Mengelola jadwal kerja karyawan bisa menjadi tugas yang menantang, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan dan shift yang bervariasi. Penggunaan metode manual dalam pembuatan jadwal kerja juga sering kali menjadi hambatan karena memakan banyak waktu dan tidak efisien.
Salah satu solusi terbaik untuk mengatasi tantangan ini adalah dengan menggunakan aplikasi pembuat shift kerja. Aplikasi ini dapat membantu Anda mengatur jadwal kerja hingga 3 shift kerja, menghemat waktu, dan memastikan bahwa operasional bisnis berjalan lancar.
Artikel berikut akan mengulas pentingnya penggunaan aplikasi shift kerja dan memberikan rekomendasi aplikasi pembuat jadwal kerja yang bisa Anda pertimbangkan.
Apa Itu Aplikasi Shift Kerja?
Aplikasi shift kerja adalah software yang dirancang untuk membantu manajer dan HR dalam mengatur dan mengelola jadwal kerja karyawan.
Aplikasi ini memungkinkan pembuatan, penyesuaian, dan distribusi jadwal kerja dengan mudah, serta memberikan fitur-fitur tambahan seperti pelacakan absensi, notifikasi otomatis, dan integrasi dengan sistem payroll.
Dengan aplikasi pembuat shift kerja, perusahaan dapat menghindari kesalahan penjadwalan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan bahwa semua karyawan mengetahui jadwal kerja mereka dengan jelas.
Baca Juga: Peraturan Jam Kerja Shift Sesuai Aturan Terbaru
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Pola Kerja?
Perhitungan jam kerja di Indonesia telah ditetapkan oleh pemerintah melalui UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023. Aturan berikut ini memuat ketentuan jadwal kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan kontrak kerja:
- 7 jam selama 1 hari dan 40 jam selama satu minggu, untuk waktu kerja selama 6 hari dalam satu minggu.
- 8 jam selama 1 hari dan 40 jam selama satu minggu, untuk waktu kerja selama 5 hari dalam satu minggu.
Untuk menyesuaikan dengan aturan tersebut, kehadiran aplikasi pembuat jadwal kerja adalah solusi atas hambatan yang terjadi dari proses penyusunan shift kerja secara manual.
Penggunaan aplikasi pembuat shift kerja penting bagi bisnis karena aplikasi ini dapat memberikan sejumlah manfaat yang signifikan, antara lain:
- Efisiensi Waktu: Dengan menggunakan aplikasi pola kerja, proses penjadwalan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, menghemat waktu bagi manajer dan HR.
- Mengurangi Kesalahan: Dengan aplikasi yang otomatis, risiko kesalahan dapat dikurangi secara signifikan, sehingga memastikan bahwa jadwal kerja karyawan akurat dan tepat waktu.
- Meningkatkan Akurasi: Penggunaan aplikasi dapat memberikan informasi yang lebih akurat tentang jadwal kerja karyawan, termasuk informasi tentang shift yang diambil, cuti, dan lembur. Hal ini membantu meminimalkan konflik jadwal dan meningkatkan efisiensi operasional.
- Kemudahan Akses: Karyawan dapat dengan mudah mengakses jadwal kerja mereka melalui aplikasi mobile atau web. Hal ini memungkinkan mereka untuk selalu update informasi tentang jadwal kerja mereka.
- Peningkatan Produktivitas: Aplikasi pembuat shift kerja dapat memberikan solusi atas cara meningkatkan produktivitas kerja. Dengan jadwal kerja yang teratur dan teratur, karyawan cenderung lebih produktif dan efisien dalam melakukan tugas-tugas mereka.
Tips Memilih Aplikasi Pembuat Shift Kerja yang Tepat
Sebelumnya, Anda telah memahami pentingnya penggunaan aplikasi jadwal shift kerja dalam bisnis. Jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi ini, perhatikan beberapa tips berikut.
- Pertimbangkan untuk memilih aplikasi atau software yang berbasis web (online) untuk akses yang lebih fleksibel
- Cek apakah software menyediakan akses stabil 24/7 dan minim gangguan
- Cek jaminan keamanan data pada aplikasi yang akan dipilih
- Periksa fitur apa saja yang terdapat dalam aplikasi pembuat shift kerja
- Pilih aplikasi yang bisa memungkinkan Anda mengintegrasikan aplikasi lain dalam satu platform
- Cari tahu apakah aplikasi menyediakan layanan pendukung, seperti akun demo gratis dan saluran komunikasi untuk bantuan penggunaan
- Cek reputasi penyedia aplikasi untuk mengetahui gambaran kualitas produk mereka
5 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja untuk Bisnis Anda
Berikut adalah lima aplikasi pembuat jadwal kerja yang dapat membantu Anda mengelola jadwal kerja karyawan dengan lebih efisien:
1. Aplikasi Shift Kerja Gadjian
Gadjian merupakan salah satu software HR terbaik yang dapat membantu Anda mengelola keuangan dan karyawan perusahaan. Melalui Gadjian, Anda bisa menghadirkan manajemen HRD yang lebih produktif dan efisien.
Aplikasi ini menawarkan fitur pengelolaan pekerjaan yang memungkinkan Anda membuat jadwal shift kerja, baik untuk 2 atau 3 shift kerja. Fitur pola kerja dari Gadjian dapat memungkinkan Anda melakukan pembagian shift kerja untuk individu maupun grup.
Dengan tampilan yang user-friendly, Gadjian memudahkan manajer dan HR dalam membuat, menyesuaikan, dan mendistribusikan jadwal kerja. Adanya dukungan pelanggan yang baik pun dapat memudahkan Anda saat memerlukan bantuan.
Bukan hanya itu, karyawan pun dapat melihat dan saling koordinasi terkait jadwal kerja melalui aplikasi ESS GadjianKu. Pelajari lebih lanjut tentang keunggulan aplikasi GadjianKu dari Gadjian!
2. Asana
Aplikasi Asana menawarkan banyak fitur untuk manajemen kerja dan proyek. Beberapa di antaranya adalah berbagi tugas, mengatur waktu pengerjaan proyek, berkomunikasi dari jarak jauh, serta mengkoordinasikan email.
Aplikasi ini dapat digunakan di berbagai perangkat atau sistem, seperti PC, Android, dan iOS. Anda bisa menggunakan aplikasi ini secara gratis untuk tim berjumlah 15 orang.
Baca Juga: Tips Menyusun Jadwal Shift Perawat dan Terapis di Klinik
3. Google Calendar
Google Calendar adalah aplikasi yang bisa digunakan sebagai alat pembagian shift kerja karyawan Anda. Kelebihannya, Anda juga bisa menyambungkan Google Calendar dengan software Google yang lain.
Namun, penggunaan aplikasi ini sebaiknya dibatasi untuk kerja tim 5 orang saja agar Anda tidak kesulitan dalam melacak schedule karyawan.
4. Teamweek
Aplikasi dari Gantt Charts ini mirip dengan Google Calendar dengan tampilan UI yang lebih baik karena mampu melakukan visualisasi terhadap karyawan saat bekerja
Cara mengatur jam kerja karyawan melalui aplikasi ini sangat mudah. Anda bisa melakukan pengaturan atau kustomisasi label pada kalender. Sayangnya Teamweek belum punya fitur checklist dan catatan pekerjaan, hanya untuk scheduling saja.
5. Trello
Trello merupakan aplikasi jadwal digital dengan tipe buletin yang dapat disesuaikan dengan jumlah kontributor dan tugas yang akan dimasukkan.
Aplikasi ini memungkinkan Anda membuat list yang berisikan banyak card berisikan fitur Tasks, Note, Idea, dan Picture sehingga menarik untuk dibaca.
Baca Juga: Pembagian Kerja Shift Pagi, Siang, Malam Sesuai UU
Kelola Pembagian Shift Kerja & Payroll Otomatis di Gadjian
Aplikasi pembuat jadwal kerja dapat menjadi solusi atau cara meningkatkan produktivitas kerja dalam mengatasi berbagai tantangan dalam pengelolaan jadwal kerja. Beberapa rekomendasi di atas dapat membantu Anda memilih aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Gadjian adalah salah satu aplikasi shift kerja terbaik yang dapat membantu Anda dalam mengelola pembagian shift kerja dengan lebih mudah dan efisien. Aplikasi berbasis cloud ini memiliki fitur pola kerja yang dapat membantu Anda membuat jadwal kerja karyawan secara otomatis.
Untuk menghitung gaji karyawan shift, Anda juga bisa memanfaatkan fitur payroll dan slip gaji online dari Gadjian. Tidak hanya memudahkan Anda dalam perhitungan gaji, fitur ini dapat Anda manfaatkan untuk menghitung tunjangan, BPJS, uang lembur, THR dan bonus serta dengan potongan pajaknya secara otomatis.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana fitur-fitur tersebut dapat mengefisiensikan pekerjaan Anda? Coba akun demo Gadjian gratis selama 14 hari dan rasakan manfaatnya!
Sumber
