Secara umum, HR perusahaan lebih menyukai software HRD seperti aplikasi payroll terbaik model “palugada”, alias satu software untuk menyelesaikan segala jenis tugas administrasi karyawan. Pertimbangannya tentu bukan hanya lebih hemat biaya, tetapi juga lebih praktis.
Software digital dengan beragam fitur bukan hanya menawarkan lebih banyak fungsi, tetapi juga lebih mudah dan lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan. Sebagai contoh, menghitung gaji karyawan sekaligus PPh 21 dengan satu aplikasi akan lebih efisien ketimbang menggunakan aplikasi penggajian dan software pajak secara terpisah.
Itu sebabnya, aplikasi yang serba bisa dan kaya akan fitur lebih menarik dibanding yang memiliki fitur terbatas. Lalu, fitur-fitur apa saja yang wajib ada dalam software penggajian karyawan?
Baca Juga: Masa Depan HR dan Payroll Usai Pandemi Covid-19
Fitur-Fitur dalam Software Payroll yang Paling HRD Butuhkan
Fitur Hitung Gaji Otomatis
Fungsi pokok dari software payroll adalah memudahkan proses penggajian karyawan. Karena itu, fitur hitung gaji haruslah otomatis dan akurat, sehingga menghemat waktu kerja HR dan menekan risiko kesalahan hitung.
Contohnya adalah fitur hitung gaji online di aplikasi payroll terbaik, Gadjian yang dapat mengalkulasi setiap penghasilan karyawan secara otomatis. Jadi, Anda bisa meninggalkan cara hitung manual dengan rumus-rumus Excel.
Fitur ini menghitung semua bentuk kompensasi finansial yang diterima karyawan, seperti gaji, tunjangan, bonus, komisi, dan tunjangan hari raya. Tak ketinggalan, upah lembur juga dapat dihitung otomatis sesuai rumus perhitungan yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah.
Fitur Kelola Shift Kerja
Fitur shift kerja banyak dibutuhkan oleh perusahaan yang menerapkan jadwal kerja bergiliran, yang membutuhkan pengaturan dan pembagian jam masuk kerja. Misalnya, industri dengan jenis usaha yang dilakukan terus-menerus atau yang beroperasi lebih dari delapan jam sehari wajib menerapkan pola kerja shift.
Gadjian memiliki fitur kelola shift kerja untuk membantu menyusun jadwal shift karyawan secara otomatis. Dengan fitur ini, Anda tak perlu lagi repot membuat jadwal kerja mingguan atau bulanan secara manual.
Fitur PPh 21 Otomatis
PPh 21 karyawan adalah bagian rumit dan menguras waktu dalam penggajian. HR wajib memahami peraturan pajak penghasilan dan tata cara perhitungan untuk wajib pajak orang pribadi. Inilah alasan utama mengapa fitur PPh 21 otomatis harus ada dalam aplikasi payroll terbaik.
Gadjian memiliki fitur PPh 21 online yang dapat menghitung pajak karyawan secara otomatis. Fitur ini seperti kalkulator pajak yang menghitung potongan pajak karyawan yang harus dikurangkan dari penghasilan, seperti gaji, tunjangan, bonus, dan pendapatan lain, yang akan menghasilkan penghasilan bersih (take-home pay) di slip gaji online karyawan.
Anda dapat menghitung PPh 21 karyawan tetap, kontrak, maupun harian dengan tiga metode: gross, gross up, dan nett, serta sesuai aturan perpajakan terbaru. Selain itu, fitur ini juga membantu pelaporan e-SPT karyawan dengan menyediakan file CSV.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Slip Gaji di Aplikasi Gadjian
Fitur BPJS Online
Software payroll Indonesia juga wajib memiliki fitur BPJS online. Ini penting, sebab setiap bulan perusahaan harus menghitung dan menyetorkan iuran BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan sebagai bentuk kepesertaan dalam program asuransi sosial yang dikelola negara. Iuran ini ditanggung oleh perusahaan dan karyawan dengan persentase tertentu yang diatur pemerintah.
Kalkulator BPJS di Gadjian membantu mengefisienkan perhitungan premi Jaminan Kematian, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kesehatan. Fitur ini otomatis menghasilkan nominal di slip gaji, berupa tunjangan BPJS dari perusahaan dan iuran yang dipotong dari gaji karyawan.
Fitur Cuti Online
Proses cuti manual sering kali lama, berbelit, dan tidak efisien, dari mulai pengajuan, persetujuan, hingga pencatatan. Fitur cuti online membuat proses tersebut jauh lebih sederhana dan ringkas. Pengajuan dan persetujuan cuti tidak membutuhkan form kertas (paperless), tetapi cukup dari aplikasi.
Fitur cuti online di Gadjian juga mencatat otomatis sisa cuti setiap karyawan secara real-time, sehingga Anda tidak perlu repot melakukan pencatatan data cuti secara manual. Begitu cuti disetujui, maka akan langsung memotong hak cuti tahunan karyawan bersangkutan. Hak cuti karyawan menurut Depnaker adalah 12 hari setahun.
Fitur Struktur dan Skala Upah
Mengapa fitur ini penting? Struktur dan skala upah wajib disusun oleh setiap perusahaan sebagai pedoman pengupahan di perusahaan, yang memuat informasi kisaran upah terkecil hingga terbesar untuk jabatan terendah hingga tertinggi.
Menyusun struktur dan skala upah bisa dilakukan manual dengan Excel menggunakan beberapa metode. Tetapi, cara paling praktis adalah menggunakan fitur struktur dan skala upah di Gadjian, yang dapat menampilkan kisaran nominal gaji pokok secara otomatis. Selanjutnya, Anda tinggal melakukan penyesuaian berkala apabila diperlukan sebagai reward atas kinerja karyawan.
Baca Juga: Aturan Menyusun Struktur dan Skala Upah Terkini
Fitur Pembayaran Gaji Online
Fitur bayar gaji online juga tak kalah penting, bahkan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang biasa menggunakan sistem pembayaran gaji melalui bank. Fitur pembayaran online di software payroll membantu perusahaan membayar gaji karyawan tepat waktu.
Admin HR/Finance tidak perlu repot pergi ke bank atau ATM. Cukup dengan sekali klik di aplikasi, gaji karyawan otomatis ditransfer ke rekening mereka masing-masing. Proses ini lebih efisien dan lebih aman. Contoh fitur ini adalah Mandiri Cash Management (MCM) dan aplikasi Flip yang terintegrasi dengan Gadjian.
Fitur Akses Gratis Benefit Karyawan
Jangan salah, meski terdengar sepele, benefit karyawan terbukti bisa meningkatkan moral karyawan dan mendorong produktivitas. Benefit bisa berupa apa saja yang dibutuhkan karyawan di luar kompensasi finansial. Karena itu, software yang menyediakan benefit lebih bermanfaat untuk perusahaan dan karyawan.
Benefit karyawan tersedia di marketplace Payuung yang dapat diakses dari Gadjian. Di platform digital ini, Anda dapat memilih berbagai benefit karyawan dengan harga terjangkau namun memiliki manfaat optimal, seperti pinjaman karyawan, asuransi, maupun voucher hadiah untuk memotivasi karyawan.
Fitur Kelola Data Kehadiran Karyawan
Fitur ini juga penting. Data absensi kehadiran karyawan bukan hanya digunakan untuk menghitung tunjangan kehadiran, seperti uang makan dan transport, tetapi juga menilai tingkat kedisiplinan dan kinerja karyawan secara umum, misalnya siapa yang sering datang terlambat atau kerap bolos kerja.
Gadjian terintegrasi dengan aplikasi absensi digital Hadirr yang berguna untuk membantu HR mencatat otomatis kehadiran karyawan di titik-titik yang telah disepakati. Hadirr dapat memantau kehadiran karyawan real-time, mencatat jam kerja lembur, mencatat jadwal kerja harian, dan memudahkan reimbursement online.
Apa Aplikasi Software Payroll Terbaik?
Kesimpulannya, jika mencari software payroll terbaik di Indonesia yang memiliki fitur-fitur di atas dengan biaya terjangkau, Anda bisa mencoba aplikasi “palugada” Gadjian. Dengan satu software, Anda dapat mengerjakan banyak hal secara efisien, hemat waktu dan hemat biaya kelola administrasi karyawan.
Baca Juga: Pedoman HR: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Menurut PTKP Terbaru
Atau, Anda hanya ingin fitur pokok yang Anda butuhkan untuk bisnis yang baru berkembang? Bisa, aplikasi Gadjian juga tersedia dalam paket standar. Software dari Fast-8 ini fleksibel memenuhi kebutuhan skala bisnis, dengan biaya langganan disesuaikan dengan jumlah karyawan.
Gadjian bisa dipadukan dengan Hadirr untuk memudahkan Anda mengelola absensi karyawan tanpa repot melakukan perekapan absensi berkala. Data kehadiran dan jam lembur di Hadirr dapat diimpor ke Gadjian untuk perhitungan slip gaji.
Hadirr adalah e-absensi yang beroperasi di perangkat mobile (smartphone) menggunakan teknologi face recognition dan anti-fake GPS. Karena kemampuannya mencegah kecurangan, Hadirr dapat diandalkan untuk mengelola karyawan remote, sales di lapangan, dan pekerja luar kantor lainnya.
