Apakah Anda sedang mempertimbangkan penerapan sistem mutasi untuk karyawan di perusahaan namun bingung bagaimana melakukannya? Sudahkah Anda menerapkannya namun belum mencapai hasil yang diinginkan?
Setelah membaca artikel ini, Anda akan memahami mutasi karyawan dan beberapa jenis mutasi yang kerap diberlakukan perusahaan, serta panduan lengkap menerapkan mutasi kerja dengan efektif dan bermanfaat untuk kemajuan bisnis Anda.
Apa Itu Mutasi di Perusahaan?
Mutasi di perusahaan merupakan proses perpindahan karyawan secara horizontal, baik dalam bentuk mutasi internal (perpindahan posisi dan jabatan) maupun eksternal (perpindahan tempat kerja).
Terkadang, hal ini juga mencakup perpindahan vertikal mencakup promosi dan penurunan jabatan dalam perusahaan.
Kebijakan mutasi dapat berasal dari manajemen perusahaan atau permintaan karyawan sendiri. Namun, prosedur mutasi tidak bisa dilakukan sembarangan karena sudah diatur dalam perundang-undangan dan peraturan perusahaan.
Baca Juga: Aturan Rotasi Karyawan Kontrak (PKWT) Sesuai UU
Aturan Hukum Mutasi Karyawan di Indonesia
Mutasi yang dilakukan oleh perusahaan merujuk pada UU Ketenagakerjaan (diperbaharui melalui UU Cipta Kerja), Peraturan Perusahaan, Perjanjian Kerja dan Perjanjian Kerja Bersama.
Berikut ketentuan umum mutasi berdasarkan kebijakan perundang-undangan Indonesia :
- Mutasi dilaksanakan secara terbuka, bebas, obyektif, adil dan setara tanpa diskriminasi.
- Penempatan karyawan diarahkan pada jabatan yang tepat sesuai keahlian, keterampilan, bakat, minat dan kemampuan.
- Mutasi kerja tetap memerhatikan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan karyawan sesuai dengan kebutuhan program nasional dan daerah.
- Pengusaha dilarang membayar upah pekerja di bawah Upah Minimum.
- Jika mutasi tidak diatur dalam aturan yang berlaku di perusahaan, maka setiap tindakan mutasi yang dilakukan perusahaan harus dibicarakan terlebih dahulu secara bipartit kepada karyawan yang bersangkutan (tidak boleh sepihak).
- Apabila karyawan menolak mutasi padahal sudah menjadi kewenangan perusahaan berdasarkan aturan perusahaan, maka kemungkinan sanksi yang diberikan dapat berupa pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai ketentuan yang berlaku.
Penyebab Terjadinya Mutasi Karyawan
Istilah mutasi sering diasumsikan negatif karena ada kesalahan pada kinerja karyawan. Padahal ada berbagai faktor yang mendorong perusahaan mengeluarkan kebijakan tersebut, di antaranya :
- Pengembangan karier. Biasanya dalam bentuk rotasi dan promosi jabatan yang memberi karyawan kesempatan untuk mengembangkan kemampuan dan menunaikan tanggungjawab baru yang lebih besar.
- Restrukturisasi perusahaan. Perubahan struktur seperti penggabungan beberapa kantor untuk efisiensi operasional, pembukaan hingga penutupan cabang mengakibatkan pemindahan karyawan ke kantor baru.
- Pemenuhan formasi kosong. Apabila terdapat kekurangan karyawan dalam suatu tim dan ada kelebihan karyawan di tim lain, maka terjadilah mutasi untuk mengisi kekosongan tersebut.
- Tuntutan proyek. Pemindahan karyawan terjadi karena kebutuhan proyek atas keahlian tertentu.
- Permintaan karyawan sendiri. Beberapa alasan karyawan mengajukan mutasi seperti ingin mencoba bidang pekerjaan yang berbeda, kesulitan dalam berkontribusi pada bidang yang dijalani, masalah kesehatan hingga alasan keluarga.
- Perbaikan kinerja. Mutasi memperbaiki kinerja dan produktivitas karyawan pada posisi yang lebih cocok.
Baca Juga: KPI Karyawan Outsourcing: 7 Langkah Sukses dan Contohnya
Jenis-Jenis Mutasi di Perusahaan
Terdapat beberapa jenis mutasi karyawan, mulai dari perpindahan jabatan karyawan swasta, posisi, departemen hingga kantor. Berikut tiga jenis mutasi berdasarkan tempat kerja, tujuan dan masa kerja karyawan.
Pelajari cara hitung biaya jabatan PPh 21 terbaru!
Mutasi Karyawan Berdasarkan Tempat Kerja
Mutasi ini mengacu pada perpindahan posisi dan lokasi karyawan dalam organisasi.
Mutasi Lokasi
Mutasi lokasi (location transfer) merujuk pada perpindahan karyawan ke lokasi yang berbeda, seperti perpindahan antar cabang, kantor, atau pabrik, baik antar daerah dalam suatu negara maupun ke lokasi luar negeri.
Mutasi Departemen
Mutasi departemen adalah bentuk mutasi yang memindahkan karyawan dari satu departemen ke departemen lain dalam perusahaan yang sama. Pemindahan ini dapat mencakup transfer antar divisi, antar unit kerja, hingga posisi baru di departemen lain.
Mutasi Peran
Dikenal juga dengan role transfer dimana karyawan dipindahkan dari satu peran ke peran lain di dalam perusahaan. Mutasi peran berfokus pada perpindahan tanggung jawab, jadi tempat kerjanya bisa saja masih dalam departemen yang sama.
Mutasi Shift
Mutasi shift adalah perpindahan karyawan yang bersifat horizontal antar tim dengan pekerjaan yang sama. Hanya jam kerjanya yang berbeda. Mutasi ini bisa melibatkan pemindahan karyawan antar shift harian atau mingguan.
Simak contoh jadwal shift kerja karyawan swasta!
Mutasi Produksi
Mutasi produksi berhubungan dengan pemindahan karyawan dari suatu lini produksi ke lini lainnya. Hal ini bisa juga mencakup perpindahan proses produksi dan produk (relokasi pabrik).
Misalnya, sebuah perusahaan yang memproduksi snack memindahkan proses pengemasan dari pabrik yang ada di Jawa Barat ke Jawa Tengah.
Mutasi Penggantian
Mutasi penggantian merujuk pada pemindahan karyawan dari satu posisi ke posisi lainnya untuk mengganti atau mengisi posisi kosong dari karyawan lama dan memberi kesempatan bagi karyawan yang memiliki beban kerja lebih sedikit untuk mengisi posisi tersebut.
Situasi ini bisa terjadi apabila ada karyawan yang sedang cuti panjang karena melahirkan atau sakit dan kekosongan posisi karena ada yang pensiun atau mengundurkan diri.
Mutasi Berdasarkan Tujuan
Mutasi didorong oleh beberapa tujuan yang nantinya akan berpengaruh dari cara menerapkan pemindahan karyawan hingga dampaknya terhadap perusahaan.
Promosi
Promosi adalah bentuk apresiasi kinerja karyawan dengan memindahkan karyawan ke posisi yang lebih tinggi di perusahaan.
Karyawan yang dipromosikan mendapatkan posisi yang lebih permanen, peningkatan tanggung jawab serta peningkatan gaji, insentif, dan fasilitas dari perusahaan.
Sebelum memberikan promosi, HR akan melakukan evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal), penilaian antar karyawan (peer review) hingga sejumlah asesmen seperti wawancara, tes psikologi, diskusi kelompok, dan tes lainnya.
Dengan adanya promosi, karyawan akan termotivasi untuk bekerja dan merasa dihargai oleh perusahaan.
Demosi
Demosi merupakan kebalikan dari promosi, yaitu suatu keadaan di mana perusahaan menurunkan jabatan atau tanggung jawab seorang karyawan.
Umumnya, demosi disebabkan oleh masalah pada performa karyawan, misalnya ketidakmampuan mencapai target atau menjalani tugas yang harus diemban. Oleh karena itu, demosi bertujuan untuk memperbaiki kinerja karyawan tersebut.
Pada demosi, upah dan keuntungan yang biasa diterima karyawan akan disesuaikan dengan posisi baru atau sering diistilahkan demosi turun gaji.
Rotasi
Rotasi kerja adalah perpindahan karyawan secara sistematis di antara beberapa posisi atau pekerjaan dalam organisasi. Rotasi menjadi strategi perusahaan dalam mengembangkan keterampilan dan minat karyawan di bidang-bidang baru.
Rotasi biasanya dilakukan secara horizontal saja, inilah yang menjadi perbedaan mutasi dan rotasi. Cakupan mutasi lebih luas, bisa vertikal maupun horizontal.
Contoh industri yang kerap menerapkan rotasi kerja di antaranya UMKM (bisnis kelas kecil dan menengah), perhotelan, toko ritel, restoran, dan manufaktor. Hal ini memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi dalam berbagai jenis tugas, bahkan memenuhi syarat pindah kerja.
Prosedur Melakukan Mutasi di Perusahaan
Melakukan mutasi diwarnai beberapa tantangan, seperti membuang banyak waktu untuk melatih karyawan di posisi baru, mengganggu proses pekerjaan, dan menimbulkan ketidakpuasan karyawan. Dampak jangka panjangnya adalah karyawan akan resign karena merasa tidak ada kenaikan karier mereka di perusahaan Anda.
Dengan perencanaan yang matang, mutasi dapat berjalan baik dan efisien. Berikut adalah rangkaian tahapan yang dapat Anda ikuti dalam menerapkan mutasi.
Tentukan tujuan dan waktu yang tepat
Menentukan tujuan mutasi artinya mengevaluasi kebutuhan perusahaan Anda dan mempertimbangkan tujuan jangka panjang pada pengembangan karyawan. Rencanakan mutasi pada awal periode agar transisi karyawan mulus.
Penting untuk menghindari mutasi saat periode sibuk karyawan seperti saat liburan dan akhir tahun. Apabila ada rencana restrukturisasi perusahaan, lakukan mutasi setelah perubahan dilakukan untuk menyesuaikan struktur baru.
Buat perencanaan dan dokumentasi prosesnya
Hal ini termasuk keterampilan karyawan, kebutuhan departemen penerima dan dampaknya terhadap keseimbangan kehidupan kerja karyawan.
Perencanaan juga termasuk memastikan karyawan didukung penuh dalam peran barunya. Bentuk dukungannya adalah pemberian pelatihan, bimbingan dan akses terhadap sumber daya sehingga karyawan dapat berkembang di peran barunya.
Jangan lupa dokumentasikan secara tertulis setiap proses, termasuk siapkan surat mutasi kerja sebagai validitas mutasi.
Komunikasi dengan karyawan
Komunikasi menjadi pertimbangan terpenting dalam memindahkan karyawan. Informasikan karyawan yang akan dimutasi terkait alasan pemindahan dan apa saja yang perlu mereka siapkan.
Hal ini bertujuan untuk mengurangi stres dan mencegah ketidakpastian bagi karyawan sehingga proses transisi berjalan lancar. Pastikan saat karyawan pindah, perubahan administratifnya sudah diselesaikan dengan cepat dan akurat.
Monitoring dan evaluasi
Setelah pemindahan, penting untuk menindaklanjuti kinerja karyawan di peran barunya dengan melakukan monitoring dan evaluasi berkala. Hal ini untuk memastikan keberhasilan karyawan di peran baru dan meminimalisir permasalahan yang mungkin timbul.
Baca Juga: 11 Metode Penilaian Kinerja untuk Upgrade Performance Karyawan
Gunakan Aplikasi Payroll Gadjian dalam Pengelolaan Karyawan Mutasi
Pekerjaan seperti pemindahan karyawan dapat Anda kelola dengan lebih mudah dan cepat menggunakan Aplikasi Payroll Gadjian.
Gadjian merupakan aplikasi HRIS atau manajemen sumber daya manusia yang berbasis cloud dan menawarkan fitur lengkap dalam mengelola administrasi perpindahan karyawan Anda.
Saat menerapkan mutasi, Anda dapat memperbarui database karyawan, berupa perubahan informasi data pribadi, posisi baru, dan detil gaji. Gadjian menyediakan data struktur dan skala upah yang dapat diperbarui berkala.
Mutasi berkaitan erat dengan perubahan gaji karyawan. Melalui Gadjian, Anda dapat update dan memproses perhitungan gaji baru. Data terkait tunjangan dan potongannya telah diperbaharui dalam slip gaji terbaru.
Terakhir, Gadjian menyediakan fitur KPI karyawan sebagai alat menganalisasa kinerja karyawan dan efektivitas mutasi yang Anda terapkan.
Dengan Gadjian, pengelolaan manajemen karyawan di perusahaan menjadi lebih baik dan efisien bagi perusahaan.
