Kamu sedang menjalankan usaha rintisan dan ingin bisnismu cepat berkembang? Jika begitu, salah satu kuncinya adalah bagaimana mengatur keuangan perusahaanmu se-efisien mungkin. Bisnis dikatakan efisien apabila dapat menghasilkan profit yang besar dengan biaya yang kecil.
Biaya merupakan beban bagi perusahaan, sehingga biaya yang teralu besar tidak baik bagi bisnis yang sedang berkembang, apalagi tidak diimbangi dengan pendapatan yang besar pula. Akibatnya, bisnis hanya jalan di tempat jika tidak gulung tikar.
Efisiensi keuangan perusahaan bisa dicapai dengan menekan biaya, atau mengurangi pengeluaran yang tidak perlu. Berikut lima strategi yang bisa diterapkan agar keuangan di perusahaanmu lebih efisien.
1. Perbaiki Manajemen Waktu
Tips ini berlaku untuk kamu dan karyawanmu. Kamu tentu sering mendengar ungkapan “time is money”. Faktanya memang demikian, bisnis yang tidak efisien sering kali disebabkan karena boros waktu.
Kamu kerap merasa waktu sehari itu kurang, tetapi lupa bahwa mungkin ada aktivitas tidak produktif yang menghabiskan sebagian besar waktumu, misalnya sibuk dengan media sosial. Padahal, sebenarnya kamu bisa menggunakan waktumu untuk melakukan banyak hal yang berguna untuk bisnis.
Hanya lakukan kegiatan produktif atau terkait dengan kemajuan usahamu. Begitu pula dengan karyawan, kamu dapat mengevaluasi apakah jam kerja mereka benar-benar produktif atau diseling banyak hal yang membuang waktu.
2. Gunakan Teknologi Virtual
Salah satu sumber pengeluaran perusahaan adalah biaya perjalanan untuk rapat atau meeting, termasuk juga menyewa tempat. Untuk mengatasinya, kamu dapat melakukan meeting jarak jauh, apalagi zaman sekarang perbicangan antarmuka sudah dapat dilakukan melalui teknologi virtual.
Berbekal laptop dan aplikasi conference, kamu bisa menghapus biaya transportasi dan akomodasi yang tidak perlu. Cara ini juga dapat kamu terapkan dengan (calon) klien yang berada di luar kota untuk menghemat anggaran perusahaanmu. Meeting secara online sama efektifnya dengan tatap muka, namun lebih menghemat biaya dan waktu.
Baca Juga: Cara Efektif Mengelola Karyawan Remote
3. Menghemat Biaya Sewa Ruang Kantor
Biaya sewa kantor juga merupakan beban bagi perusahaan, apalagi nilai properti di daerah perkotaan terus naik setiap tahun. Namun, bukan berarti kamu tidak dapat berhemat. Caranya, tak perlu menyewa satu gedung jika hanya butuh satu lantai, atau tak perlu menyewa satu lantai jika hanya butuh satu ruangan.
Prinsipnya, sewa ruangan sesuai kebutuhan. Rancang ruangan kerja yang ringkas, tetapi tetap nyaman, dan tidak perlu boros tempat. Banyak perusahaan digital startup yang memulai usahanya dari menyewa co-working space dan berbagi ruangan dengan perusahaan lainnya.
4. Kurangi Penggunaan Listrik
Tagihan listrik untuk perusahaan bisa membengkak jika tidak dikendalikan. Pemborosan energi listrik umumnya disebabkan penggunaan yang tidak perlu, yang disebabkan oleh kelalaian atau ketidakpedulian karyawan, seperti lampu, komputer, atau air conditioner yang dibiarkan menyala 24 jam.
Kamu dapat menghemat listrik dengan mematikan lampu dan perangkat elektronik di ruangan saat tidak digunakan atau setelah jam pulang kantor. Jika perlu, lengkapi dengan sensor gerak, sehingga lampu otomatis mati jika tidak ada orang di dalam ruangan. Batasi penggunaan pendingin ruangan, dan ganti dengan ventilasi udara agar sirkulasi udara di ruangan lebih lancar.
5. Beralihlah ke Sistem Paperless
Percaya atau tidak, kertas bisa menjadi biaya yang paling besar dari perlengkapan kantor. Sebab, hampir semua dokumen ditulis dan dicetak di atas kertas setiap hari, dari mulai berkas pekerjaan, surat-menyurat, hingga form cuti karyawan.
Jika memungkinkan, terapkan sistem kerja paperless, dengan beralih ke dokumen digital yang praktis. Jika pekerjaanmu membutuhkan berkas fisik, maka kamu tetap dapat berhemat dengan mengurangi penggunaan kertas untuk beberapa urusan.
Misalnya, gunakan email yang lebih cepat, efisien, dan hemat biaya sebagai pengganti surat pos. Untuk mengelola administrasi karyawan, gunakan aplikasi HRIS yang andal untuk segala jenis pencatatan dan perhitungan tanpa menggunakan kertas, seperti Gadjian dan Hadirr.
Keduanya merupakan aplikasi HR paperless yang dapat membantu perusahaanmu bekerja lebih efisien dan efektif. Mengapa demikian?
Gadjian adalah payroll software dengan kemampuan yang lengkap, dari menghitung gaji, tunjangan, BPJS, PPh 21, lembur, dan cuti karyawan. Sedangkan Hadirr adalah aplikasi absensi yang memungkinkan karyawanmu melakukan absen online secara real-time di banyak tempat. Keduanya merupakan sistem HR yang berbasis cloud yang bekerja secara online dan otomatis.
Dari segi biaya, penggunaan Gadjian dan Hadirr efisien karena dapat menghemat biaya kelola administrasi karyawan Rp 7 juta sebulan. Sementara dari segi waktu, kedua aplikasi ini efektif karena membantu menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan akurat. Jadi, selain menekan pengeluaran perusahaan, software buatan PT Fatiha Sakti ini juga menghemat waktumu.
