Merekrut talenta terbaik yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan akan membuat perusahaan atau bisnis Anda semakin sukses dan kompetitif di pasar. Permasalahannya, saat ini persaingan antar perusahaan untuk mendapatkan kandidat terbaik semakin ketat.
Apabila Anda bekerja di bidang Human Resource atau memiliki tanggungjawab dalam menangani proses hiring karyawan, diperlukan sejumlah strategi yang efektif untuk menarik minat kandidat potensial namun tetap efisien anggaran. Bagaimana caranya?
Berikut akan dibahas panduan lengkap menjalankan dan memperkuat proses hiring karyawan untuk HRD agar lebih mudah menemukan kandidat yang tepat.
Pentingnya Merekrut Karyawan Terbaik dengan Cara yang Optimal
Penting bagi HRD untuk memikirkan strategi dalam proses seleksi karyawan. Sebab, talenta terbaik akan berkontribusi secara signifikan terhadap kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.
Inilah beberapa alasan pentingnya :
Mengurangi Hiring Bias dalam Perekrutan
HR secara tidak sadar kerap membangun asumsi keliru terkait motivasi dan kemampuan kandidat. Aneka bias penilaian dalam tahap rekrutmen kemungkinan besar berisiko membuat Anda mempekerjakan karyawan yang tidak sesuai ekspektasi.
Simak jenis-jenis hiring bias dalam rekrutmen!
Proses hiring yang efektif diperlukan HR untuk meningkatkan kesadaran bias, sehingga penerimaan kandidat dapat didasarkan pada kualifikasi mereka secara objektif.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Rekrutmen Online, Rekruter Wajib Tahu!
Meminimalisir Biaya Rekrutmen (Cost-Efficient)
Dalam merencanakan metode rekrutmen karyawan, HR harus memerhatikan keseimbangan antara kualitas kandidat dan anggaran rekrutmen.
Perlu diingat bahwa apabila Anda terlalu fokus berhemat dan mengabaikan kualitas, dalam jangka panjang justru akan jadi sebuah bom waktu yang mengakibatkan perusahaan Anda mengeluarkan biaya yang sangat besar.
Mengurangi Tingkat Turnover Karyawan
Talenta terbaik cenderung lebih efektif dalam bekerja. Dengan merekrut karyawan yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan dan budaya perusahaan, maka kepuasan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan pun akan meningkat.
Hal ini akan mengurangi kemungkinan karyawan meninggalkan perusahaan dengan alasan ketidakcocokan.
Pelajari Beberapa Penyebab Turnover Karyawan Tinggi!
Tips Proses Hiring Karyawan yang Efektif & Efisien
Berikut adalah contoh langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk menyelenggarakan proses hiring karyawan yang baik.
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan
Sebelum membuat lowongan, pastikan Anda sudah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan secara keseluruhan (sebagai sebuah organisasi) dan secara khusus (kebutuhan karyawan).
Ikuti tiga tips ini untuk mempermudah Anda dalam mengidentifikasinya :
- Menentukan posisi yang kosong. Pada tahap ini, pertimbangkan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk setiap unit kerja. Apakah sedang memerlukan posisi pengganti atau justru menciptakan posisi baru.
- Menganalisis kebutuhan organisasi. HR perlu berkoordinasi dengan manajer atau karyawan untuk menganalisis posisi yang harus diisi dalam mencapai tujuan bisnis.
- Menentukan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan. Setelah menganalisis, Anda akan mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan agar posisi tersebut tidak terisi oleh karyawan yang overqualified maupun underqualified.
2. Mengembangkan Job Specification
Dalam rekrutmen, perusahaan bisa menetapkan parameter, syarat atau ketentuan tertentu. Hal tersebut nantinya dikembangkan menjadi spesifikasi pekerjaan dan menjadi dasar screening awal dalam alur rekrutmen, seperti pemeriksaan curriculum vitae (CV) pelamar.
Tiga hal yang perlu Anda perhatikan dalam membuat spesifikasi pekerjaan adalah :
- Buatlah dengan jelas dan rinci. Tujuannya supaya Anda mendapatkan talenta yang bekerja sesuai keahlian dan punya kemampuan untuk beragam tugas.
- Tentukan kriteria seleksi. Sertakan detil penting seperti pendidikan/pengetahuan, keterampilan (skill), pengalaman sebelumnya, dan karakteristik lainnya.
- Tentukan metode seleksi yang akan digunakan. Contoh proses rekrutmen yang bisa Anda terapkan adalah screening CV, tes kompetensi, wawancara, atau bisa lebih hemat anggaran lagi jika Anda menerapkan program referral.
3. Membuat Lowongan Pekerjaan
Perhatikan hal berikut saat Anda membuat lowongan pekerjaan :
- Membuat pengumuman lowongan kerja yang jelas dan rinci. Cantumkan persyaratan berkas yang lengkap, posisi dan deskripsi pekerjaan beserta benefitnya, dan informasi terkait perusahaan (termasuk contact person).
- Mencantumkan tenggat waktu lamaran dan desain lowongan dengan menarik. Visual desain yang menarik dapat merepresentasikan citra perusahaan. Pelamar yag tertarik pun dapat mempersiapkan diri untuk mengirim lamaran sesegera mungkin.
- Menyebarluaskan pengumuman lowongan kerja. Gunakan beberapa kanal seperti media sosial, situs perusahaan, dan platform rekrutmen agar lowongan Anda menjangkau banyak kandidat yang membutuhkannya.
4. Seleksi Kandidat
Karyawan yang telah mengirimkan lamaran selanjutnya akan menjalani serangkaian seleksi. Umumnya, proses seleksi yang diadakan perusahaan adalah seleksi administrasi dan seleksi tertulis untuk meninjau kemampuan kognitif dan kemampuan teknis kandidat.
Saat ini, beberapa perusahaan sudah memanfaatkan Aplicant Tracking System (ATS) untuk mengotomatisasi screening resume dan shorlisting kandidat sesuai kata kunci tertentu.
Hasilnya digunakan untuk menentukan kandidat yang akan diundang wawancara selanjutnya.
Baca Juga: Alasan HR Menolak Kandidat Karyawan Meskipun Hasil Wawancara Bagus
5. Wawancara (Interview)
Tes wawancara dilakukan HR dapat menggali lebih dalam mengenai kandidat. Untuk memastikan wawancara dapat berjalan lancar dan efisien, terdapat serangkaian langkah yang dipersiapkan.
- Merancang daftar pertanyaan wawancara. Susunlah pertanyaan dengan jelas, rinci, terstruktur dan bervariasi. Siapkan pertanyaan yang dapat memberikan gambaran sejauh mana kandidat dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
- Melakukan wawancara dengan kandidat terpilih. Biasanya HR menggunakan teknik tertentu saat wawancara berlangsung, contohnya memberi kandidat studi kasus berupa skenario dan meminta kandidat memberikan solusi (case interview).
- Menentukan kandidat yang paling sesuai. Setelah wawancara selesai dilakukan, kemudian HR melakukan evaluasi sesuai kriteria yang ditetapkan. Apabila wawancara melibatkan beberapa orang, HR perlu saling berkoordinasi.
6. Pemeriksaan Latar Belakang Kandidat (Background Check)
Ini merupakan tahap akhir dari pemeriksaan kandidat. HR akan melakuka verifikasi data kandidat, seperti riwayat kerja dan pendidikan untuk mengetahui kebenaran informasi yang disampaikan kandidat.
Selain itu, biasanya HR juga akan memeriksa catatan kriminal, riwayat kesehatan bahkan pemeriksaan media sosial. Setelah itu baru menentukan kandidat yang paling sesuai.
7. Penawaran Kerja
Dalam proses ini, Anda akan menawarkan pekerjaan kepada kandidat terpilih secara resmi melalui offering letter berisi deskripsi pekerjaan, status pekerjaan, perincian kompensasi, garis besar perusahaan, hak dan kewajiban karyawan, serta fasilitas karyawan.
Offering letter ini juga sekaligus menentukan persyaratan pekerjaan yang harus dipenuhi kandidat untuk menerima penawaran tersebut, seperti kontrak kerja atau penawaran khusus.
8. Employee Onboarding
Setelah dinyatakan lulus proses rekrutmen, karyawan akan menjalani masa training kerja atau employee onboarding. Onboarding dalam proses rekrutmen dilakukan untuk memastikan karyawan baru menerima penyambutan yang terstandarisasi dan sistematis.
Pelajari beberapa jenis training karyawan dalam perusahaan!
Onboarding juga jadi momen pengenalan karyawan dengan perusahaan dan karyawan lainnya. Beberapa hal inilah yang dilakukan untuk proses onboarding karyawan yang baik :
- Melakukan integrasi baru karyawan. Misalnya mengajak karyawan berkeliling dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada (company tour). Anda juga dapat menyelenggarakan masa orientasi dan pelatihan tertentu.
- Menentukan program pelatihan karyawan baru. Biasanya karyawan baru membutuhkan pelatihan keterampilan dan pendampingkan pekerjaan di masa awal (mentoring).
Simak juga SOP onboarding dalam proses rekrutmen!
Masalah yang Sering Terjadi dalam Rekrutmen Karyawan
Rekrutmen dapat menjadi tantangan besar bagi perusahaan, sebab HR memiliki target untuk menemukan talenta terbaik. Inilah yang memicu sejumlah kendala dan hambatan.
Apabila tidak ditangani dengan baik, nantinya muncul masalah serius seperti proses seleksi tidak berjalan efektif dan salah rekrut karyawan.
Inilah hambatan yang kerap dirasakan oleh HR dalam rekrutmen :
a. Terbatasnya Pilihan Talenta Terbaik yang Sesuai Kriteria
Setiap perusahaan biasanya memiliki kebutuhan talent yang unik. Tujuan bisnis Anda adalah menargetkan top talent yang paling sesuai dengan perusahaan.
Masalahnya, jumlah top talent saat ini masih minim dan kalaupun ada biasanya sudah berada di posisi terbaik perusahaan lain. Perusahaan tentu juga memiliki keterbatasannya sendiri.
Oleh karena itu, fokuslah menciptakan preposisi nilai karyawan terbaik untuk kandidat Anda. Jadi Anda dan kandidat mencari kesamaan yang dapat diterima dan memuaskan.
b. Alokasi Budget yang Tinggi
Komponen biaya rekrutmen dikelompokkan menjadi dua. Pertama, biaya internal seperti gaji, tunjangan, bonus dan pengembangan karier untuk tim perekrut internal (HR) dan software yang digunakan selama seleksi.
Kedua, biaya eksternal meliputi biaya pihak ketiga, pembuatan dan pemasangan iklan lowongan kerja, biaya event seperti job fair, dan biaya transportasi selama rekrutmen.
Keduanya digunakan untuk menghitung cost per hire. Biaya rekrutmen yang tinggi menjadi beban finansial bagi perusahaan. Tentu saja akan sangat disayangkan jika perusahaan salah merekrut karyawan, bukan?
c. Belum Menggunakan Software Rekrutmen Kandidat
Proses rekrutmen yang masih dilakukan dengan cara-cara manual sebenarnya merugikan dari segi biaya, waktu dan tenaga, lho.
Sudah seharusnya HR menggunakan aplikasi HRD untuk menemukan kandidat potensial dengan cepat dan tepat. Salah satu contohnya adalah menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan.
Baca Juga: 5 Alat Tes Psikologi dan Manfaatnya untuk Rekrutmen Karyawan
Solusi Perekrutan Karyawan yang Efektif dengan Gadjian
Selain menerapkan delapan strategi proses hiring karyawan di atas, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi rekrutmen karyawan seperti Gadjian untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif.
Gadjian merupakan payroll software Indonesia yang menghadirkan Modul GATS (Applicant Tracking System). Dengan modul ini, Anda dapat memantau proses rekrutmen digital dan mengelola database karyawan secara terpusat. Modul ini akan terpasang otomatis di akun Gadjian dan berbasis cloud.
Melalui Gadjian, HR manager dan tim rekrutmen dapat berkolaborasi untuk mengetahui kandidat yang memenuhi kualifikasi dan yang tidak memenuhi syarat. Anda dapat mengatur rekrutmen kapan saja dan di mana saja. Jadi lebih mudah, kan? Saatnya mengandalkan Gadjian untuk rekrutmen karyawan Anda.
