Upah dan gaji sering dipertukarkan satu sama lain untuk menyebut pembayaran dalam bentuk uang sebagai imbalan atas sebuah pekerjaan atau jasa. Secara awam, upah (wage) dikonotasikan untuk pekerja rendahan, buruh pabrik, dan tenaga kasar, sementara gaji (salary) lebih sering digunakan untuk pegawai atau karyawan kantoran.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) gaji adalah upah kerja yang dibayar dalam waktu yang tetap; balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Upah adalah uang dan sebagainya yang dibayarkan sebagai pembalas jasa atau sebagai pembayar tenaga yang sudah dikeluarkan untuk mengerjakan sesuatu; gaji; imbalan.
Peraturan ketenagakerjaan Indonesia memang tidak mengenal istilah gaji. UU Ketenagakerjaan No 13/2003 dan PP Pengupahan No 78/2015 hanya menggunakan istilah upah, yang didefinisikan sebagai hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Sedangkan, perjanjian kerja dan peraturan perusahaan lebih sering menggunakan istilah gaji, misalnya gaji pokok dan gaji bersih.
Apa sebenarnya yang membedakan keduanya? Perbedaan upah dan gaji dapat dijelaskan berdasarkan:
1. Periode Waktu
Gaji dibayarkan menurut periode waktu yang teratur menurut kesepakatan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, misalnya gaji bulanan yang dibayarkan setiap akhir atau awal bulan. Sementara upah diberikan kepada pekerja dengan periode waktu yang tidak teratur, misalnya upah satuan dan upah borongan yang dibayarkan setelah pekerjaan selesai.
2. Tingkat Jabatan
Dalam organisasi perusahaan, terdapat golongan jabatan tinggi dan rendah. Di level paling rendah, pekerja/buruh menerima upah atas tenaga dan waktu yang dihabiskan untuk bekerja, misalnya pengusaha menghitung upah karyawan yang bekerja lembur berdasarkan jumlah jam lembur.
Baca Juga: Hubungan Inflasi dan Kenaikan Gaji Karyawan
Di level atas, karyawan menerima gaji atas tanggung jawab yang dijalankan sesuai jabatannya. Oleh sebab itu, atasan yang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, yang waktu kerjanya tidak dibatasi menurut waktu kerja perusahaan, tidak berhak atas upah lembur.
3. Status Kepegawaian
Gaji diberikan kepada pegawai yang berstatus karyawan tetap (PKWTT) maupun karyawan kontrak (PKWT) atas jangka waktu tertentu. Sementara, upah diberikan kepada pekerja lepas, pekerja borongan, pekerja harian, dan pekerja musiman.
4. Besar Nominal
Gaji merupakan penghasilan karyawan yang nilai nominalnya tetap dan tidak dipengaruhi oleh volume atau jumlah pekerjaan, misalnya gaji bulanan Rp 3.000.000 jumlahnya tetap setiap bulan dan hanya akan berubah jika mengalami kenaikan gaji. Upah dibayarkan dengan jumlah yang tidak tetap nominalnya dan didasarkan atas satuan hasil pekerjaan. Semakin banyak hasil pekerjaan, semakin besar upah yang diterima.
5. Komponen Penyusun
Gaji karyawan dapat terdiri dari sejumlah komponen, seperti gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Dalam perjanjian kerja, penyebutan gaji umumnya mengacu pada paket kompensasi karyawan yang ditawarkan perusahaan sebagai imbalan. Sedangkan upah merupakan komponen tunggal, misalnya upah satuan atau borongan tidak mencakup tunjangan.
6. Dasar Penetapan
Penetapan gaji jauh lebih rumit ketimbang upah. Sebab, selain terdiri dari berbagai komponen, pemberian gaji juga dipengaruhi oleh banyak faktor. Upah ditetapkan berdasarkan:
- Upah serupa di pasaran
- Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
- Tingkat kesulitan pekerjaan atau keterampilan yang dibutuhkan
Sedangkan gaji ditetapkan berdasarkan:
- Aturan pemerintah (UU, PP, Keputusan/Peraturan Menteri, dan lainnya)
- Gaji umum di pasaran
- Jenjang pendidikan
- Kompetensi dan keahlian
- Pengalaman atau masa kerja
- Tanggung jawab pekerjaan
- Kemampuan perusahaan
- Produktivitas
- Kinerja dan prestasi karyawan
Jadi, secara sederhana, gaji merupakan imbalan pekerjaan yang bersifat lebih formal dibanding upah, seperti dibayarkan secara teratur, dengan besaran tetap, disertai slip gaji, untuk pegawai/karyawan tetap, kenaikannya secara berkala, dan diatur rinci dalam perjanjian kerja/peraturan perusahaan.
Baca Juga: Hubungan Inflasi dan Kenaikan Gaji Karyawan
Di perusahaan, misalnya, pembayaran kompensasi karyawan menggunakan istilah penggajian. Karena, selain dilakukan secara periodik dan teratur, penggajian juga melibatkan perhitungan atas sejumlah komponen yang tidak sederhana.
Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang memilih menggunakan software penggajian untuk memudahkan pekerjaan HR dan finance. Misalnya, menggunakan payroll software terbaik di Indonesia, Gadjian. Aplikasi berbasis cloud ini menghitung upah maupun gaji karyawan secara otomatis, sehingga tidak perlu rumus Excel.
Menyelesaikan perhitungan slip gaji karyawan yang melibatkan banyak komponen, seperti gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, BPJS, dan PPh 21, tidak lagi merepotkan dan menghabiskan waktu. Pekerjaan penggajian bulanan menjadi mudah dengan sistem hitung gaji online Gadjian yang cepat dan akurat.
Gadjian juga memiliki fitur cuti online yang memungkinkan pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan dari aplikasi, tanpa repot dan berbelit. Data cuti karyawan dihitung secara otomatis oleh sistem. Jadi, HR tinggal cek data cuti real-time di aplikasi, tak perlu repot membuat buku cuti XLS dan merekap manual dari form kertas.
