Suatu perusahaan dijalankan oleh banyak sumber daya, salah satunya adalah karyawan. Tujuan bisnis dapat tercapai melalui kerja sama yang baik antara kedua belah pihak. Oleh karena itu, karyawan yang dipilih untuk bekerja harus benar-benar kompeten dari segi kuantitas dan kualitas. Memiliki aplikasi database karyawan yang lengkap dapat menjadi langkah awal yang tepat untuk optimalisasi fungsi pengembangan sumber daya manusia perusahaan.
Lalu, bagaimana cara mengelola database karyawan dengan praktis dan aman? Mari simak uraian berikut.
Mengapa Pengelolaan Database Karyawan Penting Bagi Perusahaan?
Database adalah kumpulan data yang tersusun secara terstruktur dengan aturan yang jelas dan saling terhubung untuk memudahkan pengguna dalam mengelola serta mendapatkan informasi dengan mudah. Pengelolaan database perusahaan menjadi tanggung jawab dari Departemen HR.
Inilah contoh template database karyawan :
Beberapa alasan mengapa pengelolaan database karyawan berperan penting untuk perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Membantu Pembuatan Keputusan Strategis
Pengelolaan database yang efektif membantu perusahaan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik dalam pengembangan karyawan dan manajemen talenta, sebab memberikan akses yang mudah ke informasi penting karyawan berupa kualifikasi, pengalaman kerja, kinerja, dan riwayat pelatihan.
2. Meningkatkan Kualitas dan Kapabilitas Karyawan
Membangun database karyawan yang komprehensif dan terperinci dapat membantu perusahaan melakukan perencanaan pengembangan karyawan yang lebih efektif. Perusahaan dapat melacak riwayat karier, pencapaian, dan pelatihan yang telah diterima karyawan untuk kemudian mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang tepat.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan
Pengelolaan database karyawan memungkinkan perusahaan untuk mengontrol data secara terpusat, sistematis dan mudah diakses. Dengan adanya database, data yang satu akan tersambung ke data lainnya. Dampaknya sangat besar, terutama dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, salah satu contohnya adalah penggajian.
4. Melaksanakan Manajemen Kinerja yang Efektif
Melalui pengelolaan database karyawan yang terstruktur, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, memperbaiki kinerja individu dan tim, serta mengidentifikasi kebutuhan pengembangan keterampilan yang lebih spesifik. Data karyawan yang tercatat akan dipantau, dinilai dan diberikan feedback yang efisien sesuai kinerjanya.
5. Menjaga Keamanan Data
Database karyawan bersifat rahasia dan tidak boleh bocor ke luar karena dapat merugikan perusahaan dan karyawan. Sistem database dapat menunjang keamanan data. Pertama karena data disimpan secara digital pada penyimpanan terpercaya, bukan secara fisik. Kedua, tidak perlu banyak orang untuk mengelolanya sehingga bisa terjaga baik.
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Tips Mengelola Data Karyawan Secara Efektif
Ada beberapa cara mengelola database karyawan dengan baik, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Menggunakan Aplikasi Database Karyawan
Saat ini, terdapat berbagai jenis aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk mengelola database karyawan di perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi khusus database karyawan, Anda dapat mengelola data karyawan dengan lebih efisien serta memungkinkan Anda untuk memodifikasi data karyawan secara cepat dan akurat sesuai dengan keadaan terkini.
Aplikasi Gadjian dan Hadirr adalah rekomendasi aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang berfokus pada manajemen data karyawan yang efektif dan efisien.
2. Menentukan Jenis Informasi yang Ingin Dikelola
Setiap perusahaan tentunya memiliki kebijakan masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan. Oleh karena itu sebelum melakukan pendataan karyawan, ada baiknya bagian HRD sudah mengetahui dahulu informasi apa yang perlu dimasukan.
Contoh data karyawan untuk HRD berupa data identitas, data pekerjaan, riwayat pendidikan dan pekerjaan, data keluarga, informasi kesehatan, data kinerja dan evaluasi, data cuti dan absensi, informasi keuangan serta data lainnya.
3. Mempersiapkan Keamanan Data
Perusahaan bertanggung jawab menjaga kepercayaan karyawan dan menjalankan bisnis dengan integritas dengan melindungi keamanan data karyawan. Contoh data pribadi karyawan yang harus dijaga adalah data keluarga, rekening bank, dan jumlah gaji.
Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan kebijakan dan tindakan teknis yang tepat, seperti penggunaan enkripsi data, pembatasan akses, dan sistem keamanan berlapis untuk sistem penyimpanan database karyawan.
4. Mempersiapkan Manajemen Database Karyawan
Database dapat diakses secara online dari berbagai komputer namun keamanannya harus tetap terjaga. Langkah krusial yang harus diambil adalah mempertimbangkan tempat penyimpanan data, siapa yang berhak mengakses, siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaannya, dan berbagai faktor penting lainnya.
Oleh karena itu, pengelolaannya dapat dilakukan oleh bagian khusus yang telah ditunjuk perusahaan dan telah mendapatkan pelatihan untuk mengelola.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Rekomendasi Aplikasi Database Karyawan Terpopuler 2023
Di bawah ini rekomendasi aplikasi database karyawan yang dapat Anda pertimbangkan untuk kelancaran manajemen perusahaan. Mari mengulasnya satu per satu.
1. Gadjian
Aplikasi Gadjian merupakan platform yang memudahkan pekerjaan HR dan pelaku bisnis dalam manajemen data karyawan.
Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur yang mengotomatiskan banyak tugas administratif terkait data karyawan, terutama yang berhubungan dengan payroll atau sistem penggajian.
Dengan fitur perhitungan gaji dan slip gaji karyawan di aplikasi Gadjian, Anda dapat dengan mudah menghitung gaji berdasarkan data absensi dan kinerja yang telah tercatat, serta memperhitungkan potongan BPJS dan PPh 21/26 yang sesuai.
2. Hadirr
Rekomendasi kedua yang dapat Anda pertimbangkan adalah aplikasi Hadirr. Aplikasi manajemen karyawan ini memiliki beberapa fitur unggulan yang dapat membantu perusahaan menyimpan data pribadi dan data karier karyawan, merekam kehadiran secara real-time, memantau kinerja karyawan dan mengelola status kehadiran setiap karyawan.
Dikarenakan perekaman data karyawan pada aplikasi Hadirr dilakukan secara digital, manfaat yang akan dirasakan perusahaan melalui Hadirr adalah tersusunnya database karyawan yang rapi, cepatnya pembaruan perubahan data yang dapat dilakukan, serta pengelolaannya lebih mudah dari segi kuantitas dan kualitas data.
3. Zoho
Aplikasi Zoho menawarkan manajemen database karyawan yang praktis dan aman. Fitur yang dimiliki aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk menambahkan karyawan secara cepat, mengklasifikasikan mereka sesuai posisi, membuat ikhtisar yang lengkap mengenai data privasi karyawan serta memiliki kontrol akses untuk melindungi data.
Meski memiliki banyak kelebihan, Zoho juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu Anda jadikan pertimbangan sebelum menggunakannya, seperti keterbatasan fungsionalitas dalam versi gratis, tingkat kustomisasi yang terbatas, dan proses konfigurasi awal yang rumit memakan waktu.
4. LinovHR
LinovHR menyediakan program data karyawan berbasis cloud database melalui fitur Personnel Administration. Fitur ini mampu menyimpan informasi umum karyawan, menampilkan informasi terkait pekerjaan dan kontrak kerja, hingga menyajikan status kehadiran karyawan.
5. OrangeHRM
OrangeHRM merupakan aplikasi HR yang berasal dari Amerika Serikat dan diluncurkan pada tahun 2005. Aplikasi ini terfokus pada fitur utama berupa layanan HRIS dan pengelolaan gaji. OrangeHRM bisa menjadi pilihan Anda dengan fitur-fitur seperti rekrutmen, on-boarding, pengelolaan kehadiran karyawan, penilaian kinerja, dan pelatihan karyawan.
Meskipun dapat memudahkan pengelolaan data, dalam penerapannya seringkali ditemukan beberapa kendala, seperti presensi hanya dapat dilakukan di satu device saja, belum memiliki cloud system yang mendukung, dan harganya yang relatif mahal.
Baca Juga: Cara dan Contoh Membuat Database Karyawan Excel untuk HRD
Kelola Database Karyawan Otomatis dengan Aplikasi Gadjian dan Hadirr
Dalam mengelola jumlah karyawan yang terus bertambah, departemen HR dan business owner harus memperhatikan efisiensi kerja mereka. Oleh karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi database karyawan untuk mempermudah tugas mereka.
Rekomendasi aplikasi terbaik yang dapat digunakan adalah Gadjian dan Hadirr, solusi aplikasi data karyawan berbasis web yang dapat digunakan secara mobile melalui ponsel masing-masing. Data yang dikelola kedua aplikasi ini saling terintegrasi.
Aplikasi Gadjian memiliki fitur-fitur manajemen data payroll dan rekrutmen karyawan. Jadi, Anda dapat mengelola perhitungan gaji karyawan secara online dengan kalkulator gaji Gadjian, melihat slip gaji, menghitung iuran BPJS, kalkulasi pajak 21/26 serta menyimpan dokumen rekrutmen karyawan yang berisikan daftar riwayat hidup.
Sementara itu, aplikasi Hadirr menawarkan fitur-fitur manajemen kehadiran dan kinerja karyawan. Anda dapat menikmati kemudahan dalam memantau status kehadiran semua karyawan, mengatur shift kerja, mengelola klaim penggantian biaya (reimbursement) hingga mengelola timesheet karyawan.
Menggunakan Gadjian dan Hadirr membantu HR membangun basis data karyawan yang akurat, aman dan praktis. Hal ini mendukung perusahaan agar dapat lebih maju dan berkembang sesuai tujuan.
