Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan Perusahaan

Setiap karyawan punya karakter dan etos kerja yang berbeda-beda. Ada yang selalu bersemangat dan antusias berangkat kerja setiap pagi karena memiliki ide-ide yang ingin dikerjakannya di kantor. Namun, tak sedikit pula karyawan yang lebih sering terlambat masuk kerja karena hanya menganggap bekerja tak lebih dari rutinitas harian.

Lalu, bagaimana dengan karyawan perusahaan yang kerap tidak hadir sehingga berpengaruh terhadap tingkat absensi karyawan tersebut?

Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi

Penyebab Umum Ketidakhadiran Karyawan

Ada tipe pekerja yang kerap tidak hadir di kantor dengan berbagai alasan silih berganti, dari yang masuk akal hingga yang terkesan di buat-buat. Secara umum, ketidakhadiran karyawan dapat disebabkan oleh sesuatu yang direncanakan dan yang tidak direncanakan. Beberapa di antaranya:

1. Mengalami bullying. Karyawan sering beralasan sakit, namun sebenarnya mereka sengaja tak masuk kerja karena merasa tidak nyaman akibat mengalami penindasan, pelecehan, penghinaan, atau gangguan dari rekan kerja maupun atasan.
2. Kelelahan dan demotivasi. Kerja keras menyelesaikan beban pekerjaan yang besar di bawah tekanan, namun tidak dihargai oleh atasan, dapat membuat karyawan mengalami kelelahan fisik, stres, serta kehilangan motivasi bekerja. Akibatnya, masuk kerja bukan pilihan yang bagus bagi mereka.
3. Mengurus anak atau orang tua. Ini merupakan alasan klasik bagi sejumlah karyawan yang anak atau orang tuanya sedang sakit dan membutuhkan perawatan atau pendampingan di rumah atau di rumah sakit.
4. Depresi. Ambang stres setiap orang berbeda-beda. Namun, karyawan yang mengalami tekanan mental berkepanjangan akibat beban pekerjaan dan situasi atau lingkungan kerja dapat mengalami depresi. Akibatnya, mereka cenderung menarik diri dan menghindari masuk kerja.
5. Disengaged employee. Ini merupakan karyawan yang tidak memiliki ikatan emosional dengan pekerjaan dan perusahaan, sehingga tidak memiliki motivasi kerja. Tipe ini hanya rajin masuk kerja menjelang tanggal penggajian, dan selebihnya malas-malasan atau kerap bolos kerja.
6. Sakit atau penyakit. Mungkin alasan ketidakhadiran ini paling banyak dijumpai di setiap kantor. Ada karyawan yang beralasan sakit karena memang benar-benar sakit dan dapat dibuktikan dari keterangan medis dari dokter, tetapi ada juga yang hanya mengaku sakit karena memang tidak ingin masuk kerja.
7. Mencari kerja di perusahaan lain. Tak jarang karyawan yang tidak loyal melamar pekerjaan di perusahaan lain. Untuk menghadiri wawancara, ia harus bolos kerja dengan alasan sakit sebagai trik untuk mengelabui perusahaan.

Mencuri waktu juga dapat didefinisikan sebagai ketidakhadiran, seperti datang terlambat, pulang lebih awal, istirahat lebih lama dari waktu yang ditetapkan, dan dapat memengaruhi produktivitas dan semangat tim di perusahaan. Karena itu, ketidakhadiran karyawan merugikan perusahaan, terutama jika tidak masuk kerja karena direncanakan, seperti malas ke kantor, namun berusaha menutupinya dengan mencari alasan lain. 

Baca Juga: Inilah Sanksi Jika Karyawan Mangkir Kerja Selama 5 Hari Berturut-Turut

Dampak Absensi Karyawan terhadap Perusahaan

Akibat ketidakhadiran, perusahaan harus menanggung beban pengeluaran baru yang cukup besar. Persoalannya, tidak seperti pengeluaran lainnya, biaya ketidakhadiran ini tidak tampak secara langsung (hidden cost) sehingga banyak perusahaan yang tidak menyadarinya. 

Di Amerika Serikat misalnya, Gallup-Healthways Well-Being Index pernah melakukan survei terhadap 94.000 pekerja dengan 14 jenis pekerjaan berbeda, di mana 77% di antaranya memiliki masalah kesehatan kronis. Total biaya setahun akibat kehilangan produktivitas (cost of lost productivity) mencapai 84 miliar dolar AS, yang paling besar adalah untuk jenis pekerjaan profesional yaitu 24,2 miliar dolar dan manajer/eksekutif 15,7 miliar dolar.

Menurut publikasi perusahaan solusi tenaga kerja Circadian, “Absenteeism: The Bottom-Line Killer” bahwa ketidakhadiran yang tidak direncanakan menimbulkan biaya 3.600 dolar per tahun untuk pekerja diupah per jam dan 2.650 dolar per tahun untuk karyawan yang digaji periodik. Biaya yang tersembunyi itu terkait dengan:

1. Upah yang dibayarkan kepada pekerja
2. Biaya untuk penggantian pekerja (replacement worker), misalnya lembur
3. Biaya administratif mengelola ketidakhadiran

Sebagai contoh, biaya replacement worker yang lebih besar dari upah atau gaji reguler karyawan yang digantikan dapat dijelaskan sebagai berikut. Karyawan yang tidak masuk kerja dan digantikan dengan kerja lembur memakan biaya 33-44% lebih besar, jika digantikan oleh pekerja sementara atau kontrak memakan biaya 15% lebih besar, dan apabila digantikan oleh supervisor memakan biaya 19% lebih besar.

Sementara itu, ada biaya tidak langsung yang disebabkan ketidakhadiran, meliputi:

1. Kualitas produk/layanan yang buruk akibat kelelahan lembur atau kekurangan tenaga 
2. Produktivitas yang berkurang
3. Kelebihan waktu manajer, misalnya untuk mencari pekerja pengganti yang tepat 
4. Masalah keselamatan, misalnya akibat pekerja pengganti yang kurang terlatih
5. Demotivasi karyawan yang harus menggantikan atau melakukan kerja tambahan untuk mengisi pekerjaan rekannya yang tidak hadir

Baca Juga: 5 Tips Memilih Presensi Android sesuai Kebutuhan Perusahaan

Antisipasi Hidden Cost dengan Monitoring Aktivitas Karyawan di Gadjian

Untuk menghindari bermacam hidden cost di atas, kamu perlu memantau tingkat ketidakhadiran pekerja. Caranya bisa menggunakan Gadjian, software HR yang memiliki fitur analisis kinerja karyawan, salah satunya chart tingkat absensi karyawan. 

Melalui fitur ini, perusahaan dapat memperoleh data persentase ketidakhadiran karyawan yang disebabkan oleh sakit, izin, cuti, unpaid leave, dan mangkir kerja dalam satu periode tertentu. Jadi, kamu dapat melihat angka persentase ketidakhadiran dalam 1 bulan, 1 kuartal, atau 1 tahun.

Cara menghitung tingkat absensi karyawan perusahaan di Gadjian adalah dengan rumus berikut:

(Sakit, Izin, Cuti, Unpaid Leave / Jumlah Personalia) X Total Hari dalam 1 Periode X 100 

Tetapi, kamu tak perlu menghitungnya manual, sebab sistem Gadjian akan mengalkulasi secara otomatis untukmu. Hasilnya akan muncul data numerik berupa chart tingkat absensi personalia seperti di bawah ini:

Berbicara soal hidden cost dan indirect cost, Gadjian juga dapat membantu perusahaanmu menekan keduanya. Aplikasi HRIS berbasis cloud ini menawarkan sistem otomatisasi dalam pengelolaan administrasi karyawan, misalnya perhitungan penggajian yang rumit dan lama dapat diselesaikan dengan sistem hitung gaji online yang cepat dan minim kesalahan.

Baca Juga: Format Slip Gaji Karyawan Swasta Terbaru

Jika dikerjakan secara manual atau dengan software on-premise, maka akan ada indirect cost di antaranya, terbuangnya waktu HR hanya untuk menghitung gaji, revisi ketika terjadi salah hitung, dan denda yang timbul dari keterlambatan pembayaran gaji. Ini belum termasuk biaya terkait perangkat lunak, misalnya biaya upgrade, penggantian software, dan biaya penambahan kapasitas data di kantor. Gadjian dapat menekan dan menghilangkan semua biaya tersebut.