Penyebutan masa kerja sering dianggap sama dengan periode kerja, sehingga kedua istilah ini kerap dipertukarkan untuk menyebut waktu yang digunakan karyawan untuk bekerja. Padahal, keduanya merupakan konsep yang berbeda.
Periode kerja menggambarkan jangka waktu tertentu bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan yang diatur dalam kontrak kerja. Sebagai contoh, dalam PKWT ada tiga periode kerja, yaitu periode PKWT, periode perpanjangan, dan periode pembaruan. Setiap periode memiliki jangka waktu berbeda, yakni PKWT maksimal 2 tahun, perpanjangan maksimal 1 tahun, dan pembaruan maksimal 2 tahun.
Baca Juga: Wajibkah Perusahaan Memberikan Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)?
Sedangkan masa kerja karyawan adalah keseluruhan waktu yang telah dihabiskan karyawan untuk bekerja di suatu perusahaan. Dengan contoh di atas, maka masa kerja karyawan di perusahaan bersangkutan adalah 5 tahun.
Bagaimana Menghitung Masa Kerja?
Masa kerja karyawan di perusahaan dihitung sejak pertama kali adanya hubungan kerja antara pekerja dan pengusaha sampai dengan yang bersangkutan berhenti kerja, baik karena pemutusan hubungan kerja (PHK), mengundurkan diri (resign), atau selesainya masa kontrak.
Karena hubungan kerja didasarkan pada perjanjian kerja, maka masa kerja karyawan dihitung sejak ditandatanganinya perjanjian kerja antara kedua pihak.
Ketentuan ini sesuai dengan Pasal 50 UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 yang menyebutkan bahwa hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja/buruh.
Perjanjian kerja karyawan adalah perjanjian yang diadakan antara pekerja dengan pengusaha/pemberi kerja yang memuat syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban para pihak. Menurut Pasal 56 UU Ketenagakerjaan, ada dua jenis perjanjian kerja di Indonesia, yaitu PKWT dan PKWTT.
PKWT atau perjanjian kerja waktu tertentu adalah perjanjian yang didasarkan atas jangka waktu tertentu atau selesainya suatu pekerjaan tertentu. Status karyawan PKWT adalah pekerja kontrak.
Dengan demikian PKWT dibatasi oleh jangka waktu dan hanya untuk pekerjaan tertentu. Maksud dari pekerjaan tertentu dalam Pasal 59 (yang direvisi UU Cipta Kerja) adalah pekerjaan yang:
a. Sekali selesai atau yang sementara sifatnya
b. Diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu tidak terlalu lama
c. Bersifat musiman
d. Berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan; atau
e. Jenis dan sifat kegiatannya bersifat tidak tetap
PKWTT atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu adalah perjanjian kerja yang diadakan tanpa dibatasi oleh jangka waktu dan untuk jenis pekerjaan yang sifatnya tetap dan tidak putus. Karyawan PKWTT juga disebut sebagai karyawan tetap.
Pada praktiknya, banyak perusahaan yang mengadakan hubungan kerja dengan karyawan kontrak melalui PKWT selama jangka waktu tertentu, misalnya 1 atau 2 tahun. Setelah menilai kinerja karyawan, perusahaan mengubah perjanjian kerja menjadi PKWTT dan status karyawan bersangkutan berubah menjadi PKWTT.
Dalam kasus ini, masa kerja karyawan dihitung sejak ia menjadi karyawan kontrak dengan PKWT. Sebab, sejak saat itu ia telah terikat hubungan kerja dengan perusahaan yang sama.
Sebagai contoh, seorang karyawan PKWT 1 tahun bekerja sejak 1 November 2017. Pada 1 November 2018, perusahaan mengangkatnya menjadi karyawan tetap dengan PKWTT. Masa kerja karyawan bersangkutan dihitung sejak 1 November 2017 di mana sudah terjadi hubungan kerja antara karyawan dan pengusaha melalui perjanjian kerja PKWT.
Kontrak kerja dapat dibuat dalam dua bentuk, yaitu secara tertulis dan lisan. Perjanjian kerja tertulis dituangkan dalam dokumen yang ditandatangani kedua pihak, dibuat rangkap dua, dan masing-masing punya kekuatan hukum yang sama.
Sedangkan perjanjian secara lisan berbentuk kesepakatan verbal, namun tetap berlaku mengikat kedua pihak. Hak dan kewajiban masing-masing pihak juga disepakati secara lisan.
Pasal 1601a Kitab Undang-Undang Hukum Perdata menyebutkan perjanjian kerja adalah suatu perjanjian di mana pihak ke-1 (satu)/buruh atau pekerja mengikatkan dirinya untuk di bawah perintah pihak yang lain, si majikan, untuk suatu waktu tertentu melakukan pekerjaan dengan menerima upah.
Dari definisi di atas, hubungan kerja memiliki empat unsur pokok:
4 Unsur Pokok Hubungan Kerja
1. Pekerjaan. Dalam setiap hubungan kerja, harus ada pekerjaan yang diberikan oleh pengusaha sebagai pemberi kerja kepada karyawan sebagai pekerja.
2. Perintah. Hubungan kerja memberikan hak pada pemberi kerja untuk memberikan perintah kepada pekerja untuk menjalankan atau menyelesaikan pekerjaan seperti yang dijanjikan. Pekerja wajib melaksanakan perintah tersebut.
3. Upah. Dalam hubungan kerja, karyawan berhak memperoleh upah sebagai imbalan atas selesainya pekerjaan yang dijanjikan. Pemberi kerja wajib memberikan upah dalam bentuk uang.
4. Waktu. Perintah kerja hanya dilakukan pada waktu tertentu, yaitu menurut jam kerja yang disepakati dalam perjanjian kerja. Pemberi kerja tidak dapat memberi perintah kepada pekerja untuk melakukan pekerjaan di luar waktu kerja.
Manfaat Menghitung Masa Kerja Karyawan
Dalam setiap hubungan kerja, menghitung masa kerja karyawan berguna untuk banyak hal, di antaranya adalah:
a. Cuti tahunan, yang diberikan setelah karyawan memiliki masa kerja 12 bulan di perusahaan yang sama.
b. Tunjangan hari raya keagamaan (THR), yang diberikan sebesar 1 bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih, dan prorata untuk masa kerja lebih dari 1 bulan tetapi kurang dari 12 bulan.
c. Perhitungan pesangon dan uang penghargaan masa kerja apabila karyawan mengalami PHK.
d. Syarat menerima benefit karyawan sesuai kebijakan perusahaan, misalnya pinjaman karyawan, kredit perumahan, dan seterusnya.
Selain itu, menghitung masa kerja juga membantu Anda dalam mengelola karyawan PKWT di perusahaan. Ini terkait dengan keputusan perpanjangan, pembaruan, atau pemberhentian kontrak.
Misalnya, jika karyawan PKWT memiliki masa kerja 3 tahun di perusahaan Anda, maka PKWT tidak boleh diperpanjang lagi. Sebab, karyawan tersebut sudah menjalani periode PKWT 2 tahun dan periode perpanjangan 1 tahun. Kontrak hanya boleh diperbarui setelah melalui masa tenggang 30 hari di mana tidak ada hubungan kerja antar karyawan dan pengusaha.
Gadjian, Solusi Mengelola Karyawan PKWT Tanpa Repot
Aplikasi HRIS Gadjian membantu Anda mengelola karyawan PKWT dengan mudah dan praktis. Fitur reminder kontrak kerja akan mengingatkan Anda secara otomatis menjelang berakhirnya kontrak kerja karyawan. Secara default, sistem akan memberikan notifikasi pengingat 30 hari sebelum habis periode perjanjian kerja, namun Anda dapat menyetel sesuai kebutuhan.
Dengan demikian, Anda tidak perlu repot setiap saat membuka file kontrak kerja karyawan satu per satu untuk mengingat masa berlakunya. Gadjian membantu Anda untuk tidak melewatkan batas akhir PKWT karyawan.
Baca Juga: Masa Kerja Karyawan Tetap Dihitung Sejak Probation atau Saat Jadi Karyawan PKWTT?
Gadjian adalah payroll software berbasis web yang sangat efisien untuk menghitung gaji karyawan setiap bulan secara otomatis. Aplikasi ini memungkinkan Anda menghemat biaya kelola administrasi karyawan dan keuangan hingga puluhan juta rupiah setiap tahun.
Fitur hitung gaji online tidak hanya akurat dan minim risiko human error, tetapi juga sangat praktis dan paperless. Anda tetap dapat menghitung gaji karyawan meski sedang work from home di masa pandemi COVID-19 saat ini.
