Pengelolaan inventaris yang sistematis termasuk aspek penting dalam menjalankan bisnis, selain strategi yang tepat dan pelayanan pelanggan yang baik. Salah satu kegiatan pengelolaan inventaris kantor adalah memastikan kebutuhan kantor dipenuhi tepat waktu sesuai anggaran.
Inventaris sendiri merupakan bagian dari aset perusahaan yang harus dijaga dan pembeliannya dilakukan dengan membuat surat pengajuan barang ke perusahaan. Pengajuannya harus secara resmi dan seizin atasan, bukan secara lisan saja.
Agar Anda dapat memahaminya, berikut akan dibahas bebagai contoh surat pengajuan barang inventaris kantor dan panduan cara membuat surat pengajuan yang efektif untuk kantor Anda.
Pentingnya Surat Pengajuan Barang
Saat ingin mengadakan suatu barang, hal yang harus Anda lakukan adalah meminta persetujuan atasan. Persetujuan pengadaan tersebut diperoleh melalui permohonan surat pengajuan barang.
Baca Juga: Contoh dan Cara Pengelolaan Aset pada Perusahaan
Surat pengajuan barang adalah surat resmi internal instansi atau perusahaan yang bertujuan untuk membeli barang seperti inventaris kantor, alat untuk mendukung operasional bisnis dan sebagainya.
Surat ini biasanya ditujukan kepada kepala sarana dan prasarana, kepala gudang atau departemen pengadaan.
Apa saja fungsi dari adanya surat pengajuan barang?
Memperoleh barang yang diperlukan
Fungsi utama surat pengajuan barang adalah memperoleh barang memastikan barang yang Anda butuhkan dapat segera disediakan. Misalnya departemen Anda membutuhkan printer baru karena printer lama rusak, maka Anda perlu mengajukan surat pengajuan printer baru.
Sarana komunikasi yang jelas
Surat pengajuan barang berperan sebagai alat komunikasi kebutuhan yang formal dan terstruktur antara staf dan manajemen kantor. Isinya yang spesifik akan mudah dipahami oleh pihak manajemen.
Memudahkan pengelolaan persediaan barang
Surat ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi persediaan barang dan mencegah kelebihan dan kekurangan barang yang dapat mengganggu operasional bisnis. Artinya, surat tersebut berfungsi sebagai alat kontrol agar persediaan barang selalu mencukupi kebutuhan operasional perusahaan.
Mengoptimalkan pengeluaran perusahaan
Surat pengajuan barang membantu perusahaan memperkirakan anggaran dan memilih barang yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan harga yang terjangkau. Hal ini akan mengoptimalkan pengeluaran perusahaan karena berfungsi sebagai alat evaluasi.
Menjaga transparansi dan akuntabilitas
Surat pengajuan barang dapat menjadi bukti tertulis untuk pengawasan internal dan audit. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melacak anggaran dan efisiensi pengadaan, serta memastikan akuntabilitas dalam penggunaan sumber daya perusahaan.
Cara Membuat Surat Pengajuan Barang
Beberapa perusahaan biasanya sudah memiliki template surat pengajuan barang, namun Anda tetap perlu memahami cara pembuatannya. Adapun berikut disajikan 4 langkah membuat surat atau form pengajuan barang untuk kantor Anda.
1. Identifikasi kebutuhan barang
Sebelum membuat surat pengajuan inventaris kantor, pastikan Anda sudah mengidentifikasi kebutuhan dalam daftar inventaris kantor, sehingga dapat mencantumkan informasi seputar daftar barang yang diperlukan, spesifikasi dan jumlahnya dalam surat pengajuan.
Daftar ini dapat berbentuk pencatatan manual di buku atau spreadsheet dan dapat juga menggunakan aplikasi inventaris barang kantor.
2. Pilih format yang tepat untuk penulisan surat
Dalam penulisan surat, gunakanlah format yang terstruktur dan bahasa yang jelas dan formal. Di bawah ini merupakan contoh format surat pengajuan barang :
- Kop surat. Berisi identitas perusahaan, termasuk nama, logo, alamat dan informasi kontak. Dibuat dengan rata tengah dan terletak pada bagian atas surat. Biasanya digunakan lembaga resmi. Jika bukan, dapat diganti dengan judul surat.
- Waktu pembuatan. Berisi informasi yang menunjukkan lokasi dan tanggal surat dibuat. Ditulis di pojok kanan atas awalan surat. Dalam pembuatan surat, Anda dapat menyertakan batas akhir waktu untuk merespon surat.
- Nomor surat dan lampiran. Anda dapat menulisnya di bagian kiri atas surat sesuai sistem penomoran perusahaan. Jika tidak ada berkas tambahan, tidak perlu mencantumkan lampiran.
- Tujuan surat. Umumnya ada di bagian atas sebelum salam pembuka berisi identitas pengirim dan penerima surat.
- Pendahuluan. Bagian awal surat yang berisi salam pembuka dan kata pengantar.
- Isi. Memuat penjelasan tentang pengajuan barang secara rinci kepada tujuan surat. Biasanya terdiri dari 1-2 paragraf.
- Tanda tangan dan nama terang. Hal ini menjadi bukti validitas surat.
Anda dapat menyesuaikan format di atas dengan template surat dari perusahaan untuk keseragaman.
Baca Juga: 5 Cara Menghitung Depresiasi Aset yang Tepat dan Terupdate
3. Tulis rincian barang yang diajukan
Sertakan informasi mengenai barang yang diajukan untuk mempermudah pembelian. Rincian tersebut bisa berupa nama barang, merk, kode barang, jumlah, spesifikasi, dan estimasi harga satuannya.
Anda juga dapat menyertakan alasan barang tersebut diperlukan, apakah untuk penambahan atau penggantian kerusakan.
4. Periksa kembali dan kirimkan surat
Pastikan Anda sudah memeriksa kembali surat yang sudah dibuat untuk menghindari informasi yang terlewat dan kesalahan penulisan. Jika diperlukan, dapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Setelah itu, kirimkanlah surat kepada tujuan, bisa menggunakan e-mail atau pos.
Tips Sukses Penulisan Surat Pengajuan Barang
Berikut beberapa tips untuk memastikan surat pengajuan peralatan kantor Anda sukses diterima dengan baik :
a. Gunakan format penulisan yang benar
Penulisan surat sebaiknya singkat, padat, serta menggunakan bahasa yang formal dan sopan agar isi surat mudah dipahami. Untuk mempermudah pihak manajemen membacanya, gunakan font yang jelas dengan ukuran standar, misalnya Times New Roman ukuran 12 atau sesuai template baku milik perusahaan.
b. Alasan pengadaan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan
Terdapat beberapa alasan pengadaan barang, di antaranya untuk menambah barang baru, kebutuhan rutin operasional, dan mengganti barang yang rusak. Berikan penjelasan mengapa barang tersebut diperlukan dan apa dampaknya terhadap kantor dan tim.
c. Lampirkan dokumen pendukung
Jika diperlukan, surat pengajuan akan lebih dipertimbangkan jika ada dokumen pendukung yang menunjukkan kebutuhan barang, misalnya lampiran data inventaris kantor, referensi produk dan penawaran harga dari supplier.
d. Gunakan aplikasi inventaris kantor
Saat ini sudah tersedia aplikasi inventaris kantor yang memudahkan perusahaan untuk mengelola aset dengan efisien. Aplikasi inventaris menawarkan kemudahan dalam mengontrol pergerakan stok barang, membuat data inventoris perusahaan hingga membuat surat pengajuan inventaris kantor hanya dalam hitungan menit.
Contoh Surat Pengajuan Barang di Perusahaan
Setelah mengetahui cara membuatnya, saatnya mengetahui contoh surat pengajuan barang yang baik dan benar seperti di bawah ini:
PT MAKMUR SEJAHTERA
Jakarta, 11 September 2024
Jalan Cut Meutia No.1 Jakarta Pusat
Nomor : …………………..
Perihal : Pengajuan Pembelian Barang Inventaris
Yth.
Kepala Departemen Procurement
PT Makmur Sejahtera
Sehubungan dengan meningkatnya kebutuhan operasional di Divisi Marketing, maka bertambah juga kebutuhan alat-alat kantor yang harus segera dipenuhi. Melalui surat ini, kami mengajukan permohonan pengadaan barang sebagai berikut :
| No. | Nama Barang | Jumlah | Spesifikasi | Estimasi Harga (unit) | Total Harga | Alasan pengajuan |
| 1. | Lenovo Ideapad | 5 | Intel i3, 8/512 GB SSD | Rp6.400.000 | Rp32.000.000 | Penggantian unit lama dan penambahan untuk staf baru |
| 2. | Printer Epson L3210 | 2 | Multifungsi, dye ink, wi-fi | Rp2.200.000 | Rp 4.400.000 | Mendukung kebutuhan cetak dokumen divisi |
| 3. | Meja kantor ergonomis Informa Maine | 5 | Ukuran 120x60x75 cm, serat kayu natural, MFC | Rp1.100.000 | Rp 5.500.000 | Penambahan meja untuk staf baru |
| 4. | Kursi kantor ergonomis Informa | 5 | adjustable, fabric, sandaran kepala dan lengan | Rp 950.000 | Rp 4.750.000 | Penambahan meja untuk staf baru |
| Total estimasi biaya | Rp46.650.000 | |||||
Beberapa item adalah penambahan barang untuk staf baru yang wajib masuk kerja mulai pada 14 Oktober 2024 sesuai dengan instruksi perusahaan. Kami berharap pengajuan ini dapat diproses secepatnya untuk mendukung kelancaran aktivitas dan kenyaman kerja di Divisi Marketing.
Demikian surat pengajuan pengadaan barang ini kami buat. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Meilani Sukma
Divisi Marketing
PT Makmur Sejahtera
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual
Modul GAGA Gadjian : Solusi Terbaik Kelola Aset Perusahaan Anda
Pengelolaan aset dan inventaris perusahaan sangat perlu diperhatikan untuk memastikan aset yang Anda miliki digunakan secara optimal dan tidak mengalami penurunan nilai signifikan. Selain itu untuk menjaga kenyamanan karyawan.
Apabila Anda ingin meningkatkan efektivitas pengelolaan aset yang lebih baik, fitur GAGA dari Gadjian adalah aplikasi aset kantor yang ideal untuk perusahaan Anda.
Modul GAGA Gadjian menawarkan fitur lengkap untuk melakukan pencatatan, pemantauan dan optimalisasi penggunaan aset. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi aset kantor dan mengelola daftarnya dengan cepat dan mudah.
GAGA Gadjian menyediakan data inventaris kantor Anda secara real-time sehingga mempermudah Anda nantinya dalam membuat surat pengajuan inventaris kantor hingga pelaporan aset perusahaan.
Segera manfaatkan modul GAGA Gadjian secara gratis untuk 50 unit inventaris kantor. Gadjian akan mengelola aset kantor Anda dengan praktis dan ekonomis.
