Sistem kerja shift menjadi praktik umum di banyak sektor industri dengan jenis pekerjaan terus menerus, yaitu pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam sehari dan 7 hari seminggu atau pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan dalam waktu kerja normal eight-to-four atau nine-to-five.
Jenis pekerjaan terus menerus ini ditetapkan oleh Kepmenakertrans No 233 Tahun 2003, meliputi jasa kesehatan; transportasi; pariwisata; pos dan telekomunikasi; penyediaan tenaga listrik, air bersih, bahan bakar minyak dan gas; swalayan dan pusat perbelanjaan; media massa; pengamanan; konservasi; dan pekerjaan yang apabila dihentikan akan mengganggu proses produksi atau merusak bahan.
Sektor usaha di atas kebanyakan berhubungan dengan pelayanan umum, kedaruratan, kebutuhan vital, dan keamanan. Oleh karena itu, perusahaan boleh beroperasi non-stop dan menerapkan kerja sistem shift untuk karyawan mereka.
Lalu, bagaimana peraturan jam kerja shift pada sektor usaha dengan jenis pekerjaan terus menerus? Apa saja yang harus dipatuhi pengusaha agar pola kerja karyawan di perusahaan tidak melanggar aturan ketenagakerjaan? Yuk, kita bahas.
Jumlah jam kerja shift
Peraturan pertama, jam kerja shift harus mengikuti ketentuan waktu kerja di UU Ketenagakerjaan, dan revisinya di UU Cipta Kerja, yaitu:
- 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja seminggu; atau
- 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja seminggu
Perusahaan bebas mengatur shift karyawan, misalnya shift pagi, shift siang, atau shift malam, selama jumlah jam shift tidak lebih dari 7 atau 8 jam. Waktu kerja ini tidak termasuk waktu istirahat di antara jam kerja.
Contohnya, pabrik manufaktur yang beroperasi 24 jam sehari menerapkan tiga shift sehari, yakni pagi 07.00 -15.00, siang 15.00 – 23.00, dan malam 23.00 – 07.00. Masing-masing shift memiliki waktu istirahat 1 jam.
Baca Juga: Aturan Ketenagakerjaan tentang Jam Kerja Karyawan Swasta
Jam lembur shift
Peraturan kedua, apabila karyawan dipekerjakan melebihi waktu kerja harian atau waktu kerja mingguan, maka sesuai dengan Kepmenakertrans 233/2003 wajib dihitung sebagai kerja lembur dan dibayarkan upahnya. Dalam hal ini, harus ada perintah lembur yang disetujui karyawan.
Misalnya, jika karyawan diminta untuk bekerja shift di hari libur resmi atau istirahat mingguan, atau bekerja melebihi jam shift harian, maka yang bersangkutan berhak mendapat upah lembur yang dihitung sesuai ketentuan pemerintah. Perhitungan upah lembur shift didasarkan pada jumlah jam lembur shift.
Perhitungan uang lembur shift mengikuti ketentuan PP No 35 Tahun 2021, yaitu menggunakan upah sejam sebagai basis pengali jam lembur. Upah sejam adalah 1/173 upah sebulan. Sedangkan waktu lembur maksimal adalah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, tidak termasuk lembur di hari libur atau istirahat mingguan.
Berikut ini ringkasan rumus hitung lembur shift dalam tabel:
Contohnya, apabila shift karyawan 08.00 – 16.00 namun diminta oleh atasan untuk bekerja sampai pukul 18.00, maka kelebihan 2 jam tersebut dihitung sebagai kerja lembur dan karyawan bersangkutan berhak mendapat upah lembur sebesar 3,5 x 1/173 upah sebulan.
Jam istirahat shift
Peraturan ketiga, pengusaha wajib memberikan waktu istirahat kepada karyawan, sebagaimana diatur dalam UU Cipta Kerja, Pasal 81 Angka 23 tentang perubahan Pasal 77 UU Ketenagakerjaan, seperti berikut:
- Istirahat antara jam kerja, paling sedikit setengah jam setelah bekerja selama 4 jam terus menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja;
- Istirahat mingguan 1 hari untuk 6 hari kerja seminggu atau 2 hari untuk 5 hari kerja seminggu.
Ketentuan waktu istirahat ini juga berlaku untuk sistem kerja shift. Jika biasanya dalam jam kerja normal, istirahat umumnya di lakukan pukul 12.00, maka dalam sistem shift, pengusaha dapat mengaturnya sesuai jadwal. Misalnya, untuk shift malam 23.00 – 07.00, istirahat diberikan pukul 03.00.
Istirahat kerja sangat penting terutama bagi karyawan shift malam. Sebab, rasa kantuk dan lelah di malam hari bisa menjadi penyebab kecelakaan kerja bagi pekerja yang berhubungan dengan peralatan mesin, listrik, dan lainnya.
Shift kerja malam
Peraturan keempat, apabila pengusaha mempekerjakan karyawan pada shift malam, yakni antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 7.00, maka ada ketentuan yang wajib dipenuhi menurut UU Ketenagakerjaan Pasal 76 serta Kepmenakertrans 224/2003, yaitu:
- Dilarang mempekerjakan karyawan perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun
- Dilarang mempekerjakan karyawan perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan dirinya maupun kandungannya.
- Wajib menyediakan makanan dan minuman bergizi, sekurang-kurangan memenuhi 1.400 kalori dan diberikan pada waktu istirahat jam kerja, serta tidak dapat diganti dengan uang.
- Wajib menjaga keamanan dan kesusilaan di tempat kerja, dengan menyediakan petugas keamanan serta kamar mandi terpisah laki-laki dan perempuan dengan penerangan layak.
- Wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi karyawan perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 05.00.
Penyediaan makanan dan minuman bergizi bagi karyawan shift malam bertujuan untuk membantu memulihkan energi, menjaga stamina, dan meningkatkan fokus kerja karyawan hingga pagi hari.
Baca Juga: Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan Produksi
Aturan shift bergilir
Peraturan kelima, shift sebaiknya diatur secara bergilir atau bergantian untuk mengurangi risiko kelelahan dan masalah kesehatan jangka panjang pada pekerja shift malam akibat begadang terus menerus. Untuk itu, jadwal kerja perlu dibuat berotasi dengan periode siklus yang teratur.
Dalam satu periode, karyawan shift pagi akan kebagian shift siang dan shift malam, begitu juga sebaliknya. Dengan pola kerja shift yang teratur ini, karyawan bisa memperkirakan jam kerja mereka untuk beberapa waktu mendatang, sehingga mereka juga dapat mengatur dan merencanakan kehidupan di luar pekerjaan.
Berikut ini contoh jadwal shift kerja untuk 4 grup karyawan dengan 3 shift harian pada divisi produksi perusahaan manufaktur.
Dengan jadwal di atas, grup A, B, C, dan D mendapat giliran shift merata dalam satu periode (pagi, siang, malam), begitu pula dengan libur kerjanya.
Baca Juga: Contoh Surat Pertukaran Shift Kerja di Perusahaan
Cara membuat jadwal shift otomatis
Ada cara mudah dan praktis untuk membuat pola kerja shift karyawan, yakni dengan menggunakan Gadjian dan Hadirr. Software payroll berbasis web Gadjian merupakan aplikasi gaji paling efisien, otomatis, dan akurat, untuk menghitung slip gaji online dan semua komponennya, mulai dari gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, THR, bonus, sampai PPh 21 karyawan.
Gadjian juga bisa digunakan sebagai aplikasi pembuat jadwal shift kerja karyawan dalam hal perusahaan kamu menerapkan peraturan jam kerja beragam, misalnya jam kerja pagi, jam kerja siang, dan jam kerja malam. Dengan fitur pola kerja, kamu bisa mengatur jam kerja harian dan libur mingguan, serta menerapkannya untuk unit kerja, departemen, atau seluruh perusahaan.
Selain Gadjian, aplikasi absensi online Hadirr juga bisa digunakan untuk membuat jadwal shift kerja. Kamu bisa membuat pengaturan shift untuk grup atau individu, dan dapat dipersonalisasi sesuai kebijakan perusahaan. Cukup buat satu kali pengaturan di awal, selanjutnya Hadirr yang akan mengatur jadwal shift secara otomatis. Kamu juga bisa memantau produktivitas harian karyawan di aplikasi.
Apabila kamu menerapkan 3 shift harian, Hadirr bisa menjadi aplikasi absensi 3 shift untuk mencatat kehadiran karyawan sesuai jam masuk dan jam selesai masing-masing shift. Aplikasi ini berbasis teknologi face recognition dan anti-fake GPS, serta bisa digunakan untuk memantau kehadiran karyawan di banyak titik kehadiran berbeda secara real-time.
Misalnya, karyawan administrasi lapor kehadiran di kantor, karyawan produksi lapor kehadiran di pabrik, dan sales lapor kehadiran di mall atau tempat lain, Hadirr bisa mengakomodasi pencatatan kehadiran terpisah semacam itu. Cukup berfoto selfie dengan smartphone di titik lokasi yang disetujui, lalu foto akan diverifikasi oleh sistem di aplikasi, dan data kehadiran akan disimpan secara online.
Selain shift, Hadirr juga bisa digunakan sebagai aplikasi lembur karyawan. Perintah lembur dan persetujuan karyawan bisa dilakukan secara online, kemudian jam lembur dan kehadiran karyawan akan dicatat oleh aplikasi.
Rekap absensi shift karyawan dan data jam lembur di aplikasi Hadirr dapat diimpor ke Gadjian untuk perhitungan gaji, tunjangan kehadiran, serta upah lembur karyawan. Hasil perhitungannya akan muncul di slip gaji online.
Jadi, sekarang kamu tak perlu pusing lagi dengan pekerjaan kelola payroll, shift, lembur, dan absensi karyawan. Pakai Gadjian dan Hadirr, semuanya akan beres lebih cepat.
Sumber
Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 233 Tahun 2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan Terus Menerus. JDIH Kemnaker.
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.
