Menciptakan struktur organisasi yang efektif dan berkelanjutan menjadi kunci kesuksesan. Inilah sebabnya mengapa konsep job grading semakin penting. Job grading merujuk pada metode yang digunakan untuk mengelompokkan posisi kerja berdasarkan tanggung jawab, kompleksitas, dan kontribusi terhadap perusahaan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memahami hierarki dalam struktur organisasi, mengukur nilai relatif dari berbagai peran, dan mengambil keputusan terkait kompensasi dan pengembangan karir dengan lebih efektif.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang kesulitan dalam mengelola pengembangan karir, menentukan tingkat gaji, dan mengurangi tingkat turnover karyawan yang tinggi. Selain itu, kurangnya transparansi dalam penentuan gaji dan tanggung jawab seringkali menyebabkan konflik internal dan penurunan motivasi karyawan.
Tentunya, hal-hal diatas dapat berdampak negatif pada kinerja keseluruhan perusahaan. Namun, solusi untuk masalah-masalah ini dapat ditemukan dalam penerapan konsep job grading di perusahaan Anda.
BACA JUGA: Terbukti! 10 Cara Menurunkan Turnover Karyawan
Pengertian Job Grading
Pengertian job grading secara umum merujuk pada proses penilaian dan pengelompokan posisi kerja dalam suatu perusahaan berdasarkan faktor-faktor tertentu, seperti tanggung jawab, kompleksitas tugas, dan kontribusi terhadap perusahaan.
Tujuan job grading adalah untuk menciptakan struktur hierarki yang jelas dan adil, serta untuk menentukan besaran kompensasi yang sesuai dengan beban tugas dari setiap posisi. Dengan demikian, job grading dapat membantu perusahaan dalam mengatur besaran kompensasi, pengembangan karir, dan motivasi karyawan.
Tak hanya itu, dengan adanya job grading, hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk menghindari subjektivitas dalam menentukan gaji dan memastikan bahwa karyawan dengan peran dan tanggung jawab yang setara menerima kompensasi yang setara pula.
Selain itu, job grading juga berperan dalam menciptakan rencana pengembangan karir yang lebih terstruktur, sehingga karyawan memiliki career path yang lebih jelas selama di perusahaan Anda.
Manfaat Job Grading
Job grading bukan hanya alat pengelompokan posisi kerja semata, tetapi juga merupakan investasi yang memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Di bawah ini adalah beberapa manfaat utama dari penerapan job grading:
Membuat Jenjang Karir yang Jelas
Sistem job grading memungkinkan perusahaan untuk menciptakan struktur hirarki yang jelas dan transparan. Dengan mengelompokkan posisi kerja ke dalam tingkatan yang berbeda, karyawan memiliki informasi yang lebih jelas tentang bagaimana mereka dapat naik (jabatan) dalam perusahaan Anda.
Acuan dalam Meningkatkan Gaji dan Tunjangan
Job grading memberikan petunjuk untuk menentukan besaran gaji dan tunjangan yang akan diterima oleh karyawan Anda. Dengan mengukur tingkat tanggung jawab dan kompleksitas tiap posisi, perusahaan dapat menghindari ketidaksetaraan dalam kompensasi dan memberikan gaji yang sesuai dengan kontribusi masing-masing karyawan di perusahaan.
Memudahkan Program Pengembangan Karyawan
Penerapan job grading memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan dan pengetahuan karyawan. Dengan mengetahui posisi mana yang memerlukan pengembangan lebih lanjut, perusahaan dapat merancang program pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja.
BACA JUGA: Pentingnya Program Pengembangan Karir Karyawan
Mengurangi Tingkat Turnover Karyawan
Ketidakpuasan terhadap gaji dan pengembangan karir adalah faktor utama dalam tingkat pergantian karyawan yang tinggi. Dengan mengadopsi job grading, perusahaan dapat menciptakan lingkungan yang lebih adil dan memberikan kesempatan nyata bagi karyawan untuk tumbuh. Tentunya hal ini berkontribusi pada penurunan tingkat pergantian karyawan.
Cara Membuat Job Grading yang Benar
Membuat job grading yang akurat dan efektif memerlukan pemahaman mendalam tentang struktur organisasi dan tanggung jawab masing-masing posisi di perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menciptakan job grading yang benar:
Metode Klasifikasi
Metode klasifikasi melibatkan pengelompokan posisi-pekerjaan berdasarkan karakteristik yang serupa. Ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi faktor-faktor seperti tingkat tanggung jawab, kualifikasi pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.
Dengan melakukan job grading menggunakan metode klasifikasi, perusahaan dapat membuat kategori atau tingkatan posisi yang memiliki karakteristik serupa.
Apabila perusahaan Anda ingin mengadopsi metode ini, Anda dapat memulainya dengan mengumpulkan detail tentang posisi-pekerjaan yang ada di perusahaan. Hal ini juga mencakup tanggung jawab, kualifikasi pendidikan, pengalaman, dan faktor-faktor terkait lainnya.
Kemudian, Anda dapat mulai untuk mengelompokkan posisi-pekerjaan yang memiliki karakteristik serupa ke dalam kategori atau tingkatan tertentu. Proses ini membantu menciptakan struktur yang mengklasifikasikan posisi-pekerjaan berdasarkan kesamaan karakteristik.
Metode Komparasi
Metode komparasi melibatkan aktivitas dalam membandingkan posisi dan pekerjaan dengan posisi lain yang sudah ada dalam perusahaan.
Dengan memahami persamaan dan perbedaan antara posisi-posisi ini, perusahaan dapat menentukan klasifikasi yang paling sesuai. Metode komparasi akan memungkinkan perusahaan untuk memperoleh pandangan yang lebih luas tentang value posisi yang diukur dengan kondisi sebenarnya di pasar.
Dalam metode komparasi, langkah pertama adalah memilih posisi-pekerjaan yang akan digunakan sebagai acuan untuk perbandingan. Kemudian, posisi-pekerjaan lainnya akan dibandingkan dengan posisi acuan ini.
Perbandingan yang Anda lakukan yaitu berdasarkan faktor-faktor seperti tanggung jawab, kualifikasi, dan kompleksitas pekerjaan. Setelah perbandingan dilakukan, posisi-pekerjaan akan diberikan klasifikasi berdasarkan kesamaan dan perbedaan dengan posisi acuan.
Metode Ranking
Metode ranking melibatkan pemeringkatan posisi pekerjaan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Posisi pekerjaan yang memerlukan kualifikasi, tanggung jawab, atau kompleksitas yang lebih tinggi akan mendapatkan peringkat yang lebih tinggi dalam peringkat.
Tak jarang, metode ranking sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi kecil atau yang masih dalam tahap berkembang. Dalam metode ranking, langkah pertama adalah mengidentifikasi kriteria atau faktor-faktor yang relevan dalam penilaian posisi-pekerjaan. Posisi-pekerjaan kemudian akan diberi peringkat berdasarkan kriteria ini.
Posisi-pekerjaan yang memenuhi kriteria lebih tinggi akan mendapatkan peringkat yang lebih tinggi pula dalam skala peringkat. Proses ini menghasilkan struktur peringkat yang menciptakan urutan dari posisi-pekerjaan berdasarkan tingkat tanggung jawab, kualifikasi, atau kompleksitas.
Metode Point
Metode point melibatkan memberikan poin untuk setiap faktor yang relevan dalam posisi-pekerjaan, seperti tanggung jawab, kualifikasi, dan pengalaman. Poin-poin ini kemudian dijumlahkan untuk menghasilkan skor total untuk setiap posisi. Metode point ini memberikan cara yang lebih kuantitatif dalam mengukur kompleksitas dan nilai relatif dari setiap posisi.
Dalam metode point, langkah pertama adalah mengidentifikasi faktor-faktor yang relevan dalam penilaian posisi-pekerjaan. Setiap faktor akan diberi poin berdasarkan tingkat signifikansinya.
Poin-poin ini akan dijumlahkan untuk setiap posisi-pekerjaan, menghasilkan skor total. Skor ini akan Anda gunakan untuk mengklasifikasikan posisi-pekerjaan dalam tingkatan tertentu. Metode ini memberikan pendekatan yang lebih kuantitatif dalam mengukur dan membandingkan posisi dan pekerjaan.
BACA JUGA: Tips Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru yang Efektif
Membuat Job Grading Otomatis di Gadjian
Dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan sumber daya manusia, platform HRIS seperti Gadjian dapat menjadi solusi yang efektif.
Gadjian menyediakan fitur struktur dan skala upah karyawan yang membantu Anda dalam menentukan upah untuk karyawan Anda berdasarkan struktur pekerjaan yang ada di perusahaan Anda.
Tak hanya itu, dengan fitur hitung gaji dan tunjangan secara otomatis, dapat mempermudah HR dalam menghitung gaji dari karyawan Anda serta menghitung seluruh komponen tunjangan serta potongan hanya dalam satu klik saja.
