Permasalahan yang kerap muncul dalam operasional sehari-hari perusahaan biasanya disebabkan ketidakjelasan sistem kerja, peran dan peraturan. Membuat peraturan perusahaan adalah solusi menjalankan operasi bisnis yang efektif dan efisien.
Bentuk dari peraturan tersebut berupa tata tertib perusahaan.
Tata tertib perusahaan adalah daftar panduan perilaku, tanggungjawab dan etika dalam beraktivitas di lingkungan kerja. Tujuannya untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan lebih positif, biasanya diberikan HR saat onboarding karyawan baru.
Bagaimana menerapkan tata tertib perusahaan dengan efektif? Simak penjelasan berikut.
Alasan Pentingnya Membuat Tata Tertib Perusahaan
Tata tertib karyawan sangat penting untuk dibuat karena berdampak positif terhadap perusahaan dan disiplin kerja karyawan. Beberapa alasan pentingnya menerapkan tata tertib di tempat kerja adalah:
Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Manfaatnya
a. Membentuk kedisiplinan di lingkungan kerja
Tata tertib perusahaan membentuk kebiasaan disiplin karyawan di kantor dengan adanya standar perilaku yang jelas, misalnya jam kerja, tanggungjawab, dan penggunaan fasilitas. Karyawan yang memahami aturan akan menghindari tindakan yang merugikan perusahaan.
b. Meningkatkan produktivitas karyawan
Ketika perusahaan menerapkan tata tertib, karyawan lebih fokus untuk bekerja tanpa terdistraksi oleh masalah internal seperti konflik antar karyawan. Tata tertib diharapkan dapat meminimalisir segala hal yang berpotensi menurunkan kinerja mereka.
c. Meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja
Tata tertib mengatur penggunaan alat kerja, prosedur keselamatan, pencegahan kecelakaan dan tindakan darurat sehingga melindungi karyawan dari risiko terjadinya kecelakaan kerja. Selain itu juga menjamin kesehatan karyawan, misalnya melalui aturan cuti sakit.
d. Menjadi dasar untuk penilaian kinerja karyawan
Tata tertib berfokus pada aspek perilaku karyawan, seperti kedisiplinan, etika dan kualitas kerja. HR dapat menggunakan hasil penilaian kinerja karyawan berdasarkan tata tertib sebagai dasar sistem reward dan punishment karyawan. Karyawan yang berkali-kali melanggar disiplin diberikan surat peringatan karyawan.
Contoh Tata Tertib Perusahaan bagi Karyawan
Tata tertib perusahaan bisa berbeda-beda tergantung dengan industri, skala bisnis dan budaya organisasi. Perusahaan yang memberlakukan sistem kerja 1 shift tentu akan berbeda dengan pengaturan 3 shift, bukan?
Berikut poin penting dan contoh tata tertib perusahaan :
1. Kehadiran dan Jam Kerja
Bagian ini mengatur kehadiran (hadir, izin, sakit) dan jam kerja (jadwal, istirahat, cuti) karyawan. Karyawan yang melanggar akan dikenakan sanksi. Contoh aturannya :
- Dalam menjalankan pekerjaan, karyawan wajib untuk mengikuti waktu kerja Senin hingga Jumat pukul 08.00 s/d 17.00 WIB dan berhak mendapatkan istirahat antar jam kerja pukul 12.00 s/d 13.00 WIB.
- Setiap karyawan wajib hadir dan bekerja pada waktu yang telah ditetapkan sesuai jadwal kerjanya.
- Setiap karyawan sudah harus siap di tempat kerjanya 10 (sepuluh) menit sebelum saat dimulainya jam kerja.
- Sebelum dan sesudah jam kerja, karyawan wajib melakukan absensi pada mesin fingerprint yang disediakan perusahaan. Mengabaikan kewajiban absensi dianggap sebagai mangkir atau cuti, kecuali jika ada penjelasan seperti sakit, perjalanan dinas, dan lain-lain.
- Keterlambatan masuk kerja mencapai 30 menit dan/atau datang terlambat lebih dari tiga kali dalam satu bulan dianggap melanggar tata tertib dan akan mendapatkan sanksi administratif kecuali bila telah diberitahukan dan mendapat izin atasan langsung.
- Karyawan yang tidak masuk kerja lebih dari 1 hari karena sakit diwajibkan membawa surat keterangan dokter dan menyerahkan kepada HRD langsung pada hari pertama masuk kerja kembali.
- Ketidakhadiran tanpa pemberitahuan akan dikenakan sanksi administrasi.
Untuk mendukung tata tertib kehadiran dan jam kerja karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi HRIS online Gadjian, yang menawarkan fitur manajemen operasional HR.
Misalnya, pencatatan kehadiran, pembuatan pola shift kerja, serta pengelolaan cuti dan izin. Dashboard HR analitik Gadjian akan menampilkan data produktivitas waktu dan disiplin karyawan Anda.
2. Penampilan dan Pakaian Kerja
Bagian ini mengatur penampilan dan jenis pakaian yang diperbolehkan saat karyawan bekerja. Biasanya diterapkan pada bisnis yang berhubungan langsung dengan pelanggan.
Berikut contoh tata tertib pakaian karyawan di toko ritel :
- Setiap karyawan harus berpenampilan bersih, rapi, sopan, menarik dan tidak berlebihan.
- Setiap karyawan yang telah mendapatkan seragam wajib memakai seragam selama jam kerja sesuai petunjuk.
- Setiap karyawan wajib menggunakan kartu tanda pengenal dan tali ID sesuai standar yang telah ditetapkan.
- Karyawan toko menggunakan sepatu warior berwarna hitam putih dan kaos kaki hitam polos.
- Rambut selalu rapi dan bersih, untuk karyawan pria rambut tidak boleh melewati kerah baju. Untuk karyawan perempuan area toko dan warehouse, apabila rambut panjang sebahu, rambut dapat digerai dan dijepit rapi, untuk rambut lebih dari sebahu dapat diikat rapi.
- Karyawan di bagian Kitchen wajib menggunakan haircap.
Baca Juga: Ketentuan Menyusun Aturan Perusahaan untuk Karyawan
3. Penggunaan Fasilitas Perusahaan
Bagian ini mengatur penggunaan fasilitas kantor seperti telepon, internet, ruang meeting hingga kendaraan perusahaan. Penggunaan fasilitas harus relevan dengan tugas pekerjaan dan karyawan harus merawatnya dengan baik.
Di bawah ini disajikan contoh tata tertib penggunaan fasilitas karyawan resto :
- Setiap yang berada di area dapur diwajibkan menggunakan peralatan yang sudah sesuai dengan standar yag ditentukan pihak perusahaan.
- Dilarang menggunakan alat-alat dan perlengkapan dapur di luar urusan produksi.
- Dilarang menggunakan telepon seluler di dalam area produksi saat bekerja, kecuali untuk urusan produksi.
- Dilarang mengkonsumsi makanan yang ada di dapur kecuali tester. Makanan untuk karyawan akan disediakan tersendiri oleh pihak dapur.
- Sebelum meninggalkan dapur, double check kompor dan gas, apakah sudah mati atau belum. Bersihkan dulu dapur, cuci bersih peralatan baik bagian dalam dan luarnya.
- Menghemat penggunaan listrik, air, dan bahan habis pakai lainnya.
4. Sikap dan Perilaku di Tempat Kerja
Bagian ini mengatur perilaku karyawan yang dapat diterima dan tidak dapat diterima di perusahaan, seperti etika komunikasi, prosedur pelayanan, dan kerahasiaan.
Inilah contoh tata tertib perilaku di tempat kerja :
- Setiap karyawan berkewajiban menjaga hubungan baik antar karyawan, sopan pada atasan dan pimpinan menggunakan bahasa yang baik.
- Karyawan tidak dibenarkan mengumpat/mencaci atau berbicara kasar/keras/tidak pantas dengan karyawan lainnya atau dengan pelanggan.
- Karyawan wajib memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan, baik dari internal maupun eksternal perusahaan.
- Karyawan harus menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan pelanggan dan tidak diperbolehkan untuk mengungkapkan informasi rahasia kepada pihak luar tanpa izin.
- Dilarang melakukan pelecehan seksual dan perbuatan tidak senonoh.
5. Kebijakan Keamanan
Tata tertib keamanan meliputi cara untuk menjaga keamanan fisik, data dan informasi perusahaan. Aspek ini juga bisa diberlakukan untuk mengatur penggunaan teknologi perusahaan. Contoh tata tertib terkait kebijakan keamanan :
- Karyawan wajib menggunakan kartu ID pengenal saat masuk dan keluar area perusahaan.
- Tidak diperkenankan membawa barang yang mudah terbakar dan berbahaya ke area perusahaan.
- Karyawan wajib menggunakan alat pelindung diri (APD) yang telah disediakan oleh perusahaan.
- Karyawan tidak diperbolehkan meng-install perangkat lunak yang tidak diizinkan dan tidak menggunakan penyimpanan pribadi (flash disk, hard disk) untuk menyimpan data perusahaan.
- Pengiriman data perusahaan hanya melalui saluran komunikasi yang aman dan terpercaya.
Pelajari sistem keamanan aplikasi HRIS!
6. Kode Etik
Kode etik mengatur perilaku yang berhubungan dengan nilai-nilai perusahaan, seperti integritas, akuntabilitas dan transparansi. Berikut contoh kode etik dalam tata tertib karyawan :
- Karyawan wajib menjunjung tinggi integritas, kejujuran dan etika bisnis.
- Setiap karyawan tidak dibenarkan karena jabatan dan pekerjaannya meminta maupun menerima hadiah dan pemberian lainnya untuk kepentingan pribadi, baik dalam bentuk tunai maupun non tunai dari pihak manapun yang mempunyai hubungan usaha dengan perusahaan.
- Karyawan dilarang untuk menyampaikan, memberitahukan, membocorkan atau membuka informasi rahasia perusahaan.
Implementasi Tata Tertib Perusahaan yang Efektif
Bagaimana memaksimalkan kedisiplinan karyawan melalui tata tertib? Berikut tipsnya.
1. Menyusun tata tertib dengan sistematis
Agar aturan yang diterapkan efektif dan adil, mulailah dengan memahami kebutuhan dan tujuan perusahaan. Diskusikan rencana penyusunannya dengan manajemen, HR dan departemen terkait. Kemudian susun tata tertib dengan jelas, spesifik dan hindari penggunaan bahasa yang ambigu.
2. Sosialisasikan kepada karyawan
Sosialisasi bisa dilakukan melalui berbagai saluran, seperti pertemuan rapat umum, pelatihan, papan pengumuman dan membagikan salinan tata tertib.
3. Tentukan sanksi yang tegas
Berikut adalah sanksi yang diberlakukan terhadap karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan sesuai tingkat pelanggaran :
- Peringatan lisan, diberikan sebagai peringatan awal agar karyawan mendapatkan kesempatan untuk memperbaiki perilakunya.
- Peringatan tertulis, diberikan apabila pelanggaran yang dilakukan berlanjut dan tergolong serius. Isinya mencantumkan pelanggaran, konsekuensi dan sanksi.
- Penundaan kenaikan gaji dan promosi, diberikan pada pelanggaran serius, seperti perilaku tidak etis atau pelecehan sebagai penegasan perusahaan.
- Surat peringatan (SP) atau penonaktifkan sementara, diberikan sebanyak tiga kali sesuai banyak pelanggaran.
- Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), sebagai sanksi jika pelanggaran tergolong serius dan berulang.
Pelajari prosedur PHK karyawan tetap dan kontrak!
4. Tinjau dan perbarui berkala
Untuk melihat efektivitas penerapan tata tertib, lakukan peninjauan berkala, supaya menyesuaikan perubahan kebutuhan perusahaan dan memperbaiki aturan yang tidak efektif.
5. Gunakan aplikasi manajemen karyawan
Pemantauan implementasi tata tertib akan lebih efektif menggunakan aplikasi HRIS (Human Resources Information System). Rekomendasi aplikasi manajemen karyawan terbaik di Indonesia adalah Gadjian.
Gadjian dapat membantu perusahaan dalam mengelola kehadiran, cuti, dan kinerja karyawan serta terintegrasi dengan sistem payroll dan benefit karyawan.
Baca Juga: Lengkap! Contoh Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, dan SP3
Aplikasi HRIS Gadjian, Solusi Disiplin Kerja Karyawan
Untuk mengefisienkan penerapan tata tertib, Anda dapat mengandalkan peran aplikasi HRIS Gadjian untuk mengelola dan meningkatkan disiplin kerja karyawan. Gadjian menawarkan fitur-fitur yang membantu Anda monitoring kehadiran, pekerjaan dan kinerja karyawan.
Melalui fitur approval multilevel-organisasi Gadjian, Anda dapat mengelola pengajuan struktur organisasi, izin hingga cuti dari banyak cabang. Selain itu, juga memungkinkan mengelola jadwal kerja karyawan lebih efektif, termasuk untuk penerapan sistem shift yang bisa diatur sesuai aturan jam kerja di tata tertib.
Terdapat fitur HR analitik yang mengakomodasi pekerjaan HR dalam mengelola, menilai kinerja dan menganalisis KPI karyawan. Sistem berbasis cloud memudahkan HR melakukan penilaian kapan pun, termasuk dalam pembuatan template penilaian KPI.
Dengan pelacakan kinerja, Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang melanggar tata tertib dan mempertimbangkan teguran dan sanksi yang diberikan. Gadjian menyediakan laporan detail kepatuhan karyawan Anda dalam mematuhi tata tertib, sehingga implementasinya bisa berjalan efektif dan efisien.
