Memilih sistem HRIS (Human Resource Information System) yang tepat untuk perusahaan adalah langkah kunci dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia. Apalagi, di era digital yang serba cepat ini, software jadi solusi yang tepat untuk kerja praktis, tidak terkecuali di Indonesia.
Di Indonesia, ada beragam pilihan software HRIS yang tersedia. Inilah mengapa, menemukan HRIS terbaik dapat menjadi PR besar bagi HR maupun perusahaan.
Namun, kamu tak perlu risau, karena dalam artikel ini, kami akan memberi panduan lengkap bagaimana memilih HRIS software Indonesia yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Apa Itu HRIS?
Human Resource Information System atau HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola informasi terkait karyawan dalam suatu organisasi. HRIS mengintegrasi seluruh data dari aplikasi yang berbeda ke satu sistem terpusat.
Informasi tersebut berupa administrasi gaji, manajemen absensi, rekruitmen, pelatihan, dan berbagai aspek lainnya yang terkait dengan tenaga kerja. Termasuk data lengkap mengenai nama, alamat atau nomor KTP karyawan.
Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat mengotomatisasi banyak tugas administratif HR, meningkatkan efisiensi, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap data dan proses SDM. HRIS membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih efisien.
Baca juga: 7 Software HRIS Terbaik dan Terpopuler 2023 di Indonesia
8 Cara Memilih Software HRIS Terbaik dan Sesuai Kebutuhan
Pada dasarnya, ada 3 pedoman yang harus kamu pertimbangkan ketika hendak menentukan software HRIS apa yang akan digunakan dalam manajemen SDM.
- Better, artinya software tersebut harus bisa membuat kualitas pekerjaan jadi lebih baik daripada mengerjakan secara manual.
- Faster, artinya software tersebut harus bisa menghemat waktu kerja kamu tapi tetap dengan data yang valid dan akurat.
- Cheaper, artinya biaya yang dikeluarkan tidak membebani perusahaan dan harus efisien.
Selain 3 pedoman itu, berikut tips dan cara memilih software HRIS yang tepat.
1. Perhatikan Sistem Keamanan HRIS
HRIS software akan digunakan untuk menyimpan data sensitif, termasuk informasi pribadi untuk karyawan dan data keuangan perusahaan. Untuk itu, dalam memilih HRIS software Indonesia, tanyakan kepada perusahaan tentang protokol keamanan siber mereka, termasuk apakah mereka menawarkan autentikasi dua faktor untuk login karyawan dan di mana mereka menyimpan data.
Hal tersebut penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan informasi penting. Jangan tergiur dengan harga yang murah tapi keamanan tak terjamin dan data kamu bisa bocor kapan saja.
2. Legalitas HRIS
Poin penting yang tak boleh dilupakan dari cara memilih software HRIS adalah legalitas. Pastikan perangkat lunak yang akan kamu pilih adalah yang sah, memiliki hak cipta yang diakui, dan dikembangkan oleh penyedia perangkat lunak yang memiliki rekam jejak yang jelas.
Kini, sudah ada beberapa HRIS software Indonesia yang legal dan mendapat kepercayaan dari berbagai perusahaan. Selain terhindar dari risiko hukum, dengan memilih HRIS yang legal, perusahaan juga dapat membangun reputasi yang positif.
3. Perhatikan Portfolio dan Testimoni Pengguna
Salah satu cara yang sangat efektif dalam memilih sistem HRIS yang tepat adalah dengan memeriksa portofolio dan testimoni dari penyedia perangkat lunak tersebut. Dengan memeriksa portofolio, kamu dapat melihat proyek-proyek sebelumnya yang telah dikerjakan oleh penyedia HRIS dan dari skala bisnis mereka.
Lihat bagaimana software tersebut bisa membantu perusahaan startup, instansi pemerintah atau perusahaan multinasional. Nantinya, kamu bisa menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem HRIS tersebut serta memiliki gambaran apakah HRIS itu sesuai dengan kebutuhan bisnis.
4. Cari HRIS yang Menawarkan Integrasi Data Lengkap
HRIS yang dapat mengintegrasikan data dengan sistem-sistem lain di perusahaan memungkinkan aliran informasi yang mulus dan real-time antara banyak kebutuhan berbeda. Kamu bisa mengurangi pekerjaan manual yang berulang seperti impor data, menghindari duplikasi data, dan meningkatkan akurasi data.
Baca juga: HRIS Cloud: Upaya Startup Mengurangi Operating Cost
5. Kemudahan Penggunaan Aplikasi
HRIS tidak hanya harus efisien, namun juga harus user friendly atau mudah digunakan. Semakin sederhana sistemnya untuk digunakan dan dipelajari, semakin sedikit waktu pelatihan yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, sebisa mungkin carilah perangkat lunak yang menawarkan fungsionalitas yang mudah dikuasai tapi dengan desain yang menarik. Hal ini untuk memudahkan kamu dan tim dalam mengoperasionalkannya sehari-hari.
6. Perhitungkan Biaya
Biaya penggunaan HRIS bergantung pada fitur yang kamu perlukan dan vendor yang dipilih. Penting untuk dicatat, bahwa tidak semua penyedia HRIS menyertakan fitur dan kemampuan yang sama dalam paket “dasar” mereka. Beberapa penyedia mengenakan biaya tambahan untuk fungsi inti SDM seperti penggajian.
Beberapa yang lainnya lagi mungkin membebankan biaya lain untuk layanan tambahan seperti manajemen manfaat. Pertimbangkan perbedaan-perbedaan ini saat menentukan anggaran kamu. Dan penting untuk tidak tergiur harga murah.
7. Cari Tahu Fitur-fitur Unggulan HRIS
Keandalan fitur aplikasi adalah faktor kunci yang harus dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak HRIS. Saat memilih, pastikan untuk mengidentifikasi fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan kamu, serta fitur unggulan yang ditawarkan.
Misalnya, apabila software HRIS menawarkan sistem absensi menggunakan face recognition, kamu perlu pastikan dulu apakah pemindaian aplikasi tersebut dilakukan secara akurat. Mengingat, beberapa teknologi biometrik face unlock bisa dengan mudah dibobol menggunakan foto beresolusi tinggi.
Atau, jika software penggajian HRIS mengklaim fitur andalan mereka yaitu perhitungan PPh 21, kamu perlu memastikan apakah landasan hukum yang digunakan up to date dengan peraturan pemerintahan terbaru. Sebab jika memakai aturan lama, perhitungan menjadi tidak valid.
8. Coba Lakukan Demo (Trial)
Setelah kamu membandingkan penawaran dan penyedia software HRIS, jangan ragu untuk mencoba demo. Biasanya, penyedia software HRIS akan mempersonalisasi demo untuk bisnis kamu.
Demo memberi kamu kesempatan untuk melihat secara langsung bagaimana perangkat lunak beraksi dan mengajukan pertanyaan yang belum terselesaikan. Kamu mungkin juga akan memikirkan pertanyaan atau kekhawatiran baru selama demo.
Baca juga: Penggunaan Teknologi HRIS untuk Strategi Peningkatan UKM
HRIS Software Indonesia dengan Fitur Lengkap dan Integrasi Mudah
Jika kamu masih bingung menentukan pilihan HRIS software, aplikasi payroll berbasis web dari Gadjian serta aplikasi absensi online Hadirr mungkin menjadi jawabannya. Kedua aplikasi ini saling terintegrasi sehingga memudahkan penggunaan bersama.
Sistem keamanan pada kedua HRIS ini sudah terbukti terpercaya. Layanan penyimpanan cloud yang digunakan memiliki reputasi yang kuat yakni dari Amazon Web Services. Selain itu, keduanya memiliki dukungan server 24/7, protokol enkripsi SSL sekelas perbankan, dan akses yang diberikan melalui username dan password yang aman.
Harga aplikasi gadjian juga bisa disesuaikan kebutuhan, skala bisnis dan jumlah karyawan yang didaftarkan perusahaan. Jadi, kamu tidak akan boncos untuk mendapatkan software berkualitas tinggi tapi serasa software payroll gratis.
Selain itu, fitur-fitur dari kedua aplikasi ini telah terbukti andal. Sebagai contoh, kalkulator PPh 21 online Gadjian selalu mengikuti perubahan regulasi pajak terbaru, sehingga memberikan perhitungan gaji dan pajak yang akurat.
Lalu aplikasi Hadirr, menggunakan pengenalan wajah dengan algoritma yang canggih, hanya mengenali wajah yang terdaftar. Aplikasi mobile ini juga dilengkapi dengan teknologi anti-pemalsuan GPS yang dapat mendeteksi lokasi palsu.
Untuk pengalaman, Gadjian sudah menjadi aplikasi HRIS terbaik di Indonesia di mana telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan swasta dan pemerintah. Kamu bisa membaca testimoni dari pengguna mereka di situs web Gadjian dan Hadirr.
