General Affair di perusahaan juga sering disebut Bagian Umum, yaitu departemen yang menangani semua urusan yang tidak dikerjakan oleh departemen lainnya. Itulah alasannya mengapa daftar tugas General Affair sangatlah banyak dan beragam.
Memesan tiket perjalanan dinas karyawan, memanggil teknisi AC ruangan, mencari provider internet, membayar tagihan listrik, mengganti komputer kantor yang rusak, menjadwalkan servis mobil perusahaan dan pembayaran pajaknya, sampai mengurus izin penggunaan fasilitas publik untuk acara kantor merupakan contoh pekerjaan staf General Affair.
Mengelola aset dan melayani kebutuhan perusahaan
General Affair tidak berada dalam putaran bisnis utama perusahaan, melainkan sebagai unit pendukung. Namun, tidak bisa dianggap sepele, keberadaan General Affair sangat vital karena merekalah yang memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan lancar.
Di beberapa perusahaan, General Affair digabung dengan HR menjadi HR/GA. Namun, ada pula perusahaan yang memisahkan keduanya, dan menggabungkan General Affair dengan Purchasing.
Perbedaan General Affair dan HR adalah pada objek pekerjaannya. HR fokus pada urusan sumber daya manusia (SDM) organisasi, sedangkan tugas General Affair mengurus operasional perusahaan yang terkait dengan aset kantor dan kebutuhan perusahaan.
Tidak berbeda dari departemen lain, struktur General Affair juga terdiri atas manajer, supervisor, dan staf. Jika digabung dengan HR, maka masih ada atasan yang lebih tinggi lagi, yaitu direktur HR/GA.
Jenis keterampilan yang dibutuhkan General Affair antara lain administrasi bisnis, manajemen perkantoran, dan pengarsipan. Namun, yang juga tak kalah penting, General Affair juga harus memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik, karena mereka banyak berhubungan dengan pihak luar, dari penyedia barang dan jasa sampai instansi pemerintah.
Job description General Affair dalam manajemen aset kantor meliputi pembelian, inventarisasi, pemeliharaan, penghitungan penyusutan, hingga revitalisasi aset.
Baca Juga: Kenali Jenis-Jenis Aset Perusahaan
Pengadaan aset
Tugas General Affair bertanggung jawab melakukan pembelian atau pengadaan barang dan jasa, dari peralatan kantor, mesin produksi pabrik, sampai layanan internet sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Misalnya, jika bisnis perusahaan bergantung pada stabilitas koneksi internet, maka General Affairs harus mencari ISP yang menyediakan layanan internet dedicated dengan Service Level Agreement (SLA) di atas 99%.
Bukan hanya perlu memiliki hubungan dengan vendor yang andal dan tepercaya, General Affair juga harus cakap dalam negosiasi untuk memperoleh jaminan harga dan layanan terbaik.
Selain itu, General Affair juga wajib punya pengetahuan tentang legalitas dan lisensi produk, sehingga terhindar dari pembelian barang ilegal. Misalnya, General Affair harus menghindari membeli laptop black-market meski harganya murah karena tidak ada garansi, kemungkinan menggunakan suku cadang tidak asli, recondition, atau refurbish, serta sering ditolak service center.
Inventarisasi aset
Tugas General Affair juga bertanggung jawab melakukan inventarisasi aset perusahaan yang merupakan aktiva tetap, dari mulai mesin produksi, komputer kantor, peralatan elektronik, kendaraan, sampai tanah dan bangunan. Pendataan ini dilakukan dengan tujuan untuk mencegah kerugian perusahaan yang disebabkan kerusakan atau kehilangan aset.
Inventarisasi dilakukan untuk menghitung jumlah aset yang dimiliki perusahaan, menaksir nilai ekonomis aset, mengetahui kondisi dan penggunaan aset, serta melacak posisi aset terkini. Dengan pendataan yang rapi, perusahaan tahu siapa yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut apabila terjadi kerusakan.
Metode inventarisasi aset yang umum digunakan adalah pencatatan manual dengan membuat daftar inventory di Excel. Namun, kini ada metode yang lebih baik yakni pendataan secara digital, di mana setiap barang inventaris kantor diberi barcode atau QR code yang bisa dipindai dan direkam menggunakan aplikasi.
Baca Juga: Perbedaan Sistem HRD di Perusahaan Kecil dan Besar
Pemeliharaan aset
Tugas General Affair lainnya adalah memelihara dan merawat seluruh aset milik perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab mencari penyedia layanan pemeliharaan dan perbaikan inventaris, membuat kontrak layanan jasa, serta melakukan pengawasan terhadap pekerjaan mereka.
Pemeliharaan aset berkala sangat penting untuk menunjang operasional perusahaan, misalnya kendaraan kantor, pendingin ruangan, dan mesin produksi. Bukan hanya meminimalkan kerusakan, pemeliharaan secara rutin juga dapat memperpanjang usia pakai aset sehingga akan menghemat anggaran perusahaan untuk penggantian atau pengadaan unit baru.
General Affair juga membuat perencanaan biaya untuk pemeliharaan, mengelola alokasi anggaran, serta memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana.
Penghitungan depresiasi aset
Semua jenis aset, kecuali tanah, akan mengalami depresiasi atau penyusutan nilai pasar baik karena masa pakai maupun keausan. Semakin lama aset digunakan, maka nilainya juga akan semakin turun.
Penurunan nilai aset ini bersifat tetap dan tidak dapat dikembalikan ke nilai awal perolehan. Contohnya, mobil yang dibeli Rp300 juta akan turun nilainya setelah digunakan oleh kantor selama 1 tahun, dan akan turun lagi setelah 2 tahun, begitu seterusnya.
General Affair bertugas menghitung nilai penyusutan aset untuk mengetahui nilai riil aset yang berguna dalam pembukuan neraca perusahaan. Depresiasi aset dicatat sebagai beban operasional dalam perhitungan rugi-laba.
Pelajari cara menghitung penyusutan aset perusahaan!
Manfaat lain perhitungan depresiasi aset adalah menekan risiko kerugian dan membantu perencanaan anggaran. Perusahaan bisa memperkirakan usia pakai dan mengoptimalkan penggunaan. Aset yang masih memiliki nilai residu juga dapat dilelang atau dijual untuk menambah arus kas.
Revitalisasi aset
Dalam hal nilai residu nol atau aset rusak karena telah melewati umur pakai, maka General Affair harus menyediakan unit penggantinya. Revitalisasi tidak hanya mencakup penggantian aset habis pakai atau peralatan yang mengalami penurunan fungsi, tetapi juga renovasi gedung atau bangunan kantor.
Penggantian inventaris juga dapat diusulkan oleh karyawan sebagai pengguna. Sekalipun demikian, General Affair tetap harus memiliki pengetahuan mengenai spesifikasi barang sehingga dapat menilai apakah permintaan karyawan sesuai dengan kebutuhan atau tidak.
Contohnya, jika karyawan meminta laptop dengan spesifikasi tinggi, padahal hanya untuk pekerjaan standar, bukan programming, maka permintaan tersebut tidak harus disetujui. General Affair bisa memberikan laptop dengan spesifikasi lebih rendah dengan harga lebih terjangkau.
Baca Juga: Cara Hemat Biaya Perusahaan dengan Aplikasi Inventaris Kantor
Aplikasi manajemen aset kantor
Kini telah tersedia modul manajemen aset kantor yang super praktis dan efisien, yaitu Gadjian General Affair (GAGA), yang merupakan fitur dari aplikasi HRIS & payroll terbaik Gadjian. Jadi, kamu tidak perlu lagi menggunakan Excel untuk melakukan pencatatan dan pendataan inventaris secara manual.
Berikut ini sejumlah keuntungan menggunakan modul GAGA untuk mengelola aset perusahaan:
- Menghitung beban depresiasi aset lebih mudah karena aplikasi dapat mengalkulasi nilai penyusutan secara otomatis, tanpa perlu rumus manual.
- Membuat QR dengan code generator untuk inventarisasi dan pendataan secara digital, di mana data akan tersimpan di server cloud dan tidak membutuhkan database di komputer lokal.
- Membuat jadwal pemeliharaan dan perawatan berkala yang dilengkapi dengan fitur pengingat, sehingga kamu tidak akan lupa kapan saatnya melakukan maintenance aset perusahaan.
- Melacak mutasi inventaris dengan mudah, cukup dari aplikasi. Dengan data real-time, kamu bisa mengetahui dengan pasti posisi dan keadaan aset terkini, termasuk inventaris yang dipakai atau dipinjam karyawan.
- Pengajuan penggantian inventaris atau permintaan pengadaan unit baru oleh karyawan melalui portal sel-service personalia. Ini mempercepat proses apabila karyawan membutuhkan peralatan kerja mendesak.
- Dengan aplikasi berbasis cloud, kamu yang memiliki mobilitas kerja tinggi bisa mengelola inventaris perusahaan di mana saja dan kapan saja.
Yuk, daftar Gadjian sekarang dan nikmati modul GAGA yang sudah terpasang. Modul ini bisa digunakan gratis untuk mengelola 50 unit inventaris kantor. Jika jumlah inventaris mencapai ratusan atau ribuan unit, kamu bisa melakukan upgrade kapasitas dengan harga terjangkau.
Gadjian merupakan aplikasi slip gaji online dengan fitur utama kalkulator gaji, lembur, THR, dan PPh 21. Selain perhitungan gaji secara otomatis tiap bulan, software penggajian berbasis web ini juga dilengkapi dengan beragam fitur untuk menunjang tugas HRD, dari kelola cuti karyawan, penilaian kinerja, rekrutmen, catatan absensi, data personalia, hingga pola kerja karyawan.
