Salah satu syarat kerja lembur menurut Kemenakertrans No. KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal 6 adalah adanya perintah dari pengusaha atau atasan yang disetujui karyawan. Perintah lembur tersebut harus dibuat secara tertulis dan ditandatangani pekerja lembur bersangkutan.
Dalam praktiknya, kesepakatan lembur itu bisa dalam bentuk Surat Perintah Lembur, Formulir Perintah Lembur, Form Tugas Lembur, Lembar Kerja Lembur, dan sebagainya. Intinya, dokumen tersebut merupakan daftar pelaksanaan kerja lembur yang minimal memuat nama pekerja, jumlah jam, dan jenis pekerjaan lembur.
Baca Artikel Terbaru: Panduan Hitung Upah Lembur Karyawan
Sayangnya, form lembur karyawan yang dibuat untuk memudahkan pekerjaan HR dalam pencatatan waktu dan upah lembur pada kenyataannya malah justru menimbulkan kendala baru dalam administrasi HRD. Berikut beberapa di antaranya:
- Form Berbentuk Kertas Memiliki Kelemahan
Penggunaan kertas sebagai dokumen membutuhkan kehati-hatian agar tidak tercecer, hilang, atau rusak. Umumnya, form lembur tidak hanya ditandatangani karyawan, tetapi juga diketahui oleh sejumlah atasan terkait, misalnya supervisor, manajer, HR, kepala divisi, atau pemimpin perusahaan. Karena itu, form kertas ini dioper dari satu meja ke meja lain, sehingga berisiko tercecer jika pengarsipan dokumen di perusahaan kurang bagus.
- Proses yang Memakan Waktu
Dengan prosedur di atas, persetujuan lembur menjadi lebih panjang dan memakan waktu lebih lama. Jika ada atasan yang sedang tidak di kantor, misalnya bertugas ke luar kota, maka penandatanganan form menjadi tertunda.
- Input Data yang Merepotkan
Hal paling penting adalah memindahkan data dari form kertas ke perhitungan penggajian, di mana upah lembur menjadi salah satu komponen penambah gaji karyawan. Tentu saja, proses ini menuntut ketelitian agar tidak salah input yang merugikan perusahaan atau karyawan bersangkutan. Jika keliru, dampaknya pembayaran upah lembur tidak sesuai dengan yang seharusnya.
- Proses Hitung yang Boros Waktu
Selain memindahkan data, menghitung upah lembur secara manual juga membutuhkan waktu lebih banyak karena harus mengikuti ketentuan pemerintah, yaitu dengan menggunakan upah per jam. Besarnya upah lembur setiap jam berkisar dari satu setengah hingga empat kali upah per jam. Cara manual sangat berisiko salah hitung apabila kurang teliti.
Baca Juga: Ini Dia Cara Hitung Lembur yang Benar Sesuai Undang-Undang
Gadjian dan Hadirr adalah solusinya…
Lalu apa solusi untuk menggantikan form kertas dan proses hitung lembur manual? Tentu saja Anda membutuhkan HR software berbasis online yang bisa mengerjakan semuanya tanpa kertas dan tanpa salah. Gadjian dan Hadirr adalah aplikasi yang saling terintegrasi yang membuat pekerjaan penggajian di perusahaan Anda menjadi efisien. Apa saja keuntungannya?
Tanpa Kertas dan Data Tersimpan Aman
Hadirr merupakan aplikasi yang mengelola absensi online, pencatatan jam kerja karyawan, hingga jam lembur. Semua catatan terekam dalam bentuk data digital yang terenkripsi dengan aman di server cloud, sehingga Anda tak perlu lagi form lembur kertas dan printer.
Baca Juga: Panduan Lengkap Menghitung Upah Lembur Karyawan
Tanpa Repot Input Data
Selain itu, Anda tak perlu repot menginput data dari form kertas ke komputer untuk perhitungan gaji karyawan dengan program Excel. Data pencatatan oleh Hadirr bisa langsung digunakan untuk kalkulasi hitung upah lembur maupun hitung gaji online.
Caranya cukup gampang. Anda hanya butuh mengimpor data dari aplikasi Hadirr ke Gadjian, dan secara otomatis kalkulator lembur online akan menghitungnya untuk Anda. Hasilnya, upah lembur akan terkalkulasi dalam slip gaji karyawan.
Efisien, Cepat dan Akurat
Soal hitung upah karyawan beserta tunjangannya, Gadjian bekerja dengan efisien. Misalnya, berdasarkan data absensi karyawan yang direkap oleh Hadirr, Gadjian secara otomatis akan menghitung tunjangan yang terkait kehadiran, misalnya uang makan dan uang transport. Perhitungan gaji karyawan sudah termasuk komponen penyusunnya, termasuk uang lembur, tunjangan, potongan PPh 21, BPJS, dan pinjaman karyawan.
Sebagai aplikasi payroll HR, Gadjian tidak hanya cerdas menghitung, tetapi juga memudahkan Anda membayar gaji karyawan lewat fitur Mandiri Cash Management (MCM)-Gadjian dengan sekali klik saja. Anda tak perlu repot transfer sana-sini satu per satu. Jadi, saatnya Anda melupakan form lembur kertas yang tidak efisien dan mulai beralih ke otomatisasi sistem pencatatan dan perhitungan penggajian di perusahaan Anda dengan aplikasi Gadjian. Mau coba?
Sumber
Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 102 Tahun 2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur. JDIH Kemnaker.
