Saat ini, banyak perusahaan membuka kesempatan kepada mahasiswa dan fresh graduate untuk melakukan magang atau internship. Sebelum membuka kesempatan untuk menerima peserta magang, ada baiknya perusahaan mengetahui terlebih dahulu hak dan kewajiban dari peserta magang.
Tujuan dari hak dan kewajiban ini tidak lain adalah untuk memastikan bahwa masing-masing pihak, baik perusahaan dan peserta magang itu sendiri tidak merasa dirugikan. Tidak hanya itu, dengan adanya hak dan kewajiban yang telah tercantum di dalam perjanjian, maka peserta magang akan lebih fokus untuk mengerjakan dan mempelajari hal yang telah tercantum dalam perjanjian tersebut.
Di sisi lain, dengan adanya hak dan kewajiban yang telah disetujui oleh peserta magang dalam perjanjian magang, maka perusahaan juga dapat memberhentikan atau memutus kontrak magang, apabila peserta magang melakukan ingkar janji atas kewajibannya.
Sekilas, dengan adanya perjanjian yang mengatur hak dan kewajiban peserta magang dapat mempermudah kedua belah pihak dalam proses administrasi. Namun, sebenarnya apa saja hak dan kewajiban peserta magang di perusahaan? Berikut penjelasannya!
Apa itu Program Magang di Perusahaan?
Pengertian magang atau internship sendiri merupakan sebuah program yang dibentuk oleh perusahaan untuk memberikan kesempatan kepada peserta magang untuk belajar dan mengembangkan kemampuan mereka dalam lingkungan kerja profesional.
Tidak hanya mahasiswa dan fresh graduate diuntungkan melalui pengembangan skill dan pengalaman kerja. Melalui program magang perusahaan juga menjaring bakat-bakat terbaik dari peserta magang di perusahaannya, untuk kemudian diangkat menjadi karyawan tetap.
Aturan dan Regulasi Program Magang
Apakah Anda berpikiran bahwa perusahaan dapat dengan bebas memberikan pekerjaan atau tanggung jawab kepada peserta magang dan dengan bebas pula memberhentikan mereka?
Nyatanya, dalam menjalankan program magang, perusahaan wajib mengikuti aturan dan regulasi yang telah di tentukan oleh pemerintah Indonesia melalui UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, Pasal 21 sampai 29 dan dalam Ketentuan Menteri Ketenagakerjaan No 36 Tahun 2016 mengenai Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri.
Sehingga, dalam praktiknya perusahaan tidak dapat bertindak sewenang-wenang dan begitu pula peserta magang yang melakukan internship di perusahaan Anda.
BACA JUGA: Aturan Karyawan Magang Menurut Undang-Undang
Hak-Hak Peserta Magang
Lalu, apa saja hal-hal yang harus perusahaan perhatikan pada saat ingin membuka kesempatan untuk mahasiswa dapat melakukan magang? Pertama, mari kita bahas 5 hak peserta magang yang harus didapatkan pada saat melakukan magang di perusahaan Anda.
1. Kompensasi dan Uang Saku
Pasti Anda pernah bertanya-tanya, apakah peserta magang perlu untuk digaji? Tentunya, sebagai perusahaan Anda harus memberikan kompensasi berupa gaji atau uang saku kepada peserta magang yang menjalankan program magang di perusahaan Anda.
Peraturan mengenai uang saku ini telah diatur dalam Permenaker No. 6 Tahun 2006, dimana perusahaan wajib memberikan upah atau uang saku sesuai dengan durasi permagangan yang dilakukan oleh peserta magang.
Nah, meskipun begitu, regulasi ini tidak menyebutkan jumlah minimum yang harus diberikan oleh perusahaan kepada peserta magang. Untuk itu, gaji internship yang harus diberikan oleh perusahaan akan mengacu kepada perjanjian kerja yang telah di tanda tangani oleh kedua belah pihak.
2. Memperoleh Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
Kemudian, perusahaan juga wajib mengikutsertakan peserta magang dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja sebagai bentuk perlindungan atas kecelakaan kerja yang mungkin dapat terjadi di lingkungan perusahaan Anda.
Jaminan sosial tenaga kerja sendiri merupakan bentuk perlindungan untuk peserta magang, yang mencangkup pembayaran uang sebagai ganti dari sebagian pendapatan yang hilang atau berkurang, serta pelayanan dalam situasi seperti kecelakaan kerja, sakit, kehamilan, melahirkan, hari tua, dan kematian.
BACA JUGA: 5 Cara Menggunakan Employer Branding sebagai Strategi Rekrutmen untuk Start-up
3. Memperoleh Sertifikat pada Akhir Periode Magang
Tentunya, selain memberikan gaji, perusahaan juga wajib menyediakan fasilitas sertifikat bagi peserta magang yang berhasil menyelesaikan masa magangnya di perusahaan Anda.
Umumnya, sertifikat ini dapat dijadikan bukti yang sah, bahwa peserta magang tersebut telah mengikuti program magang hingga selesai di perusahaan Anda. Tak jarang, beberapa perusahaan juga menyebutkan nilai tertentu yang berhasil didapatkan oleh peserta magang tersebut.
4. Menerima Hak Lainnya Sesuai dengan Perjanjian
Selain kompensasi, jaminan sosial, dan sertifikat yang telah diatur dalam Undang-Undang Pemagangan, perusahaan juga wajib memberikan hak peserta magang lainnya sesuai dengan yang disebut dalam perjanjian kerja.
Apa saja hal lainnya yang harus diterima peserta magang? Untuk menjawab pertanyaan ini, maka Anda harus kembali melihat perjanjian magang kerja yang telah ditandatangani oleh peserta magang.
Misalnya, jika perusahaan Anda menawarkan bimbingan dari ahli untuk peserta magang. Maka, sebelum atau pada saat masa magang berakhir, peserta magang juga harus mendapatkan haknya untuk dibimbing oleh ahli dari perusahaan Anda.
Kewajiban Peserta Magang
Undang-Undang Ketenagakerjaan tentang Magang tidak hanya mengatur hak-hak dari peserta magang saja. Namun, UU tersebut juga menjelaskan mengenai kewajiban peserta magang selama menjalankan program magang di perusahaan Anda.
Apa kewajiban peserta magang yang diatur dalam Undang-Undang Magang Kerja? Berikut penjelasannya.
1. Mematuhi Peraturan dan Tata Tertib di Perusahaan
Tentunya, hal yang pertama yang wajib untuk diikuti oleh peserta magang yaitu mematuhi setiap peraturan, tata tertib dan ketentuan yang ada di perusahaan Anda. Misalnya, hal ini meliputi alur kerja, absensi, jam kerja, hingga SOP untuk perizinan.
Lalu, bagaimana jika peserta magang tidak mengikuti aturan kerja yang telah disetujui bersama? Pertama, Anda dapat memberikan surat teguran, baik secara lisan maupun tertulis. Apabila peserta tidak ada perubahan sikap, maka perusahaan berhak untuk memberhentikan peserta magang secara sepihak.
Namun, untuk dapat memberhentikan secara sepihak, pastikan perusahaan juga mencantumkan poin ini di dalam perjanjian magang kerja, ya.
2. Berkontribusi untuk Perusahaan
Kemudian, peserta magang tentunya juga harus memberikan kontribusi untuk perusahaan. Kontribusi dapat peserta magang berikan melalui pemaparan ide dan inovasi yang dimilikinya hingga terjun langsung untuk mengerjakan atau melakukan tugas di lapangan.
Nah, untuk dapat mengukur performa dari karyawan magang, tim leader dan HR perlu untuk membuat KPI atau OKR yang digunakan sebagai tolak ukur atau indikator keberhasilan dari peserta magang tersebut.
BACA JUGA: Perhitungan KPI Karyawan Terbaru 2023
3. Mengikuti Kegiatan Magang Hingga Selesai
Tak hanya itu, peserta magang juga wajib untuk mengikuti kegiatan pemagangan dari perusahaan Anda hingga selesai atau hingga batas waktu yang telah Anda dan peserta magang setujui bersama dalam perjanjian magang.
Namun jangan lupa, sesuai dengan Peraturan Ketenagakerjaan, jangka waktu maksimal peserta magang yaitu selama durasi 1 tahun saja, ya.
4. Melakukan Hal-Hal yang Telah Diatur dalam Perjanjian
Terakhir, peserta magang juga harus melakukan kewajibannya sesuai dengan yang telah disetujui bersama dalam perjanjian kerja magang. Hal ini biasanya meliputi tugas day-to-day atau hal-hal yang harus dilakukan oleh peserta magang, seperti melakukan report dan lain sebagainya.
Cara Mudah Manajemen Peserta Magang Pakai Gadjian
Pengelolaan peserta magang bukanlah tugas yang bisa HR anggap enteng. Dari memilih kandidat yang sesuai hingga mengurus absensi dan pembayaran gaji, setiap tahapan memiliki kompleksitas tersendiri.
Maka dari itu, Gadjian hadir dengan solusi komprehensif yang dapat membantu HR dan perusahaan Anda dapat memanajemen karyawan dan peserta magang secara optimal. Apa saja fitur yang dapat digunakan oleh HR untuk memanajemen peserta magang?
Fitur Rekrutmen
Langkah awal yang krusial dalam manajemen peserta magang adalah memilih calon yang paling sesuai. Tapi tenang saja, fitur rekrutmen dari Gadjian dapat dengan mudah menyederhanakan proses ini.
Mulai dari menerima lamaran kandidat hingga melakukan seleksi dan penjadwalan interview, semua dapat dilakukan dalam satu platform. Hasilnya? Pemilihan peserta magang yang lebih akurat dan efisien.
Pencatatan Absensi
Masih melakukan pengelolaan absensi dengan cara manual? Jika iya, maka Gadjian memahami betapa lelahnya HR pada saat ingin merekap seluruh absensi dari karyawan dan peserta magang di perusahaan Anda.
Melalui fitur pencatatan absensi Gadjian, melakukan rekap absensi menjadi lebih mudah. Dengan integrasi menggunakan platform Hadirr, peserta magang dapat melakukan absensi secara real-time, hanya dengan menggunakan smartphone mereka saja.
Employee Benefits
Gadjian memahami pentingnya memberikan pengalaman yang inklusif bagi peserta magang, dan itulah mengapa fitur Employee Benefits menjadi sangat berarti. Tunjangan kesehatan, pelatihan, dan manfaat lainnya bisa diakses oleh peserta magang
Pembayaran Gaji
Terakhir, dengan Gadjian, proses pembayaran gaji akan menjadi lebih mudah. Solusi pembayaran gaji secara otomatis untuk meminimalisir risiko kesalahan dan memastikan bahwa peserta magang mendapatkan gaji mereka sesuai dengan waktu yang dijanjikan.
