Absensi karyawan bukan hanya merupakan indikasi tingkat kedisiplinan karyawan, tetapi juga faktor yang ikut memengaruhi perhitungan penggajian karyawan, terutama jika perusahaan menerapkan prinsip no work no pay serta memberikan tunjangan berdasarkan kehadiran. Karena itu, setiap perusahaan perlu memiliki pencatatan data absensi karyawan yang akurat. Namun apakah form absensi sederhana dengan format XLS sudah akurat?
Baca Juga: Kelebihan Mesin Absen Muka dan Kekurangannya
Kelemahan Form Absensi dengan Format XLS
Hingga kini masih ada perusahaan yang menggunakan program Excel untuk mencatat data kehadiran karyawan. Proses ini menggunakan cara manual, di mana setiap karyawan mengisi absensi dengan tanda tangan di kertas absensi yang disediakan di kantor, kemudian HR menyalin dan merekapnya ke format XLS.
Cara ini cukup sederhana, karena hanya membutuhkan kertas daftar hadir dan software Microsoft Excel. Membuat form absensi karyawan XLS bisa dilakukan sendiri, asal mahir mengoperasikan spreadsheet ini, dari membuat kolom kehadiran per hari kerja, membuat conditional formating, hingga menerapkan rumus rekap jumlah kehadiran dan ketidakhadiran setiap bulan.
Meski cara ini tidak membutuhkan banyak biaya, tetapi cukup menghabiskan banyak waktu. Sebab, menyalin data secara manual dari kertas ke XLS membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan input.
Pekerjaan rutin setiap bulan menjelang penggajian karyawan ini membuat waktu kerja tidak efisien, sebab HR seharusnya bisa mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pengembangan SDM ketimbang urusan administrasi semata.
Selain itu, kelemahan absensi XLS adalah penyimpanan data absensi di hard disk komputer kantor. Untuk menghindari segala kemungkinan buruk seperti data terhapus, hilang, atau tidak bisa diakses karena terserang virus atau malware, HR mesti membuat backup data. Ini berarti biaya lebih bagi perusahaan untuk menyediakan storage data yang memadai dan sistem keamanan jaringan.
Selain absensi manual, ada metode pencatat kehadiran dengan mesin fingerprint yang dapat beroperasi secara offline maupun online melalui jaringan internet. Sistem absen ini lebih akurat dan meminimalkan risiko kecurangan, karena menggunakan teknologi biometrik pembaca sidik jari.
Baca Juga: 3 Akibat Fatal Salah Hitung Absensi Karyawan
Tetapi, cara ini membutuhkan biaya yang lebih besar, sebab perusahaan mesti menyediakan unit perangkat mesin fingerprint di setiap titik absensi, termasuk juga biaya pemeliharaannya.
Semakin banyak titik absensi, misalnya banyak kantor cabang, semakin besar biaya yang dikeluarkan perusahaan. Sistem ini juga kurang fleksibel untuk mendukung karyawan remote yang bekerja jauh dari kantor.
Padahal, tren jumlah pekerja remote diperkirakan akan terus naik seiring dengan angkatan kerja yang didominasi oleh generasi milenial yang memiliki karakter unik, yaitu lebih suka bekerja secara fleksibel. Ini artinya, perusahaan yang berorientasi pada masa depan membutuhkan tool yang dapat menjangkau karyawan luar kantor.
Sistem Absensi Online Lebih Praktis dan Efisien?
Sistem absensi online berbasis cloud adalah solusi yang tepat. Selain praktis dan lebih efisien karena menghemat waktu dan biaya, metode pencatat kehadiran ini juga fleksibel untuk karyawan remote. Contoh software absensi yang andal adalah Hadirr. Apa kelebihannya?
Hadirr merupakan aplikasi absensi yang dijalankan di smartphone berbasis Android dan iOS dan dapat digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan di banyak lokasi. Tinggal mendaftar berlangganan, unduh aplikasinya di Google Play atau App Store, lalu pakai.
Kamu tidak perlu repot membuat form absensi XLS di Excel dan database. Sebab, absen dilakukan dengan selfie di smartphone, kemudian data absensi diverifikasi dengan biometrik face recognition dan GPS sebelum disimpan di data center penyedia layanan cloud.
Jadi, kamu bisa mengecek kapan saja data absensi karyawan real-time dengan mengakses aplikasi Hadirr. Bahkan kamu dapat mengetahui kehadiran karyawan di berbagai kota atau negara tanpa perlu memasang mesin fingerprint.
Bagaimana jika karyawan lupa membawa smartphone? Tak perlu khawatir, karena dengan personal ID miliknya, ia dapat absen menggunakan ponsel milik teman satu kantor. Habis pulsa atau kuota data saat mau absen? Hadirr tetap bisa dioperasikan dengan mode offline.
Baca Juga: Serunya Absensi Pakai Selfie
Hadirr juga dapat mengakomodasi reimbursement, terutama bagi karyawan remote yang tidak memungkinkan menyerahkan bukti fisik pengeluaran ke kantor. Cukup unggah bukti di aplikasi dan bagian finance akan menyetujui pembayarannya.
