Dalam era bisnis yang kompetitif saat ini, perusahaan harus memastikan bahwa bagian pengelolaan SDM atau HRD mampu membangun tim yang solid dan dapat diandalkan. Salah satu langkah penting dalam membangun tim solid adalah adalah melakukan background check karyawan di saat sesi rekrutmen.
Background check karyawan memainkan peran vital saat rekrutmen, karena langkah ini akan memastikan bahwa perusahaan hanya merekrut individu yang tepat dan dapat berkontribusi secara positif terhadap pertumbuhan dan kesuksesan organisasi. Selain itu dapat menghindari berbagai resiko yang timbul akibat perekrutan yang salah, seperti toxic culture dan lain sebagainya.
Definisi Background Check Karyawan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, background check karyawan adalah proses penyelidikan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memeriksa riwayat dan catatan calon karyawan sebelum mereka dipekerjakan atau direkrut menjadi tim di perusahaan. Proses ini melibatkan verifikasi informasi dan juga wawancara mendalam terkait riwayat pekerjaan, pendidikan, referensi, dan juga pemeriksaan lebih mendalam terhadap catatan kriminal atau masalah etika yang mungkin dimiliki calon karyawan.
Baca juga: 12 Strategi Rekrutmen yang Efektif
Keuntungan Melakukan Background Check Karyawan
Ketika perusahaan memutuskan untuk melakukan background check karyawan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Salah satu manfaat utamanya adalah mengurangi risiko perekrutan karyawan yang tidak cocok atau memiliki catatan yang meragukan. Ini membantu melindungi citra perusahaan dan menghindari potensi masalah di masa depan yang dapat mengganggu operasional dan produktivitas.
Berikut ini beberapa keuntungan lain yang akan didapatkan jika melakukan background checking karyawan di perusahaan:
1. Kualifikasi yang Akurat dan Valid
Dengan melakukan background checking perusahaan dapat memastikan bahwa informasi yang diberikan oleh calon karyawan dalam CV dan aplikasi adalah akurat dan valid. Hal ini membantu menghindari perekrutan individu yang mengada-ada atau menuliskan pengalaman palsu, sehingga memastikan bahwa perusahaan hanya merekrut individu dengan kualifikasi yang sesuai.
2. Minimalkan Risiko Hukum
Background check membantu perusahaan untuk meminimalkan risiko hukum yang mungkin timbul akibat perekrutan karyawan dengan masalah catatan kriminal atau etika. Dengan memeriksa catatan kriminal calon karyawan, perusahaan dapat melindungi diri dari tuntutan hukum yang mungkin muncul jika karyawan tersebut terlibat dalam aktivitas ilegal yang dapat merugikan perusahaan atau rekan kerja.
3. Menjaga Budaya Perusahaan
Background checking membantu perusahaan memastikan bahwa calon karyawan sejalan dengan nilai-nilai dan budaya perusahaan. Ini penting untuk menjaga harmoni di tempat kerja dan memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dengan lingkungan dan kultur kerja yang sudah ada.
4. Peningkatan Keamanan
Dengan melakukan pemeriksaan catatan kriminal dan referensi, perusahaan dapat mencegah perekrutan individu yang memiliki potensi membahayakan keamanan internal perusahaan. Ini dapat meliputi calon karyawan yang pernah terlibat dalam tindakan kriminal seperti kekerasan atau penipuan.
5. Menghindari Kerugian Finansial
Background check membantu mencegah rekrutmen karyawan dengan masalah finansial atau utang yang signifikan. Karyawan dengan masalah finansial berisiko lebih tinggi untuk mencuri atau melakukan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.
Dengan melakukan background check karyawan, perusahaan dapat memaksimalkan potensi timnya, melindungi citra dan keamanan perusahaan, serta meminimalkan risiko yang mungkin timbul. Melalui langkah-langkah cermat ini, perusahaan dapat membangun tim yang andal dan berkualitas tinggi, sehingga dapat terus berjaya dalam dunia bisnis yang kompetitif.
Baca juga: Cara Mencari Karyawan yang Jujur dan Berkualitas
Langkah-Langkah Background Checking
Proses background checking karyawan melibatkan serangkaian langkah yang cermat dan teliti. Langkah-langkah ini memastikan bahwa informasi yang diberikan oleh calon karyawan akurat, valid, dan dapat dipercaya. Berikut adalah langkah-langkah yang umum dilakukan dalam proses background checking:
1. Pengumpulan Informasi Dasar
Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi dasar dari calon karyawan. Ini termasuk riwayat pekerjaan, pendidikan, dan kontak referensi. Informasi ini menjadi dasar untuk melakukan verifikasi lebih lanjut.
2. Verifikasi Riwayat Pekerjaan dan Pendidikan
Perusahaan melakukan verifikasi terhadap riwayat pekerjaan dan pendidikan calon karyawan. Ini melibatkan menghubungi perusahaan-perusahaan sebelumnya atau institusi pendidikan yang terdaftar dalam CV untuk memastikan bahwa pengalaman dan kualifikasi yang disebutkan akurat.
3. Wawancara dengan Referensi
Salah satu langkah penting dalam proses background checking adalah wawancara dengan referensi dari calon karyawan. Wawancara ini memberikan gambaran yang lebih mendalam tentang kepribadian, keterampilan, dan kinerja calon karyawan dari sudut pandang orang-orang yang pernah bekerja dengannya.
Karena ini adalah salah satu proses penting, Anda harus mempersiapkan pertanyaan background check yang terstruktur. Anda dapat membuat pertanyaan yang to the point kepada referensi kandidat karyawan dengan kebutuhan yang Anda perlukan. Contohnya seperti berikut:
- Sejak kapan (nama calon karyawan) bekerja di (nama perusahaan sebelumnya) dan apa saja tanggung jawab dia? (cocokkan jawaban dengan CV kandidat)
- Apakah alasan (nama calon karyawan) meninggalkan perusahaan Anda?
- Bagaimana gaya bekerja (nama calon karyawan) saat di perusahaan Anda?
- Apakah (nama calon karyawan) lebih menunjukkan kinerjanya saat bekerja dalam tim atau secara individu?
- Bagaimana dengan catatan kehadiran (nama calon karyawan)?
Dengan menyusun pertanyaan background check karyawan yang komprehensif dan terstruktur Anda akan mendapatkan gambaran calon karyawan lebih jelas.
4. Pemeriksaan Catatan Kriminal
Pemeriksaan catatan kriminal adalah langkah penting dalam memastikan keamanan perusahaan. Ini melibatkan memeriksa catatan kriminal calon karyawan di berbagai yurisdiksi untuk memastikan bahwa individu tersebut tidak memiliki riwayat kriminal yang merugikan.
5. Pemeriksaan Referensi Etika
Beberapa perusahaan juga melakukan pemeriksaan referensi etika. Ini melibatkan menghubungi rekan kerja atau atasan sebelumnya untuk mendapatkan informasi tentang etika dan perilaku calon karyawan selama bekerja.
6. Pemeriksaan Finansial
Terutama untuk posisi yang melibatkan tanggung jawab keuangan, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan finansial untuk memastikan bahwa calon karyawan tidak memiliki masalah finansial serius atau utang yang signifikan.7.
7. Pemeriksaan Media Sosial
Beberapa perusahaan juga melakukan pemeriksaan media sosial sebagai bagian dari background checking. Ini bertujuan untuk mendapatkan informasi tambahan tentang kepribadian dan aktivitas calon karyawan di luar lingkungan kerja.
8. Analisis dan Keputusan
Setelah semua informasi terkumpul, tim HRD atau rekrutmen menganalisis data yang diperoleh untuk membuat keputusan akhir terkait perekrutan. Keputusan ini didasarkan pada kualifikasi, pengalaman, perilaku, dan rekam jejak calon karyawan.
Melalui langkah-langkah yang hati-hati dalam background checking perusahaan dapat memastikan bahwa proses rekrutmen dilakukan secara transparan, akurat, dan efisien. Background checking membantu perusahaan memilih individu yang sesuai dengan nilai-nilai dan kebutuhan perusahaan, sehingga membangun tim yang kuat dan berkualitas.
Baca juga: 5 Alat Tes Psikologi dan Manfaatnya untuk Rekrutmen Karyawan
Fungsi Applicant Tracking System untuk Background Checking Karyawan
Setelah memahami pentingnya background check karyawan dalam proses rekrutmen, keuntungan dan langkah-langkahnya, Anda dapat memulai melakukan penyelidikan mendalam terhadap calon karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi risiko perekrutan yang tidak tepat dan membangun tim yang berkualitas.
Seperti yang dituliskan sebelumnya, proses background check karyawan membutuhkan langkah-langkah verifikasi yang cermat, selain itu juga dapat ditingkatkan dengan pemanfaatan teknologi seperti Applicant Tracking System.
Applicant Tracking System (ATS) adalah alat yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan memantau proses rekrutmen. Fungsi applicant tracking system tidak hanya membantu dalam menyaring aplikasi, tetapi juga dapat mengintegrasikan fungsi background checking.
ATS memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi kandidat dengan lebih terorganisir. Selain itu, sistem ini juga dapat mengirimkan permintaan verifikasi secara otomatis kepada referensi dan melakukan pemeriksaan catatan kriminal dengan lebih efisien. Ini membantu perusahaan menghemat waktu dan sumber daya dalam proses rekrutmen.
Anda dapat menggunakan ATS dari Gadjian dalam mengorganisir seluruh data dan riwayat latar belakang karyawan. Dengan ATS dari aplikasi HRIS & Payroll Online Gadjian, perusahaan tidak perlu lagi repot mencari data calon karyawan karena seluruh proses dan riwayat calon karyawan sudah tersimpan secara digital. Aplikasi rekrutmen pegawai berbasis web Gadjian ATS dapat Anda akses secara gratis selama 14 hari dengan klik link di bawah ini.
