Setiap perusahaan tentu ingin memiliki sumber daya manusia (SDM) yang unggul agar dapat membawa organisasi pada pencapaian tujuan lebih cepat. Untuk itu, setiap karyawan membutuhkan pengembangan diri dan peningkatan kompetensi sesuai dengan jenis peran dan tanggung jawab mereka.
Salah satu instrumen pengembangan kualitas personalia yang umum digunakan oleh organisasi bisnis adalah Individual Development Plan (IDP) atau juga disebut Rencana Pengembangan Diri. Selain mudah dibuat dijalankan, IDP juga terbukti cukup efektif membantu pertumbuhan profesional karyawan.
Apa itu Individual Development Plan?
Individual Development Plan adalah dokumen yang berisi rencana tujuan dan tindakan konkret untuk membantu karyawan mengoptimalkan potensi mereka melalui pengembangan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian yang dibutuhkan oleh diri karyawan maupun perusahaan.
IDP merupakan peta jalan yang digunakan para manajer dan HR untuk memandu karyawan dalam pertumbuhan karier sekaligus menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi. Dokumen rencana pengembangan skill tenaga kerja ini setidaknya perlu mempertimbangkan 3 aspek penting berikut:
- Competence: keahlian dan keterampilan yang telah dikuasai karyawan, serta kemampuan yang perlu dipelajari atau ditingkatkan.
- Passion: jenis pekerjaan, tanggung jawab, peran, jabatan yang diminati dan ingin dijalankan karyawan ke depan atau gambaran karier masa depan.
- Organizational needs: SDM dengan keterampilan dan kompetensi apa saja yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi.
Di banyak organisasi, IDP juga merupakan bagian dari manajemen kinerja karyawan, yang disusun berdasarkan hasil evaluasi kinerja karyawan berkala. HR dan manajer biasanya mengidentifikasi apa saja yang perlu dikembangkan dari diri karyawan, kemudian mereka membuat rencana rinci untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja individual ke depan.
Baca Juga: Rekomendasi 3 Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan
Cara membuat Individual Development Plan
Sebelum menyusun Individual Development Plan, HR atau manajer harus duduk bersama karyawan untuk menetapkan tujuan dan cara mencapainya. Setiap orang karyawan memiliki tujuan dan rencananya sendiri, sehingga IDP lebih bersifat individual dan tidak bisa diterapkan untuk semua karyawan.
Format IDP bisa beragam, namun setidaknya ada tiga komponen yang wajib ada dalam merumuskan dokumen tersebut, yaitu tujuan (goals), kebutuhan (needs), dan tindakan (actions). Ketiga komponen tersebut dapat diuraikan ke dalam tahapan membuat Individual Development Plan seperti berikut ini:
1. Identifikasi potensi diri
Pertama, karyawan harus mengenali dirinya sendiri, apa saja kekuatan, kelemahan, bakat, minat, motivasi, dan nilai-nilai pribadi yang diyakini. Karyawan dapat menuliskan jenis keterampilan dan keahlian yang telah dikuasai dan memberikan kontribusi bagi organisasi, lalu membuat daftar apa yang belum dipelajari namun penting bagi karier ke depan.
Jika perlu, gunakan analisis SWOT untuk membantu mengidentifikasi potensi individu. Hasil penilaian kinerja karyawan juga bisa menjadi dasar evaluasi diri untuk menentukan apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan.
2. Goal setting
Kedua, karyawan harus menuliskan sasaran yang ingin dicapai jangka pendek maupun jangka panjang, misalnya profil karier seperti apa yang ingin diwujudkan karyawan dalam 2 atau 3 tahun ke depan, jenis peran atau tanggung jawab yang dikehendaki, atau jabatan yang akan dijalankan.
Penetapan sasaran bisa dibuat dengan metode SMART, yakni specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound. Sehingga, pencapaian sasaran dapat diukur secara objektif, baik oleh karyawan maupun manajer.
3. Identifikasi kebutuhan
Ketiga, karyawan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, atau keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. Dalam hal ini, HR atau atasan dapat membantu memberikan masukan di area mana karyawan butuh perbaikan atau pengembangan kompetensi yang selaras dengan kebutuhan organisasi.
4. Rencana tindakan
Keempat, karyawan menetapkan rencana tindakan, yakni aksi konkret yang akan dilakukan untuk menguasai skill baru tersebut, misalnya pelatihan dan mentoring. Tindakan atau aksi ini juga perlu mempertimbangkan sumber daya yang tersedia dan bisa diakses, seperti buku, webinar, kursus online, dan sebagainya.
Tindakan menjadi kunci utama pengembangan profesional karyawan sehingga harus dibuat jelas, rinci, dan terstruktur, dengan batasan jangka waktu agar mudah dimonitor kemajuannya.
5. Komitmen dan konsistensi
Kelima, efektivitas IDP ditentukan oleh komitmen untuk menjalankan rencana tindakan sesuai jadwal yang dibuat. Rencana adalah setengah dari keberhasilan, dan setengahnya lagi adalah konsistensi dan ketekunan dalam menjalankannya. Komitmen ini menggambarkan seberapa kuat karyawan ingin mengembangkan diri dan bertumbuh dalam organisasi.
6. Evaluasi dan penyesuaian
Terakhir, IDP harus dievaluasi kemajuannya secara berkala, apa yang sudah dicapai dan apa yang belum. Apabila karyawan menemukan hambatan dalam menjalankan rencana aksinya, HR dan atasan dapat memberikan umpan balik. Karyawan juga dapat melakukan penyesuaian, misalnya dengan mengubah pendekatan atau menambahkan tindakan yang dianggap lebih efektif dalam mencapai sasaran.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Penerapannya
Contoh Individual Development Plan
Berikut ini contoh formulir dokumen IDP karyawan yang dibuat oleh HRD dan diisi oleh karyawan bersama atasan:
Manfaat Individual Development Plan
Menyusun IDP memberikan manfaat bagi karyawan maupun perusahaan, antara lain:
Memetakan dan menyelaraskan tujuan
Dengan membuat IDP, karyawan dan perusahaan dapat mengidentifikasi tujuan masing-masing, kemudian menyelaraskannya, sehingga sasaran individual karyawan akan menjadi bagian dari pencapaian tujuan besar perusahaan. Artinya, kemajuan yang dicapai karyawan akan berdampak pada kemajuan organisasi.
Manajemen SDM yang efisien
IDP memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang dibutuhkan karyawan, sehingga memudahkan HRD merumuskan kebijakan pengembangan SDM lebih efisien dan tepat sasaran, di antaranya dengan menyediakan sumber daya yang benar-benar dibutuhkan karyawan, misalnya memberikan pelatihan, kursus, atau mentoring yang relevan.
Mendorong kinerja
IDP dapat membantu identifikasi aspek yang masih lemah pada diri karyawan dan menemukan langkah perbaikannya. Seiring penguasaan keahlian, keterampilan, dan pengetahuan baru, kinerja dan kontribusi karyawan juga akan meningkat.
Menjaga motivasi karyawan
Pengembangan karier profesional menjadi salah satu kebutuhan karyawan. Dukungan terhadap tujuan individu akan membuat mereka fokus untuk terus bergerak maju mencapai peluang karier di depan. Karyawan akan memiliki motivasi dalam pekerjaan mereka, sehingga produktivitas juga akan meningkat.
Meningkatkan retensi karyawan
IDP bisa menjadi salah satu cara meningkatkan retensi karyawan. Pengembangan diri karyawan memberikan harapan akan masa depan karier yang lebih baik di dalam organisasi, sehingga akan meningkatkan kepuasan karyawan. Pada gilirannya, karyawan akan lebih memilih bertahan di perusahaan dibanding mencari jalur karier di perusahaan lain.
Baca Juga: 9 Program Engagement Karyawan untuk Tingkatkan Produktivitas
Aplikasi HRD untuk pengembangan karyawan
Gadjian, aplikasi HRD terbaik di Indonesia, dapat membantu kamu menyusun IDP karyawan di perusahaan. Aplikasi ini mengidentifikasi kinerja karyawan melalui fitur analisis kinerja karyawan dan modul KPI karyawan. Berdasarkan data kinerja tersebut, kamu bisa mengetahui di area mana kinerja karyawan harus diperbaiki atau ditingkatkan, dan apakah karyawan membutuhkan keterampilan baru.
Fitur analisis kinerja karyawan menyediakan data tingkat absensi, masa kerja, kompensasi, demografi, sampai dengan data produktivitas. Data ini berguna untuk memahami gambaran karyawan sekaligus bisa menjadi dasar membuat keputusan.
Gadjian juga merupakan aplikasi KPI berbasis web yang praktis dan dapat diakses dari mana saja. Alat manajemen performance karyawan ini memudahkan HR dalam penilaian KPI karyawan secara objektif dan terstruktur dalam satu software online.
Dengan modul KPI karyawan Gadjian, kamu bisa membuat template KPI, memberikan feedback melalui aplikasi, serta membuat hasil penilaian KPI otomatis. Modul ini memungkinkan gabungan penilaian kinerja, yakni dari diri karyawan, atasan, rekan kerja, dan tim.
Kelebihan modul KPI Gadjian adalah data yang bersifat real-time, sehingga memudahkan pelacakan kemajuan. HR atau manajer bisa memonitor pencapaian indikator KPI setiap saat dan memberikan umpan balik untuk perbaikan kinerja dan pencapaian target tanpa harus menunggu sampai akhir periode KPI.
Dengan hasil penilaian KPI yang objektif di Gadjian, kamu bisa membantu karyawan membuat IDP yang efektif, dengan memberikan masukan tentang rencana dan langkah apa saja yang harus dilakukan untuk mendorong kinerja ke depan.
Modul KPI ini tersedia gratis untuk pengguna Gadjian. Jika belum berlangganan aplikasi payroll cloud ini, kamu bisa mendaftar Gadjian sekarang dan langsung bisa menggunakan modul KPI dan fitur-fitur keren lainnya, seperti fitur hitung gaji otomatis untuk memudahkan penggajian setiap bulan.
