Di setiap perusahaan, proses penggajian merupakan salah satu pekerjaan rutin yang menguras waktu dan tenaga. Menghitung upah, lembur, tunjangan, hingga pajak penghasilan sering kali membosankan dan membuat frustrasi HR, apalagi jika terjadi salah hitung yang berdampak pada kekeliruan pembayaran gaji.
Untuk memudahkan pekerjaan tersebut, banyak perusahaan yang sudah beralih ke payroll software, sebuah perangkat lunak yang mampu mengerjakan perhitungan secara otomatis dan akurat. Namun, kebanyakan yang dijual oleh perusahaan pengembang software komputer adalah perangkat lunak on-premise.
Pengguna perangkat lunak payroll harus menginstal aplikasi di jaringan komputer lokal dan menyediakan ruang penyimpanan data yang besar. Ini artinya, sistem on-premise membutuhkan biaya investasi dan infrastruktur pendukung.
Baca Juga: Kini Saatnya HR Beralih dari Excel ke HRIS Berbasis Cloud
Teknologi penyimpanan digital berbasis internet yang mulai dikenal sejak awal dekade 2000-an, yaitu komputasi awan (cloud), akhirnya menjadi solusi untuk menjalankan perangkat lunak penggajian secara online. Sebentar saja, popularitasnya naik menggantikan on-premise software.
Di tahun 2018, banyak perusahaan yang beralih ke payroll software berbasis cloud. Mereka tertarik menggunakan perangkat lunak online karena sejumlah keuntungan yang tak bisa diperoleh baik dari perangkat lunak on-premise maupun dari cara manual, di antaranya:
- Investasi Terjangkau
Software penggajian online tidak membutuhkan biaya banyak. Pengguna hanya cukup membayar penyedia perangkat lunak dan tinggal menggunakannya tanpa perlu menginstal di komputer maupun menyediakan data storage. Dibanding sistem on-premise, ini jauh lebih hemat dan efisien.
- Keamanan Data Terjamin
Semua data penggajian karyawan perusahaan tersimpan aman di data center penyedia cloud yang aman dan memiliki back-up system. Pengguna tidak perlu khawatir data hilang, terhapus, atau dicuri sebagaimana risiko yang bisa menimpa penyimpanan data di jaringan komputer lokal.
- Fleksibel
Karena menggunakan internet, HR software cloud bisa dijalankan dari mana saja tanpa harus duduk di depan komputer kantor. Fleksibilitas ini memungkinkan proses administrasi yang cepat, misalnya dalam pengajuan izin dan cuti mendadak atau form lembur online yang bisa langsung disetujui oleh atasan yang sedang berada di luar kantor, dengan akses melalui smartphone.
- Sistemnya Bisa Diperbarui
Perusahaan klien tak perlu memikirikan mengenai update dan pembaruan sistem, karena semuanya akan dilakukan oleh penyedia perangkat lunak secara berkala. Misalnya ketika ada perubahan peraturan perburuhan terkait penggajian, sistem perhitungan gaji akan diperbarui oleh penyedia software. Jadi, pengguna tak perlu repot membeli lisensi produk software atau mengunduhnya secara berbayar sebagaimana sistem on-premise.
- Fitur Terintegrasi dengan Aplikasi Lain
Karena berbasis teknologi internet, software ini memungkinkan integrasi payroll system dengan aplikasi digital lainnya yang punya fitur spesifik. Integrasi aplikasi ini sangat menguntungkan pengguna karena menawarkan banyak kemudahan administrasi dalam satu perangkat lunak, misalnya seperti online banking yang memungkinkan transaksi bayar gaji melalui aplikasi penggajian. Integrasi payroll dengan aplikasi lain ini tidak mungkin dilakukan dalam sistem on-premise.
- Efisien dan Efektif
Payroll software berbasis cloud membantu perusahaan mengelola administrasi penggajian secara efisien dan efektif. Aplikasi ini mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan memungkinkan pembayaran gaji lebih cepat dibandingkan dengan sistem on-premise maupun cara manual dengan kertas. Misalnya, HR software cloud menghitung upah berdasarkan jam masuk dan sistem kehadiran online, termasuk lembur, dan juga menghitung potongan pajaknya. Lalu, perusahaan bisa membayarnya langsung ke rekening karyawan.
Baca Juga: 4 Ciri Software Payroll yang Sesuai untuk UKM
Salah satu aplikasi payroll terbaik di Indonesia yang memiliki keuntungan seperti di atas adalah Gadjian. Aplikasi HRIS ini dirancang sebagai perangkat lunak online yang andal dan efisien dalam mengerjakan administrasi penggajian, tetapi dengan harga ekonomis.
Dengan biaya per bulan Rp 12.500 per orang untuk Paket Standar atau Rp 20.000 per orang untuk Paket Sukses, perusahaan Anda langsung bisa menggunakan HR software Gadjian yang kaya fitur kelola SDM dan terintegrasi dengan aplikasi lain, seperti Mandiri Cash Management, Hadirr, Jurnal, dan Urbanhire. Keuntungan aplikasi ini adalah mudah digunakan oleh siapa saja tanpa perlu menyewa pakar IT.
Karena bukan sistem on-premise, Anda tak perlu memikirkan soal dukungan infrastruktur penyimpanan data, update perangkat lunak, dan pembaruan sistem. Semuanya akan dikerjakan oleh perusahaan pengembang HRIS software Gadjian dan penyedia cloud Amazon Web Services (AWS).
Sistem kalkulator gaji online Gadjian bekerja secara otomatis dan akurat, dari mulai menghitung gaji, PPh 21, tunjangan, THR, BPJS, pinjaman karyawan, cuti, lembur, absensi, dan lainnya. Tertarik ingin tahu lebih banyak tentang fitur-fitur HRIS software ini?
