Sebuah artikel Forbes berjudul “What Part of Your Business Can You Outsource with Ease?” menyebutkan setidaknya ada tujuh jenis pekerjaan dalam organisasi bisnis yang dapat dilakukan melalui outsourcing agar perusahaan berjalan lebih efisien. Salah satu di antaranya adalah proses payroll atau penggajian karyawan.
Anda tentu tahu bahwa penggajian merupakan proses administratif yang rumit dan kerap membuat sakit kepala. Memastikan karyawan perusahaan dibayar tepat waktu serta menghitung upah, lembur, tunjangan, jaminan sosial, dan pajak karyawan tanpa kesalahan adalah pekerjaan melelahkan dan menguras waktu. Bagi bisnis multinasional, skala upah dan peraturan ketenagakerjaan yang berbeda-beda di berbagai negara juga ikut menambah daftar panjang kerumitan penggajian.
Baca Juga: Choosing Cloud Payroll vs Payroll Outsourcing in Indonesia
Namun dengan payroll outsourcing services, Anda dapat menyerahkan pekerjaan yang terkait dengan penggajian kepada penyedia layanan tersebut. Sementara, Anda dan tim bisa lebih fokus pada aktivitas bisnis utama tanpa terganggu dengan pekerjaan non-strategis dan tidak terkait langsung dengan pengembangan bisnis.
Dari segi waktu dan biaya, penggunaan jasa HR outsourcing lebih efisien bagi perusahaan yang memiliki sumber daya terbatas namun ingin fokus mengejar pertumbuhan bisnis. Meski demikian, memilih jasa payroll outsourcing tak bisa sembarangan. Anda perlu mempertimbangkan software yang digunakan oleh penyedia layanan payroll.
Anda tak hanya membutuhkan proses penggajian yang efisien, tetapi juga yang tak kalah penting memastikan data perusahaan dan karyawan Anda yang berada di pihak ketiga benar-benar aman dan terlindungi. Untuk itu, ada baiknya Anda mempertimbangkan tips memilih HR & payroll outsourcing services di bawah ini.
Pilihlah payroll outsourcing yang menggunakan software seperti berikut:
Software online (cloud)
Ini merupakan poin pertama yang perlu Anda pertimbangkan. Di era digital, penggunaan perangkat lunak on-site telah ketinggalan zaman. Sebaiknya, jangan ragu untuk mencari tahu dan memastikan penyedia layanan payroll Anda menggunakan software online atau berbasis cloud.
Software online bukan hanya menentukan bagaimana cara kerja penyedia jasa payroll, tetapi juga memberikan kemudahan dan fleksibilitas yang tinggi. Layanan ini dapat mengatasi kendala jarak dan ruang, sehingga dapat menjangkau perusahaan di berbagai wilayah.
Sebagai contoh, jasa payroll outsourcing Jakarta dapat mengerjakan layanan perhitungan gaji karyawan klien yang berada di kota lain secara real-time. Jadi, tak masalah apakah perusahaan Anda berada di Jabodetabek, Batam, Surabaya, atau daerah lain, Anda tetap dapat menggunakan jasa payroll outsourcing yang berbasis di Jakarta.
Sistem perhitungan otomatis
Penggajian melibatkan banyak komponen di dalamnya. Anda tentu tidak ingin proses ini dikerjakan secara manual oleh tim outsourcing, yang berarti hanya memindahkan kerumitan dan risiko kesalahan di pihak ketiga. Itu sebabnya, jasa payroll yang menawarkan perhitungan otomatis mesti menjadi pilihan Anda.
Sistem hitung otomatis software penggajian tidak hanya memberikan hasil yang akurat dan minim kesalahan, tetapi juga jauh lebih cepat dan efisien. Ini seperti menggunakan mesin, di mana setiap bagian pekerjaan tidak lagi membutuhkan campur tangan manusia, sehingga bebas dari human error.
Menawarkan perlindungan data klien
Bagian penting lainnya adalah soal keamanan dan kerahasiaan data klien. Dalam payroll outsourcing, data perusahaan Anda dikelola dan disimpan secara eksternal. Itu artinya, Anda harus memastikan bahwa data karyawan, gaji, BPJS, pajak, dan lain-lain tetap terlindungi, tidak tercecer, dan tidak dapat diakses sembarang orang.
Penyimpanan online di server cloud sejauh ini terbukti cukup andal dalam menjaga kerahasiaan data klien dibanding penyimpanan di storage komputer. Lalu lintas data yang terenkripsi dapat mencegah data terbaca dan disalahgunakan oleh pihak lain yang tak bertanggung jawab. Karena itulah, software cloud tetap menjadi pilihan karena keamanannya.
Up-to-date terhadap regulasi pemerintah
Sekali lagi, penggajian adalah pekerjaan rumit yang tidak hanya melibatkan banyak komponen, tetapi juga harus mengikuti peraturan pemerintah yang berlaku saat ini. Memahami setumpuk regulasi ketenagakerjaan di Indonesia yang terus berubah dari waktu ke waktu mungkin akan membuat pusing, apalagi bagi pemimpin perusahaan asing yang baru beroperasi di Indonesia.
Oleh sebab itu, memilih jasa outsourcing yang menggunakan aplikasi payroll yang up-to-date terhadap ketentuan hukum terbaru merupakan solusi tepat. Layanan semacam ini akan memastikan ketundukan perusahaan Anda terhadap hukum ketenagakerjaan, dari soal upah, lembur, THR, jaminan sosial, jaminan kesehatan, hingga pajak penghasilan.
Layanan payroll lengkap
Terakhir, Anda juga perlu memastikan cakupan layanan kelola penggajian yang ditawarkan. Payroll outsourcing services yang lengkap seharusnya dapat melakukan tugas berikut:
Menghitung gaji dan membuat slip gaji
Pastikan jasa payroll Anda dapat menghitung dengan akurat remunerasi karyawan, dari mulai komponen gaji, tunjangan, lembur, bonus, THR, dan lain-lain. Selain itu, software payroll seharusnya juga menyediakan slip gaji karyawan secara online sebagai bukti pembayaran upah.
Mengelola dan menghitung asuransi sosial BPJS
Jasa payroll juga perlu menyediakan perhitungan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang merupakan asuransi wajib di Indonesia. Ini terkait dengan seberapa besar tunjangan yang harus diberikan perusahaan dan iuran yang dipotong dari gaji karyawan sebagai premi jaminan kesehatan dan jaminan sosial ketenagakerjaan. Bukan itu saja, layanan payroll seharusnya juga bisa menangani pendaftaran kepesertaan karyawan Anda di BPJS.
Menghitung pajak penghasilan (PPh) karyawan
Ini adalah salah satu bagian sulit dari proses penggajian. Pastikan penyedia jasa payroll outsourcing Anda mengerti UU Pajak Penghasilan beserta aturan terkait dan menerapkan ketentuannya dalam perhitungan PPh 21 dan PPh 26. Untuk itu, penggunaan software kalkulator pajak otomatis akan lebih menjanjikan hasil perhitungan yang akurat ketimbang proses kalkulasi manual.
Menyediakan layanan administrasi kehadiran
Kehadiran dapat memengaruhi perhitungan gaji karyawan. Misalnya, apabila perusahaan memberikan tunjangan kehadiran, maka data kehadiran karyawan sangat dibutuhkan. Begitu juga dengan lembur, data jam kerja lembur juga penting untuk perhitungan upahnya. Penyedia jasa payroll semestinya juga dapat mengelola data kehadiran karyawan.
Menyediakan layanan konsultasi
Jasa payroll yang menyediakan konsultasi gratis bagi klien memiliki nilai plus. Dalam kondisi tertentu, perusahaan Anda mungkin membutuhkan konsultasi masalah administrasi SDM. Misalnya, jika ingin mengakhiri hubungan kerja karyawan PKWT dan PKWTT, layanan outsourcing Anda dapat memberikan saran tentang prosedur dan hak yang wajib dibayarkan kepada karyawan berdasarkan aturan ketenagakerjaan Indonesia.
Paket lengkap layanan di atas dapat Anda temukan di Pegawe, payroll outsourcing Indonesia yang telah dipercaya berbagai perusahaan dari startup hingga brand internasional. Klien Pegawe antara lain Adidas, Carro, Egon Zehnder, Workmate, Insight Robotics, SM Entertainment, Kalibrr, Helpster, AGS Fourwinds, Geut, Jualo.com, dan Bonza.
Pegawe merupakan layanan payroll outsourcing dari aplikasi Gadjian, software berbasis cloud untuk penggajian dan pengelola administrasi SDM perusahaan. Pegawe dapat mengerjakan administrasi penggajian untuk berbagai tipe perusahaan dengan anggaran yang terjangkau, baik perusahaan rintisan maupun yang berekspansi ke wilayah Indonesia.
Baca Juga: 10 Manfaat Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Dengan otomatisasi sistem hitung online yang telah disesuaikan dengan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia, Pegawe membantu perusahaan Anda lebih efisien. Anda tidak perlu pusing dan sibuk menghitung remunerasi dan PPh 21/26 karyawan setiap bulan, yang dapat memecah konsentrasi tim dalam mendorong produktivitas dan kinerja perusahaan. Tetaplah fokus pada tujuan organisasi bisnis Anda dan percayakan administrasi penggajian karyawan kepada Pegawe.
Ingin tahu lebih banyak tentang payroll outsourcing services terbaik di Indonesia ini? Tim kami siap membantu Anda.
