Dalam rekrutmen, kita mengenal cost per hire, yakni biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mempekerjakan satu orang karyawan baru. Biaya ini bisa mencakup pengeluaran dari mulai job posting hingga onboarding karyawan.
Dengan mengeluarkan biaya rekrutmen tersebut, tentunya perusahaan berharap memperoleh keuntungan atau nilai tambah yang lebih besar. Nah, untuk mengetahui apakah hiring karyawan tersebut menguntungkan dan berapa besar pengembaliannya bagi perusahaan, kita perlu hitung ROI rekrutmen.
Apa itu ROI rekrutmen?
ROI (Return on Investment) adalah alat pengukuran yang sering digunakan untuk menilai efisiensi dan profitabilitas suatu investasi, misalnya investasi saham atau kegiatan bisnis. Sederhananya, ROI membantu kita mengetahui seberapa besar nilai pengembalian atau keuntungan yang kita peroleh dari biaya investasi yang kita keluarkan.
Nah, dalam kacamata perusahaan, rekrutmen adalah sebuah investasi. Untuk itu rekrutmen yang sukses adalah yang memberikan keuntungan atau nilai tambah bagi perusahaan. Jadi, ROI rekrutmen adalah metrik untuk mengukur seberapa efektif proses rekrutmen karyawan di perusahaan.
ROI rekrutmen merupakan rasio antara keuntungan atau kerugian terhadap biaya. ROI positif berarti investasi menguntungkan, karena pengembalian yang diperoleh perusahaan lebih besar daripada biaya rekrutmen. Sedangkan ROI negatif berarti kerugian, karena pengembalian lebih kecil dari biaya yang dikeluarkan.
Baca Juga: 8 Cara Merekrut Karyawan yang Berkualitas di Era Digital
Apa manfaat menghitung ROI rekrutmen karyawan?
Pertama, dengan mengetahui tingkat keberhasilan rekrutmen, kita bisa mengevaluasi seluruh proses dan tahapan hiring karyawan, serta mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, kemudian mencari strategi rekrutmen efektif untuk mengoptimalkan hasil.
Kedua, ROI membantu kita dalam perencanaan anggaran rekrutmen yang lebih efisien. Misalnya, jika selama ini tingkat konversi kandidat rendah sementara biaya iklan lowongan pekerjaan cukup tinggi, maka kita mungkin bisa mencari sumber rekrutmen yang lebih potensial namun rendah biaya, seperti referral.
Ketiga, ROI bisa merepresentasikan nilai karyawan baru bagi perusahaan. Jika SDM dipahami sebagai aset organisasi, maka nilainya bisa dilihat dari seberapa besar kontribusi mereka dibanding dengan investasi yang dikeluarkan perusahaan.
Metrik rekrutmen
Sebelum menghitung ROI, sebaiknya kita bahas dulu sejumlah metrik atau indikator yang umum digunakan dalam mengukur efektivitas rekrutmen. Apa saja?
1. Time to fill
Berapa lama waktu yang kamu dihabiskan untuk mengisi posisi yang kosong di perusahaan lewat rekrutmen? Apakah 14 hari, 30 hari, atau lebih? Inilah yang kita sebut time to fill.
Durasi waktu merupakan indikator penting untuk menilai efisiensi dari sebuah proses hiring. Semakin lama prosesnya, semakin banyak waktu yang dihabiskan, maka rekrutmen semakin tidak efisien. Semakin lama posisi kosong tidak terisi, semakin besar kerugian perusahaan karena produktivitas turun, terlebih jika posisi tersebut sangat penting di organisasi.
Proses yang memakan waktu lama bisa membuat kita kalah bersaing dengan kompetitor yang ingin mempekerjakan kandidat yang sama. Kecenderungannya, pelamar akan memilih perusahaan yang lebih dulu menawarkan pekerjaan ketimbang menunggu ketidakpastian.
2. Cost per hire
Cost per hire merupakan biaya rekrutmen rata-rata yang bisa dihitung dari sejak awal proses rekrutmen sampai perusahaan mendapatkan seorang kandidat untuk dipekerjakan. Biaya ini antara lain berupa biaya iklan lowongan kerja, fee untuk agen rekrutmen atau perusahaan headhunter, dan biaya pelatihan awal. Mengapa biaya ini harus dihitung?
Biaya rata-rata merupakan indikator utama yang memengaruhi efisiensi perekrutan. Semakin besar biaya, tentu semakin tidak efisien prosesnya. Cara menghitung cost per hire adalah membagi jumlah biaya dengan jumlah kandidat yang direkrut.
Contohnya, jika dalam setahun perusahaan mengeluarkan biaya rekrutmen Rp100.000.000 dan berhasil mempekerjakan 20 orang karyawan baru, maka cost per hire adalah Rp5.000.000.
3. Quality of hire
Indikator berikutnya adalah quality of hire — tentang bagaimana kualitas karyawan yang baru direkrut. Nah, tentu kita harus memakai ukuran yang jelas untuk menilai sebuah kualitas. Bagaimana caranya?
Kita bisa mengukur kualitas atau nilai karyawan dengan menggunakan metrik job performance atau KPI, tingkat produktivitas, tingkat presensi, tingkat efisiensi pekerjaan, dan peningkatan pendapatan. Nilai yang tinggi menunjukkan kualitas hasil rekrutmen yang baik.
4. Retention rate
Tingkat retensi karyawan juga bisa menjadi metrik rekrutmen. Angka ini merupakan rasio jumlah karyawan yang bertahan terhadap jumlah karyawan dalam periode tertentu, misalnya setahun.
Retensi yang tinggi kerap dikaitkan dengan proses seleksi yang berkualitas dan onboarding yang sukses, karena perusahaan berhasil mendapatkan karyawan baru yang memiliki nilai-nilai yang sejalan dengan budaya perusahaan.
Baca Juga: Strategi Retensi Karyawan dan Indikator Tingkat Keberhasilan
5. Attrition rate
Nah, jika retensi mengukur rasio karyawan yang bertahan di perusahaan, maka atrisi merupakan kebalikannya — mengukur rasio karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam periode tertentu.
Tingkat atrisi juga bisa menjadi indikator rekrutmen di perusahaan, misalnya kita bisa mengetahui dari karyawan yang kita rekrut, berapa orang yang resign dalam kurun waktu kurang dari setahun. Atrisi yang cukup tinggi sering dihubungkan dengan kegagalan rekrutmen.
6. Conversion rate
Tingkat konversi merupakan indikator yang merujuk pada rasio kandidat yang lanjut ke proses selanjutnya. Misalnya, jika dari 500 pelamar, hanya 5 orang yang dipanggil wawancara, maka tingkat konversi sangat rendah. Jika masalahnya adalah hanya sedikit pelamar yang memiliki kualifikasi yang cocok, bisa jadi kita salah memilih sumber rekrutmen sehingga gagal menjaring pelamar potensial.
Nah, selain yang disebut di atas, indikator lain yang juga bisa digunakan untuk mengukur kesuksesan rekrutmen adalah pengalaman kandidat, kepuasan manajer, dan tingkat penerimaan tawaran kerja.
Cara menghitung ROI rekrutmen
ROI adalah rasio keuntungan bersih terhadap biaya. Keuntungan bersih dihitung dari jumlah perolehan dikurangi jumlah biaya. Jadi, kita bisa membuat rumus hitung ROI rekrutmen secara matematis seperti berikut:
| ROI = {(Perolehan dari karyawan – Biaya rekrutmen) ÷ Biaya rekrutmen} x 100% |
Perolehan dari karyawan mencakup semua nilai yang dihasilkan oleh karyawan dalam periode tertentu dan bisa dihitung secara finansial. Perolehan dari karyawan bisa dalam bentuk seperti berikut:
- Peningkatan pendapatan atas kontribusi karyawan baru — hitung tambahan pendapatan yang dibuat oleh karyawan, misalnya sales manager yang baru berhasil menaikkan angka penjualan sebesar 200% dari angka penjualan tahun sebelumnya.
- Pengurangan biaya — hitung berapa banyak penghematan yang berhasil dilakukan oleh karyawan, misalnya manajer produksi yang baru memperkenalkan metode baru yang berhasil membuat proses produksi menjadi lebih efisien dan memangkas biaya produksi 30%.
- Kontribusi dalam proyek strategis — hitung nilai proyek atau profit yang diperoleh perusahaan karena kontribusi karyawan, misalnya berkat pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan negosiasi, karyawan yang baru direkrut berhasil mendapatkan proyek senilai Rp100 miliar untuk perusahaannya.
Sedangkan biaya rekrutmen merupakan akumulasi dari seluruh pengeluaran perusahaan untuk merekrut karyawan, termasuk:
- Biaya iklan lowongan kerja — hitung semua pengeluaran untuk job posting, misalnya melalui laman karir situs web, media sosial, maupun iklan media cetak.
- Biaya agen rekrutmen — apabila menyewa agen rekrutmen atau headhunter, hitung semua biaya yang dikeluarkan perusahaan.
- Biaya operasional wawancara — mencakup semua pengeluaran untuk mengelola seleksi karyawan, termasuk uang lembur tim HR (perekrut) jika harus bekerja lembur.
- Biaya pelatihan — biaya untuk memberikan pelatihan bagi karyawan baru.
- Gaji karyawan — gaji bulanan karyawan baru bisa dimasukkan sebagai biaya, termasuk gaji masa percobaan (probation) jika ada.
Contoh perhitungan ROI rekrutmen
Berdasarkan rumus di atas, kita bisa menghitung contoh hitung ROI rekrutmen. Misalnya, untuk mengisi posisi sales manager, perusahaan mengeluarkan biaya seperti berikut:
- Biaya menyewa agen headhunter: Rp10.000.000
- Gaji sales manager baru per bulan: Rp15.000.000
- Kenaikan nilai penjualan dalam 6 bulan oleh sales manager baru: Rp180.000.000
Kita hitung dulu biaya rekrutmen seperti berikut:
| Biaya rekrutmen | = biaya agen rekrutmen + biaya gaji 6 bulan = Rp10.000.000 + (6 x Rp15.000.000) = Rp100.000.000 |
Sekarang kita hitung ROI rekrutmen dengan rumus di atas:
ROI Rekrutmen | = {(Perolehan dari karyawan – Biaya rekrutmen) ÷ Biaya rekrutmen} x 100% = {(Rp180.000.000 – Rp100.000.000) ÷ Rp100.000.000} x 100% = 80% |
Pada contoh di atas, kita peroleh ROI dengan nilai positif, yaitu 80%. Artinya, dalam 6 bulan, investasi perusahaan untuk merekrut karyawan telah menghasilkan keuntungan sebesar 0,8 kali biaya yang telah dikeluarkan perusahaan.
Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi: Tujuan, Metode & Tantangan
Optimalkan proses rekrutmen dengan aplikasi digital
Salah satu tips meningkatkan ROI rekrutmen adalah dengan mengoptimalkan proses rekrutmen menggunakan teknologi digital. Caranya mudah, kamu bisa menggunakan modul GATS di Gadjian, software HRIS terbaik di Indonesia.
Apa saja kelebihannya?
Aplikasi rekrutmen karyawan GATS tidak hanya meringankan pekerjaan tim perekrut dan HR, tetapi lebih penting adalah meningkatkan kualitas hasil rekrutmen dan mengefisienkan prosesnya. Aplikasi ini membantu memangkas waktu dan biaya rekrutmen, serta meningkatkan peluang memperoleh kandidat yang paling tepat untuk mengisi posisi kosong di perusahaan kamu.
Kandidat yang tepat cenderung memiliki kinerja dan produktivitas tinggi, sehingga berpotensi mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Sedangkan proses rekrutmen yang efisien dapat mengurangi biaya perusahaan. Dengan cara itu — memperbesar peluang keuntungan dan memperkecil biaya — penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan GATS dapat membantu meningkatkan ROI.
GATS merupakan modul applicant tracking system berbasis cloud untuk mengelola proses rekrutmen secara online dengan data real-time. Kamu bisa mengatur tahapan rekrutmen dari mana saja, memantau kemajuan, dan melacak perjalanan kandidat selama proses seleksi.
Modul ini juga memungkinkan pengelolaan database pelamar secara terpusat, menyimpan curriculum vitae dan resume, dan mengaturnya secara cepat di satu aplikasi. GATS juga memungkinkan kolaborasi efektif antar tim perekrut dan manajer, serta pemberian umpan balik secara langsung.
Mau lebih hemat lagi?
Buat iklan lowongan pekerjaan dan pasang di Gadjian jobsite, lalu bagikan ke media sosial seperti LinkedIn untuk menarik para profesional untuk melamar. Laman karir Gadjian ini tersedia gratis untuk job posting, sehingga membantu memangkas biaya rekrutmen. Kamu juga bisa langsung memproses lamaran yang masuk secara online, dan data akan terintegrasi di Gadjian.
Gadjian adalah HRIS & payroll software yang powerful untuk mengelola administrasi karyawan. Dari mulai kelola penggajian, database karyawan, cuti, aset kantor, KPI karyawan, hingga rekrutmen, semua bisa dikerjakan di satu aplikasi.
