Merujuk pada hasil survei global Deloitte terhadap pekerja Millennials dan Gen Z dalam tiga tahun terakhir, biaya hidup (cost of living) masih tetap menjadi top concern bagi kedua generasi ini. Karena itu, gaji menjadi salah satu pertimbangan utama dalam memilih pekerjaan. Sebagian dari mereka tidak segan untuk resign apabila upahnya tidak memuaskan.
Faktanya, kedua kelompok usia ini sedang mendominasi dunia kerja. Mau tidak mau, perusahaan harus melakukan penyesuaian jika tidak ingin kehilangan karyawan karena masalah ketidakpuasan gaji. Tak harus menawarkan gaji tinggi di awal pada saat merekrut, pengusaha bisa menjanjikan kenaikan gaji berkala sesuai kebijakan perusahaan.
Jenis skema kenaikan gaji
Ada dua jenis kenaikan gaji karyawan yang bisa diberikan kepada karyawan, yaitu kenaikan gaji berkala dan kenaikan gaji istimewa. Apa perbedaannya?
1. Kenaikan gaji istimewa
Kenaikan gaji istimewa dilakukan hanya untuk kondisi tertentu dan berlaku untuk karyawan tertentu. Karena sifatnya khusus, skema kenaikan gaji biasanya diberitahukan secara personal kepada karyawan bersangkutan, termasuk besaran dan kapan mulai berlakunya.
Kenaikan gaji istimewa dapat diberikan kepada karyawan karena alasan berikut ini:
- Promosi: kenaikan gaji yang diberikan kepada karyawan yang naik jabatan, misalnya supervisor naik gaji setelah dipromosikan menjadi manajer.
- Penyesuaian nilai pasar: kenaikan gaji karena perbedaan nilai pekerjaan atau jabatan di daerah tertentu, misalnya store manager cabang di Yogyakarta akan memperoleh kenaikan gaji ketika dipindah ke Jakarta dengan jabatan sama.
- Penambahan tugas dan tanggung jawab: kenaikan gaji untuk karyawan yang menerima beban tugas dan tanggung jawab baru di luar job description.
- Renegosiasi gaji: kenaikan gaji karena karyawan terbaik di perusahaan atau “top five percent employee” meminta penyesuaian gaji.
Dalam kasus tertentu, kenaikan gaji ini bisa berdasarkan kesepakatan, meskipun HR biasanya akan tetap berpatokan pada batas upah tertinggi di dalam struktur dan skala upah perusahaan.
Baca Juga: Contoh Penyusunan Struktur dan Skala Upah
2. Kenaikan gaji berkala
Kenaikan gaji berkala dilakukan berdasarkan peninjauan upah berkala, misalnya tahunan atau dua tahunan, dan berlaku untuk semua karyawan di perusahaan. Skema kenaikan gaji ini mempertimbangkan kondisi umum yang dapat diukur nilainya, seperti inflasi, kebutuhan hidup layak (KHL) setempat, dan penyesuaian upah minimum daerah (UMP/UMK). Kenaikan gaji ini umumnya mulai berlaku pada awal tahun.
Selain itu, kenaikan gaji berkala juga menjadi bagian dari kebijakan rewarding yang adil yang didasarkan pada prestasi dan kontribusi individu terhadap organisasi. Karyawan yang punya kinerja yang memuaskan berhak atas kenaikan lebih tinggi dibandingkan karyawan rata-rata. Skema ini juga disebut sebagai kenaikan gaji berbasis kinerja.
Aturan kenaikan gaji karyawan
Apakah perusahaan wajib menaikkan gaji karyawan berkala menurut ketentuan pemerintah? Adakah sanksi hukum jika perusahaan tidak menaikan gaji?
Jika merujuk pada peraturan hukum ketenagakerjaan, maka kita tidak akan menemukan aturan yang mewajibkan perusahaan memberikan kenaikan atau penyesuaian gaji berkala. Namun, pengusaha melakukan peninjauan upah berkala sesuai kemampuan perusahaan dan produktivitas, seperti diatur di UU Cipta Kerja dan PP Pengupahan.
Ketentuannya ada di Pasal 48 PP Pengupahan No 36 Tahun 20211 berikut ini:
- Pengusaha melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.
- Peninjauan upah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Lalu, apakah peninjauan upah sama artinya dengan kenaikan gaji?
Tidak selalu. Kenaikan gaji merupakan hasil dari peninjauan upah, misalnya jika didapati kesenjangan upah atau upah terendah tidak sesuai dengan upah minimum. Namun, peninjauan upah tidak selalu berakhir dengan kenaikan gaji, apalagi jika kondisi keuangan perusahaan tidak memungkinkan, tidak mencapai laba, dan tingkat produktivitasnya rendah.
Jadi, menaikkan gaji berkala bukan merupakan kewajiban perusahaan dan tidak ada sanksi hukum apabila perusahaan tidak melakukannya. Meski demikian, kenaikan gaji berkala merupakan sebuah praktik terbaik dalam memotivasi dan mempertahankan karyawan.
Artinya, memberikan kenaikan gaji berkala merupakan sebuah strategi pengelolaan SDM jangka panjang. Namun, ini tidak berlaku bagi perusahaan yang hanya ingin mempekerjakan karyawan kontrak PKWT dan tidak berencana membangun tim yang kuat secara berkelanjutan.
Masih soal aturan kenaikan gaji, UU juga tidak menyebutkan ketentuan yang rinci tentang bagaimana cara menghitung kenaikan, kapan dilakukan, dan berapa besaran ideal kenaikan gaji karyawan setiap tahun.
Sekalipun begitu, pemerintah memberikan panduan dalam kebijakan pengupahan perusahaan, termasuk kenaikan gaji, seperti berikut:
Aturan 1: tidak membayar gaji di bawah upah minimum
Ketentuan dasar ini tidak pernah berubah, baik di UU Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, dan PP Pengupahan. Pengusaha dilarang membayar gaji karyawan di bawah upah minimum yang berlaku di daerah, baik itu upah minimum kabupaten/kota (UMK), provinsi (UMP), maupun sektoral (UMSP/UMSK).
Jika perusahaan menerapkan gaji standar upah minimum untuk karyawan baru, maka wajib melakukan penyesuaian/kenaikan setiap tahun sesuai kenaikan UMP/UMK agar upah terendah di perusahaan tidak kurang dari upah minimum. Dalam hal ini, kenaikan upah (minimum) berkala menjadi kewajiban perusahaan.
Pelanggaran ketentuan upah minimum merupakan tindak pidana kejahatan, sehingga pengusaha dikenai sanksi penjara paling singkat 1 tahun dan paling lama 4 tahun dan/atau denda paling sedikit Rp100 juta dan paling banyak Rp400 juta sesuai Pasal 185 UU Ketenagakerjaan.
Aturan 2: tidak menurunkan gaji karyawan
Aturan pokok kedua adalah larangan menurunkan atau mengurangi upah karyawan. Artinya, gaji karyawan, termasuk yang sudah dinaikkan dan melebihi upah minimum, tidak bisa diturunkan atau dikurangi. Ketentuannya ada di Pasal 83 ayat (1) PP Pengupahan:
Perusahaan yang telah memberikan upah lebih tinggi dari upah minimum yang telah ditetapkan, pengusaha dilarang mengurangi atau menurunkan upah.
Prinsipnya, sekali upah naik, maka berlaku untuk seterusnya dan tidak bisa diturunkan atau dikembalikan ke nominal awal. Jika melanggar, pengusaha bisa dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan kegiatan usaha.
Aturan 3: menetapkan aturan kenaikan gaji secara internal
Peninjauan upah dan kenaikan gaji dituangkan ke dalam perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), dan/atau perjanjian kerja bersama (PKB). Baik PK, PP, maupun PKB berlaku mengikat kedua pihak, sepanjang ketentuannya tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Nah, jika salah satu aturan internal tersebut memuat kewajiban perusahaan menaikkan upah berkala, periodenya, dasar penetapannya, dan cara menghitungnya, maka aturan tersebut secara otomatis berlaku. Dengan begitu, setiap perusahaan bisa memiliki sistem kenaikan upah yang berbeda-beda.
Baca Juga: Daftar UMP 2025: Jakarta Tertinggi, Jawa Tengah Terendah
Prosedur kenaikan gaji berkala
Berikut ini beberapa langkah yang umum dilakukan perusahaan dalam peninjauan upah dan penyesuaian gaji berkala.
1. Menetapkan faktor yang memengaruhi kenaikan gaji
Ada banyak faktor yang bisa dipertimbangkan dalam menghitung kenaikan gaji berkala seperti disebutkan di atas. Untuk itu, perusahaan harus menetapkan mana yang akan memengaruhi perhitungan, misalnya inflasi dan hasil penilaian kinerja. Dua faktor tersebut harus diatur secara jelas di PK, PP, atau PKB.
Misalnya, aturan tersebut menyebutkan bahwa nilai inflasi yang digunakan adalah inflasi tahun berjalan yang mengacu pada angka resmi BPS. Sedangkan penilaian kinerja merujuk pada sistem evaluasi periodik karyawan di perusahaan yang menggunakan KPI.
2. Menentukan cara menghitung kenaikan gaji
Perusahaan juga perlu menetapkan formula atau rumus kenaikan gaji berkala dengan memasukkan faktor-faktor yang memengaruhi. Contohnya seperti berikut:
Gaji baru = Gaji lama + (Gaji lama% Kenaikan)
Jika kenaikan dipengaruhi angka inflasi dan nilai KPI karyawan, maka perlu dihitung lebih dulu persentasenya seperti contoh di bawah ini:
No | Kinerja | Nilai KPI | Kenaikan gaji |
1 | Outstanding | > 120 | Inflasi + 5% |
2 | Exceed expectation | 111 — 120 | Inflasi + 3% |
3 | Meet expectation | 100 — 110 | Inflasi + 1% |
4 | Need improvement | 90 — 99 | 1% |
5 | Unsatisfactory | < 90 | 0% |
Contoh perhitungan kenaikan gaji berkala:
Jika angka inflasi 3%, sedangkan nilai KPI karyawan 𝓧 adalah 115 dan gaji terakhirnya adalah Rp10,000,000, maka gaji tahun depan menjadi:
Gaji baru 𝓧 = Rp10,000,000 +{Rp10,000,000(3%+3%)} =Rp10,600,000
Sementara karyawan 𝓨 dengan gaji sama namun memiliki nilai KPI 95, maka kenaikan gajinya adalah:
Gaji baru 𝓨 = Rp10,000,000 +(Rp10,000,000 1%)=Rp10,100,000
3. Memberitahukan kenaikan gaji
Agar transparan, perusahaan sebaiknya memberitahukan kepada masing-masing karyawan secara personal mengenai nilai kenaikan gaji, termasuk bagaimana angka tersebut diperoleh dan kapan gaji baru mulai berlaku. Dalam hal ini, hasil penilaian kinerja karyawan bersangkutan juga perlu dicantumkan.
4. Membuat laporan kenaikan gaji karyawan
Laporan kenaikan gaji berguna untuk menghitung berapa besar tambahan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk gaji karyawan. Data ini juga membantu mengukur efisiensi perusahaan dan tingkat pengembalian investasi sumber daya manusia atau ROI tenaga kerja.
5. Melakukan penyesuaian struktur dan skala upah
Apabila kenaikan gaji juga berdampak pada perubahan kisaran upah di perusahaan, misalnya terjadi kenaikan upah terendah akibat kenaikan upah minimum atau penyesuaian gaji oleh perusahaan, maka struktur dan skala upah di perusahaan perlu diperbarui.
Baca Juga: Memilih Aplikasi KPI Terbaik untuk Penilaian Kinerja
Mengelola KPI dan gaji karyawan dengan payroll software
Untuk mengefisienkan tugas administrasi mengelola (kenaikan) gaji dan penilaian karyawan, kamu sebaiknya menggunakan Gadjian, software payroll terbaik di Indonesia. Cukup satu aplikasi untuk menyelesaikan banyak pekerjaan.
Gadjian juga merupakan aplikasi KPI berbasis web untuk membantu HR dan pengusaha menyusun sistem penilaian karyawan yang terstruktur, sehingga hasil evaluasi kinerja lebih objektif, dan transparan. Kamu bisa membuat siklus penilaian dan menyusun template KPI yang intuitif serta bisa dipersonalisasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Perangkat lunak cloud ini memungkinkan kamu memonitor kinerja karyawan secara real-time dan melakukan evaluasi kapan saja. Dengan aplikasi performance review digital, kamu juga bisa mendeteksi masalah lebih dini terkait kinerja karyawan dan memberikan feedback untuk perbaikan tanpa harus menunggu hingga akhir periode penilaian.
Gadjian mendukung penilaian kinerja 360° melalui penilaian oleh diri karyawan, atasan, rekan kerja, dan tim. Dengan begitu, kamu akan memperoleh penilaian yang komprehensif untuk setiap karyawan. Hasil penilaian karyawan tersaji di dashboard aplikasi dengan cepat dan detail, serta bisa menjadi dasar pengambilan keputusan.
Kelebihannya, fitur KPI karyawan ini terhubung dengan sistem payroll online, sehingga memudahkan perhitungan kenaikan gaji karyawan. Jadi, selain membuat penilaian, Gadjian juga bisa mendukung proses rewarding atas kinerja karyawan.
Gadjian memiliki fitur kalkulator gaji online yang mampu menghitung seluruh penghasilan dan potongan di slip gaji karyawan secara otomatis setiap bulan. Kamu hanya perlu melakukan pengaturan awal dengan memasukkan data jenis-jenis pendapatan karyawan di aplikasi, dan selebihnya sistem Gadjian yang akan bekerja sendiri menghitung slip gaji setiap tanggal penggajian karyawan.
- PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. JDIH Kemnaker. ↩︎