Dalam dinamika dunia kerja, perubahan komposisi dalam organisasi adalah suatu hal yang tidak dapat terhindarkan. Salah satu pemicu terjadinya perubahan di dalam organisasi adalah pengajuan resign karyawan. Maka dari itu, untuk mempersiapkan perubahan organisasi yang tidak mendadak diperlukan aturan dan syarat pengajuan resign yang terstruktur dan rapi.
Resignasi sebenarnya merupakan proses dimana seorang karyawan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerjanya dengan perusahaan tempatnya bekerja. Bagi perusahaan, menjalankan proses resign dengan aturan yang jelas dan transparan sangat penting guna menjaga keberlangsungan operasional serta hubungan yang baik antara perusahaan dan karyawan yang mengundurkan diri.
Dalam artikel ini, akan dibahas secara rinci aturan, hak, kewajiban, proses, dan syarat pengajuan resign karyawan.
Aturan Resign Berdasarkan Regulasi Ketenagakerjaan
Setiap perusahaan perlu memiliki pedoman atau kebijakan mengenai proses resign agar semua pihak dapat memahami dan mengikuti langkah-langkah yang harus diambil. Memang jika kita melihat dari banyak contoh perusahaan di Indonesia, sangat beragam aturan resign yang diterapkan.
Namun jika kita mengacu pada UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 pada Ps. 162, ada 3 tahapan yang perlu dilalui oleh karyawan sebelum resign. 3 tahapan ini biasanya selalu ada di dalam aturan pengunduran diri yang tertuang di dalam peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB).
Pemberitahuan Resign
Karyawan yang ingin mengajukan resign diharapkan memberikan pemberitahuan tertulis kepada atasan atau departemen HRD dalam waktu yang wajar sebelum tanggal efektif resign. Biasanya, perusahaan mengharapkan pemberitahuan minimal 4 minggu atau 1 bulan sebelum tanggal resign.
Jika karyawan melakukan resign tanpa memberikan informasi sebelumnya, maka karyawan tidak akan mendapatkan uang pisah atau uang penggantian hak.
Penyerahan Tanggung Jawab
Sebelum tanggal resign, karyawan diharapkan menyelesaikan atau mentransfer tanggung jawabnya kepada rekan kerja atau penggantinya. Hal ini akan memastikan kelancaran operasional setelah karyawan tersebut meninggalkan perusahaan.
Tetap Produktif Hingga Akhir
Meskipun karyawan sudah mengajukan resign untuk 4 minggu di depan, karyawan tersebut masih bekerja dan statusnya masih seorang karyawan. Sehingga karyawan masih tetap harus bekerja secara produktif hingga tanggal pengunduran diri aktif kembali.
Itulah 3 tahapan yang setidaknya harus dilakukan oleh karyawan sebagai syarat pengajuan resign. Setelah itu, perusahaan dapat mempersiapkan pemberian hak-hak karyawan resign seperti uang penggantian hak, melakukan perhitungan gaji prorata sebelum resign dan juga melakukan exit interview.
Baca Juga: Tips Ampuh Tingkatkan Produktivitas Karyawan
Hak dan Kewajiban Karyawan Resign
Seperti yang disampaikan sebelumnya, ketika seorang karyawan mengajukan resign, ada hak dan kewajiban yang perlu dipahami baik oleh perusahaan maupun karyawan yang bersangkutan. Berikut ini adalah hak dan kewajiban karyawan yang melakukan resign:
Hak Karyawan Resign
- Uang Penggantian Hak
Karyawan yang mengajukan resign memiliki hak untuk menerima uang penggantian hak sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan dan perundangan tenaga kerja. Hal ini meliputi hak cuti yang belum digunakan, bonus yang belum dibayarkan, dan hak lainnya yang mungkin diperoleh karyawan.
- Perhitungan Gaji Prorata
Karyawan berhak menerima gaji prorata berdasarkan jumlah hari kerja dalam bulan resignasi. Hal ini mencakup kompensasi untuk pekerjaan yang telah dilakukan hingga tanggal efektif resign.
Kewajiban Karyawan Resign
- Memberikan Pemberitahuan
Salah satu kewajiban utama karyawan yang mengajukan resign adalah memberikan pemberitahuan secara tertulis dalam jangka waktu yang ditentukan oleh perusahaan.
- Menyelesaikan Tanggung Jawab
Karyawan perlu menyelesaikan atau mentransfer pekerjaan dan tanggung jawabnya kepada rekan kerja atau pengganti dengan cara yang tertib.
- Mengisi Formulir Exit Interview
Sebelum karyawan meninggalkan perusahaan, karyawan biasanya diberikan kewajiban untuk mengisi formulir exit interview. Formulir ini berguna untuk perusahaan, dimana di dalam formulir ini akan ada banyak pertanyaan yang menggambarkan perusahaan di mata karyawan selama berkiprah. Gunanya adalah untuk melakukan evaluasi secara internal.
Baca Juga: 10 Pertanyaan Exit Interview yang Wajib Diketahui
Syarat Pengajuan Resign Lainnya
Setelah sebelumnya kita melihat 3 tahapan resign yang perlu dilalui sebagai syarat pengajuan resign. Sebenarnya banyak perusahaan juga membuat peraturan atau syarat lain mengenai resign karyawan, karena pengajuan resign tidak selalu bisa dilakukan kapan saja dan oleh siapa saja.
Terdapat beberapa syarat lain yang perlu dipenuhi sebelum karyawan dapat mengajukan resign:
a. Masa Kerja Minimum
Beberapa perusahaan mensyaratkan karyawan untuk telah bekerja dalam periode tertentu sebelum mereka dapat mengajukan resign. Misalnya, perusahaan mungkin mensyaratkan karyawan bekerja minimal 6 bulan sebelum dapat mengajukan resign.
b. Tidak Dalam Masa Percobaan
Karyawan yang masih dalam masa percobaan mungkin memiliki batasan untuk mengajukan resign. Biasanya, perusahaan mengharapkan karyawan menyelesaikan masa percobaan sebelum mempertimbangkan resign.
c. Tidak Sedang Dalam Proses/Proyek Penting
Jika karyawan sedang terlibat dalam proyek atau tanggung jawab penting, perusahaan dapat memiliki kebijakan yang mengharuskan karyawan menyelesaikan tugas tersebut sebelum mengajukan resign.
Alur Proses Pengajuan Resign
Berikut ini adalah contoh proses umum pengajuan resign karyawan yang dapat dijadikan referensi:
a. Membuat Surat Pengajuan Resign
Karyawan mengajukan surat pengunduran diri secara tertulis kepada atasan atau departemen HRD. Surat tersebut sebaiknya mencakup alasan resign, tanggal efektif resign, dan informasi kontak.
b. Exit Interview
Setelah menerima surat pengunduran diri, perusahaan dapat menjadwalkan exit interview untuk memahami alasan di balik resignasi dan mendapatkan umpan balik konstruktif.
c. Penghitungan Kompensasi
Departemen HRD akan menghitung hak-hak yang harus dibayarkan kepada karyawan, termasuk uang penggantian hak dan perhitungan gaji prorata.
d. Penyerahan Tanggung Jawab
Karyawan yang mengajukan resign akan diminta untuk menyelesaikan atau mentransfer tanggung jawabnya kepada rekan kerja atau pengganti dalam periode sebelum tanggal resign.
e. Proses Administratif
Terakhir, proses ini lebih kepada urusan administratif yang melibatkan pengumpulan dokumen-dokumen terkait seperti surat pengunduran diri, dokumen perhitungan hak, dan lainnya untuk keperluan administratif dan juga penerbitan paklaring atau surat keterangan bekerja karyawan.
Baca Juga: Wajibkah Perusahaan Memberikan Uang Pisah Karyawan Resign?
Software HRIS Indonesia Terbaik: Gadjian
Dalam mengelola proses resign karyawan, aplikasi HRD dan payroll seperti Human Resource Information System (HRIS) sangat membantu dalam mengotomatisasi dan mempermudah tugas HRD. Salah satu HRIS terbaik di Indonesia dan cocok untuk Anda gunakan adalah Gadjian.
Gadjian menawarkan fitur-fitur canggih yang mencakup pengelolaan data karyawan, perhitungan gaji prorata otomatis, manajemen cuti, hingga pelaporan perpajakan. Dengan Gadjian, perusahaan dapat lebih efisien dalam mengurus proses administratif syarat pengajuan resign karyawan dan mengelola data karyawan secara keseluruhan.
Selain itu, dengan fitur tambahan untuk mengorganisir dan membantu proses rekrutmen karyawan pengganti di Gadjian ATS (GATS), HRD bisa langsung memproses pembukaan lowongan dan melakukan proses rekrutmen di Gadjian untuk mengisi posisi yang kosong karena ditinggal oleh karyawan yang resign.
Akhir kata, proses resign karyawan adalah bagian yang alami dalam kehidupan organisasi. Melalui aturan yang jelas, baik perusahaan maupun karyawan dapat menjalani proses ini dengan transparansi dan tanggung jawab. Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa hak karyawan dihormati dan bahwa proses resign dijalankan dengan lancar. Dengan adanya dukungan HRIS seperti Gadjian, pengelolaan proses resign bisa menjadi lebih efisien dan teratur.
Anda dapat mencoba aplikasi HRD dan payroll Gadjian secara GRATIS dengan klik link di bawah ini.
