada yang statusnya tidak kawin tanpa tanggungan (TK/0), ada yang kawin punya tanggungan dua anak (K/2), dan seterusnya. Saat itulah Anda memanfaatkan pangkalan data atau database penggajian karyawan.
Database merupakan sekumpulan data yang tersusun sistematis atau terekam secara digital, serta dapat diakses dan diolah untuk menghasilkan informasi baru. Ada dua jenis penyimpanan database, yaitu penyimpanan on-site di storage komputer kantor dan penyimpanan awan di server online.
Database on-site membutuhkan pemutakhiran data secara manual. Sedangkan database online tidak membutuhkannya, karena data tercatat secara real-time.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Software HRIS Terbaik dan Berkualitas
Dalam sistem penggajian berbasis cloud, database karyawan diolah menggunakan software atau perangkat lunak online Human Resources Information System (HRIS). Saat Anda menjalankan perhitungan gaji karyawan, software mengakses pangkalan data secara otomatis dan mengambil informasi yang diperlukan sebagai dasar perhitungan slip gaji karyawan.
Karena itulah, database yang lengkap menjadi prasyarat sistem payroll yang akurat. Contohnya, dalam menghitung tunjangan hari raya (THR) keagamaan, payroll software membutuhkan setidaknya tiga informasi, yaitu data nominal gaji sebulan karyawan, data masa kerja karyawan, dan data identitas pribadi terkait agama karyawan.
Informasi tersebut untuk menghasilkan output yang tepat, misalnya karyawan beragama Islam dengan masa kerja di atas 12 bulan akan menerima THR 1 bulan upah pada saat Idulfitri, dan yang beragama Kristen akan menerima THR saat Natal. Sistem akan memprosesnya secara otomatis.
Komponen Database Gaji Karyawan
Komponen database gaji karyawan setidaknya mencakup sejumlah data berikut ini:
Identitas Personal Karyawan
Data pribadi karyawan dibutuhkan dalam penggajian. Beberapa hal yang dapat memengaruhi perhitungan gaji karyawan adalah:
| Jenis Kelamin | Ini berhubungan dengan pembayaran hak cuti khusus, yaitu cuti melahirkan dan cuti haid bagi karyawan perempuan dan cuti ayah untuk karyawan laki-laki. |
| Status Pernikahan dan Jumlah Tanggungan | Data ini penting untuk menentukan PTKP dalam perhitungan pajak penghasilan PPh 21. Karyawan kawin dengan tanggungan anak memiliki PTKP lebih besar daripada karyawan lajang. |
| Agama | Meski sifatnya personal, data ini tetap harus tercatat di database, karena berhubungan dengan waktu pembayaran THR keagamaan sesuai hari raya masing-masing. Selain itu, aturan di Indonesia juga memberikan cuti berbayar untuk haji/umrah untuk karyawan beragama Islam. |
| Kewarganegaraan | Status ini menentukan pengenaan pajak penghasilan. Karyawan WNI dikenai PPh 21, sedangkan WNA dikenai PPh 26. |
Jenis dan Status Karyawan
Jenis karyawan merupakan data penting yang wajib dicatat, apakah pekerja berstatus karyawan kontrak (PKWT) atau karyawan tetap (PKWTT). Ini berpengaruh pada komponen gaji yang mungkin hanya diberikan pada pegawai tetap, contohnya tunjangan. Jika perusahaan juga mempekerjakan karyawan lepas harian, maka perhitungan upah dan PPh 21-nya berbeda dengan karyawan yang memperoleh penghasilan tetap.
Lokasi Pekerjaan
Bagi banyak perusahaan, lokasi pekerjaan berpengaruh dalam penggajian. Perusahaan yang memiliki cabang di beberapa daerah biasanya punya kebijakan gaji yang disesuaikan dengan upah minimum setempat, biaya kebutuhan hidup, tingkat konsumsi daerah, suplai tenaga kerja, dan seterusnya.
Masa Kerja
Data masa kerja karyawan juga berpengaruh pada perhitungan THR, pembayaran pesangon saat PHK, serta menjadi dasar pemberian hak cuti besar. Beberapa perusahaan juga mensyaratkan masa kerja tertentu untuk mengakses pinjaman karyawan.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Data perpajakan ini wajib ada dalam database sebagai dasar perhitungan tarif pajak PPh 21. Karyawan yang tidak memiliki NPWP dikenai tarif pajak 120%, atau 20% lebih tinggi dari tarif untuk karyawan pemilik NPWP.
Golongan Jabatan
Data ini perlu dimasukkan karena menyangkut besaran gaji yang dibayarkan perusahaan berdasarkan golongan jabatan dalam struktur dan skala upah. Beberapa perusahaan juga memberikan kompensasi berupa tunjangan jabatan.
Gaji Pokok
Data gaji pokok menjadi dasar perhitungan gaji karyawan setiap bulan. Gaji pokok merupakan komponen utama yang wajib ada dalam slip gaji. Selain itu, beberapa komponen lain juga dihitung berdasarkan besaran gaji pokok, seperti lembur, iuran BPJS, dan THR karyawan.
Baca Juga: 3 Contoh Template Slip Gaji Karyawan
Absensi
Data kehadiran karyawan juga harus ada di database. Data ini digunakan untuk perhitungan tunjangan kehadiran karyawan. Misalnya, uang makan atau transportasi seringkali diberikan berdasarkan variabel jumlah kehadiran karyawan, sehingga jumlahnya tidak tetap setiap bulan.
Cuti
Data cuti juga perlu masuk dalam pangkalan data penggajian. Data ini digunakan untuk pembayaran hak cuti karyawan. Pasalnya, dalam ketentuan UU Cipta Kerja1, ada jenis cuti yang berbayar dan cuti tak berbayar (di luar tanggungan perusahaan).
Jam Lembur
Data jam lembur menjadi dasar perhitungan upah lembur, karena itu harus tercatat dalam database penggajian karyawan. Jika Anda menggunakan aplikasi e-absensi Hadirr, maka data jam lembur tersimpan otomatis di aplikasi dan bisa diimpor ke Gadjian untuk perhitungan upah lembur di slip gaji, tak perlu repot input data lembur di spreadsheets.
Data Kinerja
Bagi beberapa perusahaan, data kinerja dibutuhkan untuk menentukan perhitungan insentif atau bonus. Misalnya, sales mendapat bonus berdasarkan capaian target penjualan dalam periode tertentu.
Pinjaman Karyawan
Data ini digunakan dalam perhitungan slip gaji, di mana gaji karyawan yang memiliki pinjaman kantor akan dipotong angsuran bulanan atau sebesar kasbon yang diajukan sebelumnya.
Contoh Database Karyawan Excel
Kelola Database Penggajian Karyawan Lebih Efisien di Gadjian
Database sebanyak itu dapat kamu simpan dan kelola di aplikasi payroll Gadjian. Karena menggunakan komputasi awan, HRIS Indonesia ini sanggup menyimpan data perusahaan dalam jumlah sangat besar. Keuntungannya, data yang tersimpan dapat diakses kapan saja.
Dengan Gadjian, Anda dapat menyimpan dan mengelola data personalia, catatan absensi, cuti, BPJS, hingga data pajak karyawan, dalam bentuk data real-time sehingga tidak perlu sinkronisasi. Data itulah yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan setiap bulan secara otomatis dan menghasilkan slip gaji online.
Baca Juga: 3 Langkah Praktis Cara Menentukan Gaji Karyawan
Soal keamanannya, cloud terbukti jauh lebih aman ketimbang sistem penyimpanan data on-site. Gadjian menggunakan layanan cloud tepercaya untuk memastikan data klien terlindungi. Dari sisi biaya, cloud juga jauh lebih murah, sebab teknologi penyimpanan online tidak membutuhkan perangkat komputer fisik dengan kapasitas storage besar di kantor Anda.
Efisiensi dan otomatisasi yang ditawarkan software Gadjian terbukti tidak hanya memudahkan pekerjaan dan menyingkat waktu, tetapi juga membantu menghemat biaya kelola personalia di perusahaan rata-rata Rp20 juta setahun.
Sumber
