Perusahaan manufaktur umumnya mengoperasikan pabriknya 24 jam sehari. Alasannya, selain untuk mengejar target produksi, ada beberapa jenis industri yang harus tetap berjalan agar bahan bakunya tidak rusak, misalnya pabrik makanan dan minuman.
Itu sebabnya, karyawan swasta pabrik biasanya bekerja shifting dengan jam berbeda. Dengan sistem ini, karyawan bekerja secara bergiliran, ada yang masuk pagi, sore, atau malam.
Shifting merupakan cara efisien bagi perusahaan yang ingin menjalankan kegiatan usahanya lebih panjang dari jam kerja normal. Pengaturan shift yang tepat akan menghemat biaya, karena dapat mengurangi lembur di perusahaan.
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam bagaimana cara mengatur shift kerja karyawan produksi agar tidak kontra-produktif dan tidak melanggar aturan ketenagakerjaan.
Mengikuti aturan waktu kerja UU Cipta Kerja
Baca juga: Contoh dan Komponen Slip Gaji Perusahaan Manufaktur
Peraturan perusahaan tentang shift karyawan harus mengikuti jam kerja yang ditetapkan pemerintah dalam UU No 6 Tahun 2023. Ketentuan waktu kerja tercantum di Pasal 81 Angka 23 yang mengubah Pasal 77 UU Ketenagakerjaan sebagai berikut:
- Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
- Waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
- 7 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu; atau
- 8 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu.
Sedangkan istirahat di antara waktu kerja diberikan sekurang-kurangnya setengah jam setelah karyawan bekerja selama 4 jam terus menerus.
Berdasarkan ketentuan tersebut, perusahaan dapat menerapkan durasi shift karyawan produksi maksimal 7 jam atau 8 jam sehari sesuai hari kerja perusahaan. Jika shift dilakukan lebih panjang dari itu, maka perusahaan tetap harus menghitung kelebihan jamnya sebagai kerja lembur.
Menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Cara mengatur jadwal shift kerja karyawan produksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, kapan mulai dan selesainya. Contohnya, jika perusahaan menerapkan tiga shift harian, maka dapat dibuat shift pertama jam 07.00 – 15.00, kemudian shift kedua jam 15.00 – 23.00, dan selanjutnya shift ketiga jam 23.00 – 07.00 hari berikutnya.
Pengaturan jam pergantian shift dengan jumlah karyawan yang sama dapat menghindari overlap maupun kekosongan karyawan. Namun, sebaliknya, jika pabrik memiliki jam-jam puncak aktivitas produksi, maka kamu dapat mengoptimalkan jumlah karyawan pada shift tersebut, dan menguranginya pada shift lainnya.
Memahami aturan perlindungan karyawan perempuan
Apabila mempekerjakan karyawan perempuan pada shift malam, maka kamu perlu memperhatikan aturan perlindungan pekerja perempuan yang ditetapkan oleh UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, Pasal 76, yaitu:
- Karyawan perempuan berumur kurang dari 18 tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00.
- Pengusaha dilarang mempekerjakan karyawan perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00
- Pengusaha yang mempekerjakan karyawan perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 wajib memberikan makanan dan minuman bergizi, serta menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.
- Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar-jemput bagi karyawan perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 dengan pukul 05.00.
Baca juga: Contoh dan Komponen Slip Gaji Perusahaan Manufaktur
Menerapkan sistem rotasi
Banyak penelitian yang menyimpulkan bahwa kerja shift malam dapat menyebabkan masalah kesehatan bagi karyawan, seperti stres dan gangguan tidur. Jika dilakukan terus-menerus, karyawan dapat menderita kejenuhan, kelelahan fisik dan mental, atau depresi.
Dampaknya bagi perusahaan adalah penurunan produktivitas. Namun, yang lebih berbahaya, kelelahan dapat menurunkan fokus dan meningkatkan risiko kecelakaan kerja, terutama jika pekerjaan karyawan berhubungan dengan pengoperasian mesin, peralatan listrik, atau alat berat di pabrik.
Untuk meminimalkan dampak tersebut, sebaiknya kamu menerapkan rotasi jadwal mingguan sehingga shift malam dilakukan bergantian sesuai putaran. Karyawan yang bekerja shift malam selama seminggu, akan bekerja pada shift pagi atau shift sore pada minggu berikutnya.
Menyediakan kompensasi shift malam
Selama tidak melebihi waktu kerja harian, shift malam bukan termasuk kerja lembur, sehingga perusahaan tidak perlu membayar upah lembur. Namun, Kepmenaker No 224 Tahun 2003 mewajibkan pengusaha memberikan kompensasi atau tunjangan shift malam dalam bentuk makanan bergizi minimal 1.400 kalori, dan tidak bisa digantikan uang.
Sebagai tambahan, pengusaha juga wajib mempekerjakan petugas keamanan di tempat kerja, serta menyediakan kamar mandi yang layak dengan penerangan memadai, dan memisahkannya untuk pekerja perempuan dan laki-laki.
Menyusun jadwal shift dengan pola teratur
Jadwal shift yang tepat adalah yang memiliki pola teratur dan berulang. Pola kerja yang jelas akan membantu karyawan memprediksi hingga beberapa minggu ke depan, kapan mereka akan bekerja pada shift pagi, sore, dan malam.
Seperti kita tahu, karyawan juga punya kehidupan di luar pekerjaan, seperti keluarga, hobi, dan lain-lain. Karena itu, membuat pola kerja yang teratur dapat membantu karyawan merencanakan work-life balance.
Berikut ini contoh shift karyawan produksi dengan Excel:
- Sebuah pabrik beroperasi 7 hari seminggu dan tidak ada hari libur berproduksi. Jadwal bisa dibuat dalam 4 grup karyawan dengan 3 shift.
- Dalam seminggu, sebuah pabrik beroperasi 6 hari dan libur 1 hari. Jadwal bisa dibuat dalam 3 grup karyawan dengan 3 shift.
Baca juga: 3 Contoh Template Slip Gaji Karyawan
Menyusun jadwal shift dengan aplikasi
Cara paling mudah dan praktis menyusun jadwal shift karyawan pabrik adalah menggunakan aplikasi shifting yang serba otomatis. Kamu bisa menggunakan software online Gadjian atau Hadirr dari Fast 8.
Gadjian merupakan aplikasi payroll gaji karyawan yang dilengkapi dengan fitur pola kerja untuk membantu kamu menyusun jadwal shift yang beragam. Dengan sekali pengaturan jadwal, pola shift kerja Gadjian dapat dibuat berulang sehingga kamu tidak perlu membuat jadwal baru setiap bulan.
Fitur utama Gadjian adalah kalkulator gaji yang dapat menghitung semua komponen gaji karyawan beserta potongan pajaknya, sekaligus menyusun slip gaji online. Dengan perhitungan otomatis, penggajian karyawan jadi lebih akurat, minim error, hemat waktu, dan bebas dari keterlambatan.
Jadwal shift karyawan juga bisa dibuat dengan Hadirr, aplikasi absensi online yang memiliki fitur shift kerja otomatis. Dengan aplikasi ini, kamu juga bisa sekaligus memantau kehadiran karyawan meskipun dengan jam masuk kerja yang berbeda-beda sesuai jadwal shift.
Data kehadiran karyawan tidak hanya berguna untuk perhitungan gaji dan tunjangan, tetapi juga sering menjadi indikator dalam penilaian kinerja KPI. Berikut ini contoh KPI karyawan produksi yang memasukkan kehadiran sebagai bagian dari penilaian.
Gadjian dan Hadirr merupakan aplikasi online yang dirancang untuk mengefisienkan pekerjaan HR dalam mengelola administrasi karyawan, seperti payroll, cuti, absensi, lembur, dan shift kerja. Dengan perhitungan otomatis dan pencatatan data real-time, kamu tidak perlu lagi proses administrasi manual dengan spreadsheet yang menguras waktu dan tinggi risiko error.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia No. 224 Tahun 2003 tentang Kewajiban Pengusaha Mempekerjakan Perempuan Pukul 23.00 s/d 07.00. JDIH Kemnaker.
