Pentingnya Headcount Conversation dalam Mengelola HR Budget – Salah satu peran sentral HR adalah manpower planning (MPP) and budgeting, yaitu menyusun rencana tenaga kerja beserta anggaran biayanya, yang akan dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan. Karena itu, manpower plan harus sesuai dan selaras dengan business plan.
Berdasarkan business plan yang ditetapkan pemimpin perusahaan, HR melakukan bagian penting yang disebut headcounting, yaitu penghitungan jumlah tenaga kerja yang harus ada di setiap departemen atau divisi. Tujuannya selain memperoleh jumlah tenaga kerja yang cukup, juga mendapatkan karyawan yang kompeten sesuai kebutuhan.
Headcount conversation dilakukan antara HR dan setiap kepala divisi, tentang berapa kebutuhan tenaga kerja di seluruh divisi, misalnya produksi, marketing, finance, dan accounting, serta skill atau kualifikasi apa saja yang wajib ada untuk mencapai target setiap divisi.
Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Jabatan PPh 21 dan Ketentuannya
Misalnya, tahun depan perusahaan merencanakan kenaikan target penjualan, sehingga kepala divisi marketing menginginkan penambahan tenaga sales. Atau perusahaan mendatangkan mesin berteknologi terbaru untuk menggenjot produksi, maka kepala bagian produksi menginginkan tenaga kerja terampil yang dapat mengoperasikan alat produksi tersebut.
Jika manpower plan telah final dan disepakati bersama para kepala divisi, maka tugas HR selanjutnya adalah menghitung dan menyusun HR budget perusahaan berdasarkan headcount. Budget inilah yang menjadi pedoman berapa biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan perusahaan dalam satu periode anggaran.
Setiap divisi wajib bekerja dan menjalankan fungsinya masing-masing sesuai dengan headcount, dan tidak bisa menambah tenaga kerja dalam periode anggaran, kecuali situasi mengharuskan demikian. Misalnya, pemimpin perusahaan memutuskan penambahan target produksi, perubahan teknologi, atau sejumlah karyawan resign dan mengganggu kinerja divisi.
Alasan Headcount Planning Penting Dilakukan
Tenaga kerja menjadi faktor krusial dalam pencapaian tujuan perusahaan. Karena itulah mengapa perencanaan dan penghitungan karyawan harus dilakukan dengan benar. Headcount plan memastikan perusahaan memiliki karyawan yang ideal untuk menggerakkan bisnis sesuai rencana.
Kekurangan tenaga kerja dapat menghambat produktivitas, sebaliknya kelebihan tenaga kerja menyebabkan perusahaan tidak efisien. Dengan headcount plan perusahaan memiliki panduan jumlah dan kualifikasi yang tepat sesuai kebutuhan dan posisi jabatan.
Perencanaan tenaga kerja berkaitan dengan biaya perusahaan, dari mulai biaya rekrutmen, pelatihan, hingga gaji karyawan. Headcount plan membantu perusahaan memperkirakan beban perusahaan ke depan, termasuk kemungkinan apabila terjadi kenaikan upah.
Baca Juga: Ini Laporan PPh 21 yang Wajib HR Siapkan
Manfaat Headcount Planning
1. Menciptakan pedoman bagi perusahaan dalam perekrutan karyawan.
2. Mengidentifikasi kompetensi atau skill yang belum dikuasai karyawan yang ada, dan merekrut karyawan yang memilikinya.
3. Memudahkan HR merekrut kandidat yang sesuai dengan kebutuhan setiap divisi perusahaan.
4. Memproyeksikan biaya perusahaan untuk perekrutan karyawan baru serta pengembangan SDM yang sudah ada di organisasi.
Selain melihat kebutuhan setiap divisi, HR dapat mempertimbangkan demografi karyawan dalam headcount planning. Dari demografi, dapat diketahui berapa posisi yang kosong dan belum terisi, berapa pegawai yang akan pensiun dalam waktu dekat, dan berapa jumlah karyawan yang akan habis masa kontraknya.
Ini mungkin membantu memetakan kebutuhan tenaga kerja ke depan, misalnya berapa jumlah yang akan direkrut dan apakah melalui PKWT atau PKWTT. Demografi juga memberi informasi biaya gaji yang selama ini dikeluarkan oleh perusahaan untuk seluruh karyawan di setiap divisi.
Baca Juga: Contoh Timesheet Kerja Karyawan dan Cara Membuatnya
Analisis Kinerja Karyawan Pakai Gadjian
Aplikasi Gadjian memiliki fitur analisis kinerja karyawan yang menyajikan data statistik demografi karyawan secara lengkap, seperti jumlah karyawan, usia, jenis kelamin, status karyawan, pendidikan, serta biaya gaji. Ini memudahkan HR dalam analisis data serta membantu penyusunan manpower plan dan budget untuk periode anggaran tertentu.
Gadjian adalah software HRIS berbasis cloud yang menawarkan cara hitung gaji karyawan secara otomatis, sehingga HR dan finance tak perlu disibukkan dengan perhitungan gaji secara manual yang rumit dan melibatkan banyak komponen penambah dan pengurang upah. Hasil hitung Gadjian sangat minim kesalahan dibanding cara manual dengan Excel yang punya risiko human error tinggi.
Aplikasi HR adalah layanan software as a service (SaaS) yang praktis tanpa perlu membeli dan menginstal software maupun dukungan storage untuk penyimpanan data. Perusahaan cukup mendaftar berlangganan dan dapat menggunakan software dari browser yang dapat diakses dari mana pun. Dibanding on-site software atau cara kelola administrasi manual, Gadjian jauh lebih efisien dan hemat biaya.
