Urusan membayar upah karyawan kadang menjadi tugas yang dihindari oleh HR. Anggapan-anggapan yang populer tentang penggajian karyawan berkisar antara: 1) tidak memberikan ‘keuntungan’ secara langsung kepada perusahaan – justru menjadi pengeluaran terbesar; 2) rumit, sulit, dan merepotkan, dengan segala komponen yang harus dihitung dengan saksama. Akan tetapi, pembayaran gaji merupakan suatu aktivitas yang memiliki implikasi sangat besar terhadap produktivitas karyawan, sehingga HR perlu merancang skema yang efektif dan efisien agar prosesnya tidak menyita seluruh waktu. Tak heran jika semakin banyak perusahaan di Indonesia menggunakan HRIS software seperti Gadjian, yang bisa bantu hitung gaji online sampai bayar hanya dengan 1 klik saja.
Baca Juga: Aturan Upah Karyawan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan
UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dalam Pasal 54 ayat 1 butir (e) menyebutkan bahwa, “Perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis harus memuat besarnya upah dan cara pembayarannya.” Artinya, sebelum memutuskan menggunakan payroll software, perusahaan harus menentukan skema pembayaran upah karyawan. Sebagai contoh, apakah karyawan akan menerima upah harian atau bulanan, apa saja komponen gaji yang akan mereka terima baik tambahan maupun potongan, hingga bagaimana pembayaran tersebut akan dilakukan. Dengan demikian, karyawan tidak akan merasa bingung saat hendak ‘menagih’ hasil kerja kerasnya. HR-lah yang harus aktif menyosialisasikannya, termasuk menginformasikan hal tersebut sebelum karyawan menandatangani perjanjian kerja.
Selanjutnya, HR juga perlu memperhatikan aspek-aspek perhitungan gaji, seperti PPh 21, iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, kasbon karyawan, dan sebagainya. Semua perusahaan di Indonesia tanpa terkecuali memiliki kewajiban untuk mendaftarkan karyawannya sebagai peserta BPJS sebagai bentuk jaminan sosial. Keikutsertaan karyawan dalam BPJS juga akan menghindarkan perusahaan dari berbagai sanksi administratif. Selain itu,PPh 21 merupakan kewajiban setiap wajib pajak yang sudah memenuhi kriteria. HR perlu memperhatikan metode pembayaran PPh 21, apakah dengan metode Gross, Gross Up dan Nett? Inilah alasan pentingnya penggunaan HR software asli Indonesia, yang selalu update dengan peraturan terbaru yang berlaku. Sebagai contoh, Gadjian dapat melakukan pembetulan PPh 21 jika sewaktu-waktu terjadi perubahan peraturan.
Baca Juga: Inilah Sanksi Jika HR atau Pengusaha Telat Membayar Upah Karyawan
Terakhir, perusahaan harus menyimpan dokumentasi pembayaran gaji karyawan setidaknya selama 3 (tiga) tahun. Pemerintah memang tidak mengatur hal ini secara jelas, namun ada baiknya perusahaan menyimpan data tersebut. Bisa jadi suatu saat catatan penggajian ini akan dibutuhkan dalam pengecekan pajak penghasilan karyawan, atau finance record perusahaan. Ingin lebih praktis dalam pengelolaan upah karyawan? Beralihlah ke slip gaji online yang lebih praktis dan dapat disimpan di cloud. Slip gaji berbentuk kertas tak hanya rawan rusak atau hilang, tetapi juga membutuhkan tempat penyimpanan khusus. Gadjian adalah aplikasi payroll Indonesia berbasis web sehingga bisa diakses di mana saja, namun terjamin keamanannya. Terintegrasi dengan aplikasi absensi online Hadirr, aplikasi akuntansi Jurnal, dan Mandiri Cash Management; manajemen keuangan dan karyawan perusahaan akan menjadi lebih rapi dan mudah.
