Setiap HR dan finance di perusahaan tentu familiar dengan software Microsoft Excel. Komputasi pengolah data numerik ini digunakan secara luas, dari dunia pendidikan hingga kalangan bisnis, untuk mempermudah setiap pekerjaan yang melibatkan perhitungan matematis.
Di perusahaan, Excel digunakan untuk berbagai jenis pekerjaan administratif, dari mulai mengelola data karyawan, absensi karyawan, data cuti, hingga menghitung gaji. Spreadsheet ini juga dipakai untuk perhitungan lembur yang rumit sesuai rumus upah lembur yang diatur oleh pemerintah.
Memang menghitung deretan angka dengan Excel sepertinya bukan perkara yang sulit, apalagi bagi yang sudah mahir, sebab semua rumus sudah tersedia dan tinggal menerapkannya. Misalnya, untuk mengalikan deretan angka di dua kolom, bisa memanfaatkan copy and paste formula sehingga tak perlu memasukkan rumus yang sama di setiap sel.
Namun, persoalan sesungguhnya bukan terletak pada software, melainkan manusia yang mengoperasikannya. Sekalipun didukung oleh rumus yang lengkap, mengerjakan perhitungan dengan Excel pada dasarnya tetap merupakan pekerjaan manual yang mana risiko human error selalu ada.
Kesalahan kecil akibat tidak cermat saat menyalin atau memasukkan angka, berdampak pada kesalahan hitung. Sebagai contoh, saat menggunakan aplikasi perhitungan lembur Excel untuk menghitung upah lembur ratusan karyawan, kamu kurang teliti menerapkan faktor kali upah sejam, misalnya seharusnya menggunakan perhitungan 3 kali upah sejam, kamu memasukkannya 4 kali upah sejam.
Dampaknya, gaji bulanan yang diterima karyawan juga tidak akurat. Sebab, lembur merupakan komponen penambah upah karyawan, sehingga berpengaruh pada kalkulasi slip gaji. Dari perhitunganmu, perusahaan membayar karyawan lebih banyak dari yang seharusnya, sehingga menyebabkan pembengkakan biaya perusahaan.
Baca Juga: Ini Dia Cara Hitung Lembur yang Benar Sesuai Undang-Undang
Kamu mungkin dapat meminimalkan risiko salah hitung di spreadsheet, yaitu dengan mengerjakannya hati-hati, cermat, dan tidak tergesa-gesa. Tetapi, cara ini jelas menghabiskan waktu dan tenaga. Padahal, pekerjaan HR bukan melulu tentang administrasi karyawan, tetapi lebih penting lagi adalah mengembangkan kualitas SDM agar karyawan lebih loyal dan produktif.
Karena itu, kamu membutuhkan cara yang lebih efisien, yaitu perhitungan yang cepat tetapi akurat. Mungkin kini saatnya kamu mencoba software online Hadirr, aplikasi absensi yang juga pintar mencatat dan menghitung jam lembur karyawan secara otomatis, sekaligus memasukkan upah lembur ke dalam perhitungan gaji karyawan dengan payroll software Gadjian yang terintegrasi.
Kamu tak perlu repot lagi, karena perhitungan lembur yang menguras waktu bisa diselesaikan cepat dengan risiko kesalahan yang sangat minim melalui dua aplikasi dari PT Fatiha Sakti ini. Sistem perhitungan upah lembur Hadirr–Gadjian menggunakan ketentuan mengenai jam lembur dan upah lembur sesuai Kepmenaker No 102 Tahun 2004.
Hadirr merupakan sistem absensi mutakhir yang menggunakan teknologi cloud. Aplikasi yang kompatibel dijalankan di smartphone ini menerapkan cara absensi yang paling menyenangkan, yaitu foto selfie. Cara ini mudah dilakukan, sebab selfie sudah menjadi gaya hidup zaman digital yang meluas ke berbagai kalangan usia.
Metode absen ini juga paling aman dan bebas kecurangan, karena menggunakan verifikasi biometrik pengenal wajah. Sama halnya dengan fitur keamanan smartphone dengan face recognition, aplikasi Hadirr akan mendeteksi dan mencocokkan garis wajah sesuai dengan data yang tersimpan dalam sistem.
Hadirr memungkinkan HR memantau kehadiran karyawan di berbagai lokasi terpisah secara real-time dengan memanfaatkan teknologi GPS, sehingga aplikasi ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang. Jadi, HR tahu karyawan yang tidak hadir saat itu juga.
Baca Juga: Memanfaatkan Selfie di Kantor Sebagai Metode Absensi Karyawan
Bukan hanya mengelola lembur dan absensi, aplikasi ini juga memiliki fitur pemantau jadwal kerja karyawan serta reimbursement dengan cara unggah bukti pengeluaran di aplikasi untuk disetujui penggantiannya oleh bagian keuangan.
Karena tidak menggunakan perangkat stationary seperti mesin fingerprint, Hadirr sangat fleksibel mengakomodasi karyawan remote dan pekerja luar kantor seperti sales atau tenaga marketing. Perusahaan hanya perlu menyetujui lokasi absen dan karyawan bisa melaporkan kehadirannya dari titik tersebut melalui aplikasi.
Kepraktisan ini juga berarti penghematan, karena Hadirr tidak perlu biaya IT, tetapi cukup dengan ponsel Android atau iOS milik masing-masing karyawan. Data absensi tersimpan aman di server cloud dan dapat diakses kapan saja, sehingga kamu tidak membutuhkan database di kantor.
Perusahaan hanya perlu registrasi di website Hadirr, lalu unduh aplikasinya di Google Play atau App Store, dan tinggal pakai. Dengan biaya berlangganan aplikasi yang terjangkau, Hadirr membuat perusahaanmu lebih hemat waktu dan pengeluaran ketimbang menggunakan sistem absensi manual atau fingerprint.
