Setiap tanggal penggajian karyawan, pekerjaan administratif HR tidak hanya menghitung gaji yang melibatkan banyak komponen, tetapi juga menyusun dan mengedarkan slip gaji karyawan. Slip gaji atau payslip merupakan hak karyawan yang wajib diberikan oleh pemberi kerja, baik diminta atau tidak.
Peraturan Pemerintah (PP) No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, Pasal 53 ayat (2), menyebutkan bahwa
Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan
Ini artinya HR wajib mendistribusikan slip gaji karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati tiap bulan.
Tujuan Pemberian Slip Gaji
Secara konvensional, slip gaji karyawan dibuat dengan program spreadsheets, seperti Microsoft Excel, kemudian dicetak di atas kertas dan diedarkan ke masing-masing karyawan dalam amplop tertutup untuk menjaga kerahasiaan informasi.
Berikut tujuan pemberian slip gaji karyawan:
- Sebagai bukti bahwa gaji karyawan telah dibayar oleh perusahaan sebesar jumlah yang tercantum dalam slip gaji.
- Mendukung transparansi penggajian, agar setiap karyawan mengetahui informasi secara detail tentang perhitungan gaji yang mereka diterima
- Sebagai dokumen sah penghasilan karyawan, di mana slip gaji dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pengajuan kredit perumahan dan kendaraan.
Baca Juga: Rincian Slip Gaji Perusahaan Logistik
Contoh Slip Gaji Manual
Berikut contoh slip gaji manual dengan menggunakan spreadsheets:
Dalam praktik modern, cara seperti di atas telah banyak ditinggalkan oleh perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang banyak atau perusahaan yang memiliki sejumlah kantor cabang.
Hal ini dilakukan karena, penggajian manual dianggap tidak efisien, bukan hanya menyebabkan pemborosan waktu kerja HR, namun juga pemborosan anggaran untuk biaya cetak dan pengiriman slip gaji ke setiap karyawan.
Teknologi internet dan cloud menawarkan solusi yang lebih baik dalam hal ini. HR dapat mengelola data perhitungan gaji karyawan dalam format digital berupa slip gaji online atau e-payslip.
Sehingga pada saat penggajian tiba, karyawan menerima dokumen slip gaji di kotak surat elektronik (e-mail) mereka atau melalui portal karyawan.
Slip gaji digital dibuat menggunakan payroll software yang secara otomatis dan terintegrasi langsung oleh masing-masing akun karyawan yang bersangkutan. Dengan aplikasi ini, perhitungan jauh lebih mudah dan efisien karena karyawan dapat mengakses secara langsung.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Karyawan Bengkel Otomotif
Format Slip Gaji Online
Umumnya format slip gaji manual dan digital tidak berbeda jauh. Keduanya memuat beberapa informasi pokok, seperti:
- Identitas pemberi kerja: nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
- Identitas karyawan: nama, nomor induk, golongan jabatan, dan NPWP.
- Rincian perhitungan gaji, yang mencantumkan semua komponen penambah penghasilan dan pengurangan penghasilan.
- Tanggal/periode penggajian.
Adapun komponen penambah penghasilan dapat terdiri atas gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, tunjangan BPJS Kesehatan, tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, lembur, bonus, insentif, tunjangan hari raya keagamaan, dan penghasilan lainnya.
Sedangkan komponen pengurang penghasilan terdiri atas iuran BPJS, pajak penghasilan PPh 21, pinjaman karyawan, denda, dan potongan lain-lain.
Perbedaan slip gaji kertas dan e-payslip hanya terletak pada proses penyusunan, distribusi, dan keamanan data. Dibandingkan sistem manual dengan spreadsheets, penggunaan aplikasi slip gaji online lebih menguntungkan perusahaan maupun karyawan.
Baca Juga: Lengkap! 9 Template Slip Gaji Karyawan Swasta
Keuntungan Menggunaan Slip Gaji Online
1. Proses kerja HR lebih efisien
Karena software telah dilengkapi dengan sistem hitung otomatis dan akurat, maka proses penghitungan gaji karyawan akan jauh lebih cepat. Pekerjaan administratif HR dipersingkat oleh sistem, sehingga HR dapat mengalihkan waktu produktif mereka untuk pekerjaan utama, seperti pengembangan SDM.
2. Menghemat biaya perusahaan
Aplikasi slip gaji online tidak membutuhkan kertas (paperless) sehingga tidak hanya lebih ramah lingkungan tetapi juga menghemat biaya perusahaan.
Dalam sebuah studi yang dilakukan The Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) yang berbasis di Inggris, lebih dari 83% responden yang menggunakan e-payslip mengaku mengalami penghematan biaya, yang berkisar 1,200-6,000 pound (GBP) atau setara dengan Rp24-121 juta/tahun.
3. Lebih menjamin kerahasiaan karyawan
Tanpa kertas, data slip gaji tidak berisiko tercecer atau jatuh ke tangan orang lain. Data yang tersimpan di server cloud lebih aman, karena hanya dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan username dan password.
Karyawan seperti memiliki database gaji pribadi dengan akses 24/7, sehingga mereka dapat mengunduh dokumen tersebut kapan saja dan di mana saja jika membutuhkannya.
4. Memberikan informasi lebih cepat
Penggunaan slip gaji online mengatasi kendala jarak, dan langsung dapat diakses tepat pada saat pembayaran gaji, sehingga memudahkan karyawan mencocokkan jumlah gaji bersih yang diterima dengan perhitungan di slip gaji.
Baca Juga: Mengapa Slip Gaji Karyawan Penting Bagi Transparansi Perusahaan?
Contoh Slip Gaji Karyawan di Aplikasi Gadjian
Berikut contoh slip gaji karyawan di fitur portal karyawan, Gadjianku App.
Gadjian adalah aplikasi payroll Indonesia yang memiliki fitur hitung gaji otomatis dan slip gaji online yang sangat efisien dan hemat biaya. Bukan hanya cepat dan bebas human error dalam kalkulasi slip gaji, Gadjian juga membantu perusahaan menghemat biaya kelola administrasi karyawan Rp20 juta setahun.
HRIS cloud ini memiliki fitur portal karyawan, di mana masing-masing karyawan dapat melihat slip gaji online mereka secara aman dengan akses 24/7. Karyawan juga dapat mengunduh dan memanfaatkan mobile app GadjianKu di smartphone Android atau iOS mereka untuk mengecek e-payslip dari genggaman tangan.
Gadjian tidak hanya menghitung dan membuat slip gaji online lebih mudah dan praktis, tetapi juga memungkinkan HR/Finance membayar gaji seluruh karyawan secara cepat dan aman hanya dengan sekali klik melalui fitur Mandiri Cash Management (MCM)-Gadjian.
