Salah satu titik lemah pengelolaan administrasi personalia pada bisnis kecil dan menengah adalah perpajakan. Tidak seperti perusahaan besar yang mampu mempekerjakan staf accounting & tax, pengusaha UKM biasanya menghitung sendiri pajak karyawannya.
Hasilnya, perhitungan dan pemotongan pajak kerap tidak tepat menurut peraturan perpajakan, sehingga berakibat pada salah bayar PPh 21. Administrasi perpajakan yang kurang baik, seperti kesalahan pelaporan dan pembayaran pajak, tentu bisa berdampak pada sanksi administratif yang memengaruhi keberlanjutan bisnis.
Itu sebabnya, sekalipun merupakan usaha kecil atau menengah, perhitungan, pemotongan, pelaporan, dan penyetoran PPh 21 karyawan tetap harus dilakukan secara cermat dan akurat menurut ketentuan yang berlaku.
Mari kita simak contoh kasus kesalahan perhitungan PPh 21 UMKM berikut ini. PT Bisnis Kecilku merupakan subjek pajak dan pemberi kerja yang menurut UU Pajak Penghasilan diwajibkan melakukan pemotongan dan pelaporan PPh Pasal 21 atas penghasilan yang dibayarkan kepada karyawannya.
Meskipun pemotongan nihil, atau penghasilan karyawan tidak melebihi Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), pengusaha tetap wajib melaporkannya melalui Surat Pemberitahuan (SPT) setiap bulan atau lewat e-SPT PPh 21 Masa.
Baca Juga: Cara Perhitungan PPH 21
Kesalahan kelola pajak penghasilan karyawan UKM
PT Bisnis Kecilku merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan eceran suku cadang yang berlokasi di Kota Bekasi. Perusahaan kecil ini memiliki 15 orang pekerja, yang terdiri atas 12 karyawan tetap dan 3 karyawan tidak tetap.
Pada 2020, pihak pengelola bisnis ini melakukan beberapa kesalahan dalam perhitungan dan pelaporan pajak penghasilan karyawan yang menyebabkan salah pembayaran pajak karyawan.
Kesalahan pertama adalah tidak mengenakan pajak penghasilan atas Tunjangan Hari Raya (THR) dan bonus. Padahal, THR dan bonus karyawan merupakan objek pajak penghasilan yang seharusnya masuk dalam perhitungan PPh 21.
Tidak dipotongnya pajak THR dan bonus akan menyebabkan selisih perhitungan pajak yang dibayarkan perusahaan dan beban pajak yang seharusnya dibayar. Akibatnya di SPT Tahunan karyawan akan terjadi kurang bayar.
Kesalahan kedua adalah PT Bisnis Kecilku kurang cermat dalam menentukan status PTKP dalam perhitungan PPh 21 tahun 2020. Keliru memasukkan PTKP berdampak pada kesalahan perhitungan dan pemotongan pajak, dan pada akhirnya bisa lebih bayar atau kurang bayar.
Kesalahan ketiga adalah prosedur penginputan besaran PPh 21 yang tidak sesuai sehingga menyebabkan salah bayar dan keterlambatan dalam pembayaran dan penyampaian laporan pajak. Akibatnya, PT Bisnis Kecilku mendapat Surat Tagihan Pajak (STP) dari kantor pajak.
Baca Juga: Penggunaan Teknologi HRIS untuk Strategi Peningkatan UKM
Cara menghindari kesalahan kelola PPh 21
Bagaimana cara agar bisnis UKM seperti PT Bisnis Kecilku terhindar dari salah bayar PPh 21 yang serupa di tahun-tahun mendatang?
Pengusaha UKM wajib melakukan 3 hal ini dalam mengelola data pajak dan perhitungan PPh 21 karyawannya:
1. Memahami regulasi perpajakan dengan baik
Pengusaha dan karyawan UKM perlu memahami regulasi perpajakan yang berlaku, termasuk tata cara penghitungan dan pemotongan PPh 21. Persoalannya, peraturan perpajakan cukup kompleks dan kerap diubah atau diperbarui, misalnya mengenai PTKP dan tarif pajak.
Pengusaha dituntut memahami UU sampai dengan Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur pajak penghasilan sehubungan dengan pekerjaan atau jasa. Untuk itu, dibutuhkan pelatihan perpajakan serta pembaruan pengetahuan berkala terhadap peraturan perpajakan.
Misalnya, perhitungan PPh 21 karyawan akan keliru jika pengusaha masih menerapkan ketentuan tarif UU Pajak Penghasilan, karena pasal mengenai tarif PPh orang pribadi sudah diubah oleh UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan.
2. Mengelola data karyawan secara tepat
Pemahaman atas peraturan perpajakan saja tidak cukup, pengusaha juga harus mengelola data karyawan secara akurat. Pencatatan data pajak yang salah tentu akan menyebabkan salah hitung dan salah bayar beban pajak PPh 21 karyawan.
Contoh data yang berpengaruh dalam perhitungan PPh 21 adalah status pernikahan, jumlah tanggungan anak, besaran penghasilan, dan kepemilikan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Status pernikahan dan jumlah anak menentukan PTKP wajib pajak yang menjadi pengurang utama penghasilan sebelum dikenai tarif pajak.
Untuk itu, pembaruan data pajak karyawan wajib dilakukan. Misalnya, karyawan lajang kemudian menikah, status PTKP juga diubah dari TK/0 menjadi K/0. Begitu juga ketika punya anak, statusnya diperbarui lagi menjadi K/1, K/2, atau K/3 sesuai jumlah anak (maksimal 3 orang anak).
3. Memanfaatkan teknologi perhitungan pajak
Dua upaya di atas bisa mengurangi kesalahan hitung pajak karyawan. Namun, jika perhitungan dilakukan secara manual, maka tingkat risiko human error tetap besar. Kekeliruan paling umum adalah kesalahan input data dan kesalahan menerapkan rumus hitung di spreadsheet.
Nah, untuk menekan risiko human error itu, pengusaha UKM dapat menggunakan teknologi digital yang menghitung pajak secara otomatis berdasarkan data pajak karyawan tanpa campur tangan manusia, sehingga bebas dari salah input dan salah hitung.
Kini, tersedia banyak aplikasi kalkulator PPh 21, baik yang gratis maupun berbayar. Namun, sejauh ini aplikasi terbaik untuk mengelola dan menghitung pajak penghasilan karyawan di Indonesia adalah Gadjian. Mengapa?
Baca Juga: Ciri Software Payroll untuk UKM
Keuntungan kelola PPh 21 dengan Gadjian
Gadjian adalah aplikasi payroll untuk membantu pengusaha menyelesaikan penggajian karyawan secara efisien, dari mulai pengelolaan database, perhitungan gaji, hingga pembayarannya. Bagi UKM, penggunaan aplikasi penggajian digital ini memberikan banyak keuntungan, antara lain:
Menghitung payroll secara akurat dan cepat
Gadjian menghitung seluruh komponen gaji secara otomatis, dari mulai gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, THR, sampai bonus karyawan.
Membayar gaji karyawan dengan satu kali “klik“
Kamu bisa membayar gaji karyawan lebih mudah di dashboard Gadjian, karena aplikasi ini terhubung langsung dengan Flip dan Mandiri Cash Management.
Menyusun slip gaji online tanpa repot
Penggajian dengan software payroll berbasis web ini lebih hemat biaya karena tanpa kertas (paperless). Slip gaji akan terhitung secara online dan dapat diunduh karyawan, dan tak perlu khawatir slip hilang atau tercecer.
Menghitung PPh 21 secara akurat
Gadjian juga merupakan aplikasi hitung pajak penghasilan yang memiliki kalkulator PPh 21 yang powerful. Kalkulator ini menghitung PPh 21 karyawan secara otomatis berdasarkan data pajak yang tercatat di aplikasi. Semua penghasilan kena pajak akan terhitung pajaknya secara akurat, dari gaji sampai THR dan bonus.
Mengakomodasi 3 metode perhitungan PPh 21
Gadjian menyediakan tiga sistem hitung PPh 21, yaitu gross (pajak ditanggung karyawan), gross up (pajak ditanggung karyawan, namun perusahaan memberikan tunjangan pajak), dan nett (pajak ditanggung perusahaan). Jadi, kamu bisa memilih metode hitung sesuai kebijakan perusahaan.
Memudahkan pelaporan pajak
Gadjian menyediakan file CSV yang langsung dapat diunggah di e-SPT PPh Masa, sehingga pelaporan pemotongan pajak karyawan bulanan dapat dilakukan lebih cepat dan perusahaan akan terhindar dari sanksi.
Perhitungan pajak yang up-to-date
Gadjian memiliki sistem hitung PPh 21 yang selalu diperbarui sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku, sehingga hasil perhitungannya akurat dan valid sesuai ketentuan terbaru.
Kesimpulannya, software payroll cloud Gadjian dapat membantu UKM mencegah kesalahan dalam proses kelola PPh 21 karyawan sekaligus menghindari sanksi perpajakan. Dengan begitu, keberlanjutan bisnis UKM dan reputasi perusahaan tetap terjaga.
