Apakah perusahaan yang mempekerjakan tenaga magang juga wajib membayar gajinya? Bagaimana perhitungan gaji karyawan magang yang sesuai dengan aturan ketenagakerjaan dan pengupahan di Indonesia?
Pemagangan kerja menjadi salah satu sumber rekrutmen karyawan yang efisien. Melalui penyelenggaraan program magang kerja, perusahaan dapat mencari tenaga kerja potensial tanpa mengeluarkan banyak biaya dan usaha.
Mereka cukup menjalin kerja sama dengan sekolah vokasi, perguruan tinggi, atau lembaga pelatihan kerja yang memiliki kualitas lulusan yang menjanjikan, dan kemudian membuka diri untuk penyaluran dan seleksi pemagangan.
Tidak sedikit perusahaan yang pada akhirnya menemukan bakat-bakat terampil dari program magang kerja. Melalui bimbingan yang tepat, tenaga magang bisa ditempa menjadi karyawan baru sesuai kebutuhan perusahaan.
Syarat dan aturan pemagangan
Meski demikian, pemagangan tidak bisa dijadikan sebagai tenaga penggerak utama bisnis dan industri. Alasannya, program magang kerja hanya merupakan bagian dari pelatihan kerja, yang bertujuan memberikan bekal kecakapan atau kompetensi bagi peserta magang sebelum mereka benar-benar terjun di dunia kerja.
Itu sebabnya, pemerintah membatasi kuota peserta magang di setiap perusahaan. Sesuai Permenaker Nomor 6 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri, jumlah karyawan magang maksimal 20% dari keseluruhan tenaga kerja yang ada di perusahaan. Sedangkan jangka waktu pemagangan paling lama adalah 1 tahun.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Rekrutmen Online, Rekruter Wajib Tahu!
Selain itu, masih berdasarkan ketentuan Permenaker Pasal 7, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh pembimbing dari perusahaan agar dapat menyelenggarakan pemagangan karyawan, antara lain:
a. Pembimbing magang atau instruktur adalah pekerja di penyelenggara magang paling singkat 6 (enam) bulan;
b. sehat jasmani dan rohani;
c. memiliki kompetensi teknis dalam jabatan yang sesuai dengan program magang;
d. memiliki kompetensi metodologi pelatihan kerja;
e. ditunjuk sebagai pembimbing magang oleh manajer personalia atau di atasnya, dibuktikan dengan surat penunjukan; dan
f. memahami peraturan magang yang ditetapkan pemerintah.
Bagian penting yang juga tidak boleh dilupakan adalah perjanjian pemagangan. Tanpa perjanjian ini, pemagangan tidak sah dan peserta magang berubah menjadi karyawan di perusahaan itu. UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 mengaturnya secara jelas di Pasal 22 ayat (3):
Pemagangan yang diselenggarakan tidak melalui perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja/buruh perusahaan yang bersangkutan.
Perjanjian pemagangan sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban kedua pihak, program pemagangan, dan besaran uang saku peserta magang.
Jadi, aturan yang mengatur tentang karyawan magang diantaranya Permenaker Nomor 6 tahun 2020 dan UU Ketenagakerjaan No 13 tahun 2003. Dimana pasal-pasal terkait pemagangan dalam UUKT tahun 2023 tidak diubah maupun dicabut oleh UU Cipta Kerja Nomor 6 tahun 2023, sehingga masih berlaku sampai saat ini.
Hak dan kewajiban karyawan magang
Setiap peserta magang wajib mematuhi peraturan magang di perusahaan yang ditetapkan dalam perjanjian magang. Selain itu, peserta magang juga wajib mengikuti program pemagangan sampai selesai, menaati tata tertib di perusahaan, dan menjaga nama baik perusahaan penyelenggara pemagangan.
Salah satu tata tertib magang adalah mematuhi aturan waktu kerja. Berdasarkan Permenaker Nomor 6 tahun 2020 Pasal 18:
- Jam kerja karyawan magang disesuaikan dengan jam kerja di perusahaan
- Jika perusahaan menggunakan sistem shift, karyawan diperbolehkan mengikuti shift malam dengan syarat:
- usia karyawan magang minimal 18 tahun
- disediakan transportasi antar jemput
- mendapatkan makanan yang seusia dengan standar gizi yang ditentukan
- sesuai dengan jenis kompetensi yang dibutuhkan
- Tidak boleh pada hari libur resmi yang ditetapkan pemerintah
Meski ikut bekerja di perusahaan dan berkontribusi terhadap produktivitas, peserta magang bukanlah tenaga kerja yang terikat hubungan kerja sehingga tidak dibebani tanggung jawab pekerjaan.
Karena itu, bagi peserta magang yang tidak memperoleh imbalan berupa upah atas pekerjaan mereka. Sebagai gantinya, peserta magang memperoleh kompensasi berupa hak-hak lain.
Hak karyawan magang
Sesuai Permenaker, setidaknya ada empat hak karyawan magang yang wajib diberikan oleh perusahaan, yang disebutkan di Pasal 13 Permenaker 6/2020:
Peserta pemagangan berhak untuk:
- mendapatkan bimbingan dari pembina/pembimbing magang
- mendapatkan pemenuhan hak berdasarkan Perjanjian Magang
- memperoleh fasilitas keselamatan dan kesehatan kerja
- menerima uang saku
- didaftarkan dalam program jaminan sosial atau BPJS
- mendapatkan sertifikat magang atau surat keterangan telah mengikuti magang
- uang saku yang dimaksud adalah biaya transportasi, uang makan, dan insentif.
Kewajiban karyawan magang
Kewajiban ini diatur dalam Pasal 14 Permenaker Nomor 6 tahun 2020.
- wajib mentaati perjanjian magang
- mengikuti program magang hingga selesai
- mentaati tata tertib yang berlaku di penyelenggara magang
- menjaga nama baik perusahaan atau penyelenggara magang
Baca Juga: Jenis Bias dalam Rekrutmen dan Tips Sederhana untuk Menguranginya
Perhitungan gaji / uang saku / uang magang karyawan
Berdasarkan ketentuan di atas, bisa disimpulkan bahwa imbalan bagi karyawan magang terdiri atas beberapa komponen, yaitu uang transport, uang makan, insentif, serta jaminan kecelakaan kerja dan kematian.
Bagaimana cara menghitungnya?
Uang makan dan uang transport
Dalam sistem pengupahan di Indonesia, uang transport dan uang makan termasuk komponen upah, dan dapat dikategorikan sebagai tunjangan tidak tetap. Sebab, uang transport dan uang makan dibayarkan berdasarkan kehadiran karyawan, sehingga jumlahnya tidak tetap setiap bulan.
Ada dua cara perhitungan gaji karyawan magang ini:
1. Tunjangan harian
Perusahaan menetapkan rate uang makan dan uang transport per hari. Karyawan magang mendapat uang makan dan uang transport apabila hadir, bekerja, atau mengikuti kegiatan magang harian. Cara menghitungnya adalah dengan mengalikan jumlah hari hadir dengan rate harian.
Uang makan = jumlah hari hadir x rate harian
dan
Uang transport = jumlah hari hadir x rate harian
Contoh: karyawan magang masuk kerja 22 hari dan uang makan harian Rp20.000, maka uang makan yang ia terima adalah: 22 x Rp20.000 = Rp440.000.
2. Tunjangan hadir bulanan
Perusahaan menetapkan uang makan dan uang transport per bulan. Karyawan magang yang tidak hadir, baik karena sakit, izin, atau tanpa alasan, dipotong uang kehadirannya. Cara menghitungnya adalah dengan rumus prorata seperti berikut ini.
Uang makan = hari hadir / hari kerja x rate bulanan
dan
Uang transport = hari hadir / hari kerja x rate bulanan
Contoh: karyawan magang masuk kerja 20 hari dan jumlah hari kerja sebulan 25 hari, sedangkan uang transport bulanan Rp500.000, maka uang transport yang ia terima adalah: 20 / 25 x Rp500.000 = Rp400.000.
Uang insentif magang
Uang insentif termasuk pendapatan non-upah. Insentif magang dapat ditetapkan sesuai jenis pekerjaan dan dibayarkan dalam jumlah tetap dan teratur. Tidak ada aturan pasti dalam menghitung insentif, sehingga semuanya tergantung pada kebijakan dan kemampuan perusahaan.
Misalnya, insentif magang karyawan boleh ditetapkan Rp750.000 atau Rp1.000.000. Bahkan, perusahaan dapat memberikannya kurang dari itu, karena insentif bukan upah yang ketentuannya diatur oleh pemerintah atau Undang-Undang.
Jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian
Selain tiga komponen uang saku magang tersebut, karyawan juga berhak memperoleh perlindungan jaminan kecelakaan kerja (JKK) dan jaminan kematian (JKM). Hal ini diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RT Nomor PER.22/MEN/IX/2009 tentang Penyelenggaraan Pemagangan Dalam Negeri.
Dalam hal ini, jaminan tersebut dapat diberikan oleh perusahaan penyelenggara magang melalui kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan pembayaran premi setiap bulan.
Contoh perhitungan gaji karyawan magang
Setelah mengetahui komponen uang saku tersebut, kita bisa menghitung slip gaji karyawan magang seperti contoh berikut ini:
Baca Juga: Absensi Digital Android: Solusi Efektif Manajemen Kehadiran Karyawan
Kelola karyawan magang dengan aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS berbasis web Gadjian dapat membantu kamu mengelola perhitungan gaji karyawan magang, seperti halnya mengelola karyawan kontrak. Fitur reminder kontrak Gadjian akan mengingatkan kamu menjelang selesainya jangka waktu program magang karyawan.
Dengan fitur pengingat otomatis ini, kamu tidak akan melewatkan batas perjanjian magang maupun PKWT, sehingga mencegah perusahaan mempekerjakan karyawan tanpa kontrak yang menurut hukum akan mengubah statusnya menjadi PKWTT.
Untuk menghitung uang saku atau gaji karyawan magang, fitur kalkulator gaji online di aplikasi payroll terbaik ini bisa kamu andalkan. Gadjian dapat menghitung segala jenis komponen slip gaji secara otomatis, termasuk tunjangan kehadiran atau uang makan dan uang transport, BPJS, bonus, insentif, sekaligus potongan pajak penghasilannya.
Kamu bisa menghitung gaji semua jenis karyawan perusahaan, dari karyawan tetap, karyawan kontrak, sampai karyawan magang, dengan sistem gaji bulanan, harian, atau satuan. Dengan Gadjian, perhitungan payroll setiap bulan menjadi cepat, akurat, dan minim error. Kamu juga bisa membayar gaji karyawan melalui aplikasi ini.
Sebagai tambahan, Gadjian punya modul rekrutmen karyawan GATS. Dengan fitur berbasis applicant tracking system ini, kamu bisa merekrut dan menyeleksi kandidat karyawan, termasuk tenaga magang, secara efektif.
GATS memudahkan tim perekrut berkolaborasi dan memberikan feedback, memantau seluruh tahapan rekrutmen, mengefisienkan proses seleksi CV, dan mengelola seluruh database kandidat secara terpusat. Modul ini tidak hanya menghemat biaya dan waktu perekrutan, tetapi juga mengoptimalkan peluang perusahaan memperoleh talenta terbaik.
Dengan mendaftar aplikasi Gadjian sekarang, kamu bisa langsung menggunakan modul GATS gratis untuk mengelola data 50 orang kandidat karyawan selama setahun. Kamu juga bisa menambah kapasitas kelola data lebih besar dengan harga langganan yang terjangkau.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 22 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. JDIH Kemnaker.
Permenaker No. 6 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. JDIH Kemnaker.
