Divisi HR atau SDM perusahaan bukan hanya mengurusi masalah perekrutan karyawan, pencatatan kehadiran, administrasi cuti tahunan, penggajian dan PHK. Menurut Dave Ulrich (1997) menyatakan bahwa dalam mendukung organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitifnya, divisi HR harus menjalankan 4 (empat) fungsi utama.
Baca Juga: Kisah Bisnis di Masa Pandemi: PT AGS Global Solutions
4 Fungsi Utama HR
Administration Expert
Bagian HR yang berperan dalam mengelola administrasi kepersonaliaan secara lebih efektif dan efisien. Di antaranya, proses perekrutan, kehadiran, sistem kompensasi dan benefit, penilaian kinerja, dsb.
Strategic Partner
Bagian HR yang menjadi mitra stategik untuk BOD (Board of Directors) dalam mewujudkan keberhasilan strategi bisnis dengan menerjemahkan strategi bisnis ke dalam praktek pengelolaan SDM. Hal ini sangat berpotensi membuat organisasi dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, sehingga pada akhirnya akan meningkatkan performa finansial perusahaan.
Employee Champion
Bagian HR yang berperan penting untuk meningkatkan komitmen dan kapabilitas karyawan. Misalnya, bersedia mendengarkan dan memberi respon terhadap kebutuhan karyawan.
Change Agent
Bagian HR yang bertanggung jawab mengelola secara efektif setiap transformasi atau perubahan dalam organisasi, termasuk perubahan budaya dasar organisasi, sehingga menjadi pondasi yang mendukung tercapainya tujuan dari perusahaan.
Penjelasan dari pembagian fungsi HR di atas, menerangkan bahwa bagian HR juga memiliki fungsi yang strategis bagi perusahaan. Bukan hanya menjalankan fungsi administrasinya, tapi lebih dari itu. Namun demikian, di era 2.0 ini masih banyak HR perusahaan khususnya di departemen personalia yang masih berkutat justru di fungsi tersebut.
Melihat perkembangan zaman sekarang ini, yang ditandai oleh fenomena di mana situasi dunia mengalami perubahan sangat cepat dan cenderung tidak bisa ditebak (VUCA). Hal ini mendorong para HR harus lebih banyak memerankan fungsi strategisnya (strategic partner dan change agent) agar perusahaan tidak hanya mampu bertahan dalam persaingan bisnis yang makin ketat, namun tumbuh dalam tingkatan yang diharapkan.
Semenjak mewabahnya pandemi COVID-19, tuntutan divisi HR dalam meningkatkan fungsi strategisnya sebagai strategic partner bagi pimpinan perusahaan dan sebagai change agent semakin meningkat lagi. Jika ingin bertahan, perusahaan dituntut beroperasi lebih efisien dan cepat beradaptasi dengan keadaan.
Dengan teknologi informasi, efisiensi sangat mungkin terjadi. Di mana banyaknya perusahaan besar yang telah melakukan transformasi digital dalam proses bisnisnya. Automatisasi dilakukan dengan bantuan teknologi, sehingga makin banyak pekerjaan yang terselesaikan dengan tingkat akurasi hasil yang lebih baik dibandingkan jika dikerjakan oleh manusia. Oleh sebab itu, beberapa pekerjaan terancam digantikan oleh aplikasi bahkan robot dengan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Berikut adalah probabilitas automatisasi pekerjaan berdasarkan riset University of Oxford (2017):
Berdasarkan grafik di atas terlihat bahwa pekerjaan yang bersifat administratif sangat mungkin diautomatisasi. Sementara itu, pekerjaan yang membutuhkan kreatifitas, sosial intelijensia, tugas-tugas yang menghendaki persepsi dan penanganan atas suatu kondisi yang kompleks lebih kecil kemungkinannya untuk diautomatisasi.
Bagaimana dengan fungsi administrasi HR? Tentu fungsi ini memiliki probabilitas tinggi untuk diautomatisasi. Proses ini umumnya disebut sebagai digitalisasi HR. Tersedia beberapa pilihan software atau aplikasi yang membantu perusahaan untuk mengelola administrasi HR, seperti aplikasi Gadjian dan Hadirr.
Software payroll Gadjian yang berbasis cloud ini membantu perusahaan mulai dari mengelola proses rekrutmen, kehadiran dan cuti karyawan, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh 21, penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sampai distribusi gaji ke karyawan.
Fitur-fitur employee self-service Gadjian dimuat di dalam aplikasi GadjianKu. Aplikasi ini memungkinkan interaksi antara karyawan dan divisi HR.
Sedangkan aplikasi Hadirr, berperan dalam membantu perusahaan untuk monitor kehadiran dan aktivitas karyawan, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang mobile atau tersebar di banyak lokasi kerja.
Kedua aplikasi HR di atas sangat ekonomis. Digitalisasi proses HR pada perusahaan kecil dan menengah dapat seperti layaknya perusahaan besar. Dikarenakan, besarnya biaya investasi yang harus dikeluarkan perusahaan jika harus membangun sendiri aplikasi-aplikasi tersebut.
Baca Juga: 4 Strategi Perusahaan Bertahan Selama Corona
Digitalisasi HR membantu perusahaan mengefisienkan proses HR dari sisi waktu dan biaya. Contohnya, memangkas waktu proses penggajian dari seminggu menjadi hanya sehari, bahkan beberapa jam saja. Selain itu, jumlah staf yang mengelola administrasi HR pun bisa dikurangi, sehingga yang lainnya dapat mengerjakan fungsinya sebagai strategic partner, seperti pengembangan program pelatihan karyawan, dsb.
Tunggu apalagi? Yuk beralih ke aplikasi Gadjian dan Hadirr demi mencapai digitalisasi HR yang lebih optimal!
