Menyusun KPI merupakan skill yang wajib dimiliki HR di setiap perusahaan. Keterampilan ini dibutuhkan dalam siklus manajemen kinerja, dari mulai penetapan tujuan dan sasaran karyawan, monitoring, penilaian, hingga rewarding.
KPI berfungsi sebagai parameter untuk menilai karyawan dan memberikan imbalan, sehingga biasa disebut KPI penilaian kinerja karyawan. Alat ukur ini dapat menjadi dasar yang kuat dan objektif untuk menjelaskan mengapa karyawan A mendapat kenaikan gaji lebih besar atau promosi lebih cepat dari karyawan B.
Untuk memberikan upah yang sesuai, perusahaan berhak menyusun struktur dan skala upah berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Pasal 92 UU Ketenagakerjaan juga mengatur peninjauan upah secara berkala dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas karyawan. Penilaian KPI menjadi salah satu alat penting dalam proses ini.
Kali ini, kita akan membahas mengenai KPI dan bagaimana cara membuatnya. Artikel ini dirangkum dari materi training HRD Gadjian Academy bulan September 2021 yang disampaikan oleh konsultan dan trainer Linda S Wirawan.
Apa Itu KPI?
KPI (Key Performance Indicator) adalah matriks yang dibuat untuk mengukur performa atau kinerja yang sifatnya finansial maupun non-finansial dalam organisasi bisnis. KPI tidak hanya mengukur kinerja karyawan, tetapi juga kinerja perusahaan.
Matriks ini berguna untuk mengetahui seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan jangka panjang maupun jangka pendek. KPI dapat diterapkan untuk penilaian kinerja organisasi secara keseluruhan maupun kinerja tiap departemen. Dengan indikator ini, manajemen perusahaan memiliki tolak ukur untuk membuat keputusan strategis.
Di level organisasi, KPI dibuat berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, karena indikator tersebut dipakai untuk mengetahui apakah organisasi berhasil mencapai goal. Sedangkan di level individual, KPI dibuat berdasarkan job description di setiap departemen, untuk mengukur apakah setiap tugas dan tanggung jawab dijalankan dengan baik dan apakah target pekerjaan tercapai.
Baca Juga: Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja
Dasar Penetapan KPI
Pada dasarnya untuk menetapkan KPI dilakukan 2 hal berikut:
- Penilaian kondisi perusahaan
Manajemen menilai kondisi bisnis, mengenai apa yang dihadapi perusahaan saat ini atau apa yang ingin dicapai ke depan. Misalnya, dalam kuartal terakhir, penjualan perusahaan mengalami penurunan yang berpengaruh terhadap penurunan revenue.
- Tindakan yang diperlukan
Manajemen memutuskan strategi dan tindakan yang akan diambil untuk mengatasi kondisi yang dihadapi perusahaan, misalnya dengan menaikkan target penjualan dan memutuskan siapa saja yang terlibat untuk rencana tersebut. Di sini KPI perusahaan dibuat, kemudian diturunkan ke departemen, lalu diturunkan ke setiap karyawan menjadi KPI karyawan.
Cara membuat KPI perusahaan dimulai dari goal setting, yakni penetapan tujuan perusahaan, misalnya memperoleh kenaikan profit sekian persen dalam sekian bulan. Manajemen membuat KPI perusahaan dan menentukan departemen apa yang akan bekerja dan bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut.
Kemudian HR bersama manajer departemen membuat KPI karyawan atau operasional KPI berdasarkan jabatan masing-masing. Operasional KPI harus selaras dan sejalan dengan strategi manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja
Poin Penting dalam Menyusun KPI Karyawan
1. Goals dan Objectives Perusahaan
Goals adalah tujuan yang hendak dicapai organisasi bisnis dalam waktu yang ditetapkan. Sedangkan objectives adalah langkah-langkah yang diambil perusahaan dan dijalankan karyawan untuk mencapai goals.
Sebagai contoh, dalam kuartal 1, perusahaan ingin menaikkan market share, maka langkah yang diperlukan adalah mendorong inovasi, meningkatkan daya saing, memperbaiki customer relations, dan seterusnya. Goals dan objectives ini harus diberitahukan ke setiap karyawan.
2. Posisi Perusahaan dalam Industri Sejenis
Manajemen perlu membagikan informasi posisi perusahaan dalam persaingan bisnis saat ini kepada seluruh karyawan. Ini digunakan untuk membuat target yang ingin dicapai perusahaan dan apa yang harus dilakukan ke depan.
3. Membuat Target Jangka Pendek dan Jangka Panjang
Tetapkan target jangka panjang dan jangka pendek. Misalnya, target jangka pendek dalam waktu kurang dari 3 tahun adalah menutup biaya perusahaan, sementara target jangka panjangnya yakni dalam kurun lebih dari 3 tahun adalah meraih profit dan ekspansi.
4. Review Target dengan Tim
Target tidak hanya ditentukan oleh manajemen dan manajer departemen, tetapi juga perlu dibicarakan dengan tim. Mengapa proses review ini penting?
- Untuk transparansi: penetapan target menjadi lebih transparan ketika dibicarakan dengan tim yang akan terlibat langsung, karena menjadi jelas alasan penetapan target dan cara untuk mencapainya.
- Menumbuhkan motivasi: ketika beban target menjadi pekerjaan bersama, maka motivasi untuk mencapai target akan lebih besar.
- Mendorong kolaborasi: pembagian kerja dan tanggung jawab akan mendorong kolaborasi antar-departemen dan antar-tim.
- Review berkala dan melakukan penyesuaian
Peninjauan dilakukan untuk mengetahui apakah pencapaian target sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Selain itu, perusahaan juga perlu menyesuaikan goals dan objectives apabila terjadi perubahan persaingan bisnis, atau memperbaiki langkah-langkah yang diperlukan apabila strategi tidak berjalan sesuai rencana.
Sebagai contoh, beberapa perusahaan yang terdampak pandemi merevisi KPI dengan menurunkan target yang ingin dicapai. Jika di awal targetnya ambisius, misalnya ekspansi, maka direvisi menjadi lebih realistis, seperti bertahan hidup.
Baca Juga: Contoh KPI Customer Service dan Cara Membuatnya
Cara Membuat KPI Karyawan
Untuk membuat KPI karyawan, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:
1. Menentukan Struktur Organisasi
Bagian ini penting, karena struktur organisasi menjelaskan tugas dan pekerjaan masing-masing peran: siapa melakukan apa, dan melapor ke siapa. Struktur organisasi yang jelas membantu menghindari tumpang tindih tanggung jawab.
2. Menentukan Job Description
Job description adalah daftar tugas dari setiap peran yang harus dijalankan. Tugas-tugas ini akan menentukan KPI karyawan. Misalnya, job description sales adalah menjual produk, sedangkan contoh KPI karyawan sales adalah menjual 100 unit produk dalam 30 hari. KPI ini menjadi alat penilaian apakah sales tersebut berhasil menjalankan job description atau tidak.
3. Menyusun Matriks Penilaian
KPI harus dibuat dengan panduan SMART, yaitu specific, measurable, attainable, relevant, time-bound. Apa artinya?
– Specific: target harus dibuat jelas, detail, dan objektif
– Measurable: dapat diukur dan dilacak
– Attainable: sasaran realistis dan dapat dijangkau
– Relevant: target harus relevan dengan goals dan objectives.
– Time-bound: target memiliki jangka waktu
Matriks KPI dapat dibuat dalam tabel sederhana, dengan memecah tanggung jawab karyawan ke dalam key result areas dan indikator (KPI), disertai bobot (weight) KPI dan target. Weight setiap indikator ditentukan berdasarkan pentingnya tugas dan dibicarakan antara manajer dan karyawan, namun jumlah keseluruhannya harus 100.
Cara mengisi KPI karyawan dapat dilakukan dengan memasukkan capaian aktual di samping target yang ditetapkan di awal. Anda dapat menghitung nilai (score) dengan membandingkan capaian aktual terhadap target. Lalu, hitung nilai akhir (final score) dengan mengalikan score dengan weight. Total final score adalah nilai KPI karyawan.
Baca Juga: Cara Membuat Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja
Contoh Perhitungan KPI Karyawan
Berikut ini contoh KPI karyawan dalam bentuk excel untuk manajer HR:
Dalam tugas pertama, yakni “waktu rata-rata untuk merekrut karyawan”, aktualnya 70 hari atau tidak memenuhi target 60 hari. Karena itu, score 60/70 atau 86%, sedangkan final score adalah 86% x 15 atau 13.
Dari contoh KPI karyawan di atas, manajer HR bersangkutan tidak mencapai target secara keseluruhan, karena nilai akhir 94/100 atau hanya 94% target tercapai. Selanjutnya, Anda dapat membuat sendiri matriks seperti itu berdasarkan job description setiap jabatan, dengan indikator dan target yang Anda sesuaikan sendiri.
Penilaian KPI karyawan berkaitan dengan pemberian imbalan (reward), umumnya berupa kenaikan gaji atau promosi. Semakin tinggi nilai KPI, maka reward juga makin besar. Contohnya seperti dalam tabel berikut:
|
Final score |
Kenaikan gaji |
|
Di atas 121% |
10-12% |
|
101 – 120% |
7-9 % |
|
100% |
6% atau sesuai inflasi |
|
Di bawah 100% |
Tidak naik |
Fungsi KPI tidak berhenti hanya sampai pada penilaian dan rewarding. Sebagai HR, Anda masih punya pekerjaan selanjutnya yang tak kalah penting. KPI menyediakan hasil evaluasi yang memberi tahu Anda area pekerjaan yang tidak diselesaikan dengan baik oleh karyawan. Jika masalahnya adalah skill yang kurang, Anda bisa mengembangkan skill mereka melalui pelatihan untuk membantu meningkatkan kinerjanya.
Cara menghitung KPI karyawan lebih efisien dan minim risiko
Fungsi pokok HR profesional, di mana Anda tidak sekadar menilai, tetapi juga mengembangkan keterampilan dan kompetensi SDM untuk mendorong produktivitas dan mempercepat pencapaian tujuan perusahaan. Untuk pekerjaan ini, Anda perlu fokus memikirkan strategi pengembangan karyawan yang tepat.
Lalu siapa yang menangani pekerjaan administrasi karyawan yang menghabiskan waktu?
Tenang. Serahkan ke Gadjian dan Hadirr, aplikasi cloud yang serba otomatis untuk pencatatan dan perhitungan. Anda tak perlu lagi repot dengan proses manual yang rumit, menguras waktu, dan tinggi risiko kesalahan.
Gadjian adalah aplikasi payroll terbaik yang membuat proses penggajian karyawan di perusahaan Anda lebih ringkas dan efisien dengan kalkulator hitung gaji online. Tidak terbatas pada hitung gaji, aplikasi ini juga memiliki fitur lain seperti kelola cuti online, BPJS, PPh 21, dan data karyawan.
Gadjian juga dilengkapi fitur Analisis Kinerja Karyawan, yang menyediakan informasi mengenai data kompensasi, demografi karyawan, hingga data produktivitas. Jadi, Anda bisa memantau tingkat produktivitas setiap karyawan secara real-time.
Sedangkan Hadirr adalah aplikasi absensi online yang memungkinkan Anda memantau kehadiran karyawan di banyak titik. Mobile app ini bukan hanya mencatat data kehadiran, tetapi juga membantu memantau jadwal kerja karyawan remote serta mencatat dan menghitung jam lembur.
Dengan berlangganan aplikasi Gadjian atau Hadirr, Anda bisa berpartisipasi dalam Gadjian Academy, yaitu program training HRD gratis seputar manajemen SDM oleh konsultan berpengalaman yang diadakan secara berkala khusus untuk pengguna aplikasi. Gadjian Academy adalah wadah edukasi untuk membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para HR. Selain training HR dan workshop, Gadjian Academy juga memberikan video edukasi di kanal Youtube Gadjian.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
