Cara Membuat Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja – Key Performance Indicator (KPI) adalah matriks yang menjadi alat ukur kinerja yang bersifat finansial dan nonfinansial dalam sebuah bisnis. Matriks ini tak hanya sering digunakan untuk menilai kinerja karyawan, tapi juga menilai efektivitas kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan jangka pendek dan panjang.
Selain itu, matriks KPI juga biasa digunakan sebagai indikator penilaian kinerja karyawan di setiap departemen. KPI dibuat berdasarkan job description untuk menilai apakah karyawan menjalankan setiap tugas dan tanggung jawab dengan baik dan mencapai target. Dengan indikator, manajemen memiliki tolok ukur yang jelas ketika harus membuat keputusan strategis.
Apa saja yang harus Anda lakukan untuk membuat KPI kinerja karyawan? Simak artikel ini.
Persiapan Penting Sebelum Menyusun KPI
1. Ketahui tujuan dan objective perusahaan
Tujuan (goal) dan objective merupakan poin-poin utama yang wajib Anda tentukan sebelum menentukan KPI. Buat tujuan yang mau dicapai bisnis secara umum dalam kurun waktu tertentu. Lalu, tentukan objectives dalam bentuk langkah-langkah yang akan dilakukan karyawan untuk mencapai tujuan.
Misalkan, perusahaan punya goal untuk menarik pelanggan baru. Objective-nya adalah menambah jumlah followers di media sosial hingga 10% sampai kuartal II tahun 2023.
Melalui objective yang jelas, perusahaan dapat menentukan langkah yang akan ditempuh tim social media, misalnya membuat konten media sosial sesuai dengan target followers, menawarkan diskon terbatas, dan lain-lain.
Baca Juga: Cara Membuat KPI Karyawan dan Perhitungannya
2. Buat target jangka pendek dan jangka panjang
Adapun yang tak kalah penting saat membuat template KPI karyawan Excel adalah target jangka waktu pencapaian, yakni jangka pendek dan jangka panjang.
Target jangka pendek harus tercapai dalam waktu maksimal 3 tahun, sedangkan jangka panjang bisa lebih dari 3 tahun. Target jangka pendek, contohnya mengurangi biaya operasional perusahaan, sedangkan jangka panjang menjadi merek top of mind di industri Anda.
3. Tinjau target dengan tim
Target perusahaan merupakan proses yang berkelanjutan sehingga sebaiknya didiskusikan bersama tim, tak hanya ditentukan oleh manajemen HRD dan pemilik bisnis. Anda perlu meninjau dan merevisi KPI secara berkala untuk memastikan bahwa KPI tersebut masih relevan, sesuai dengan kondisi perusahaan, dan sejalan dengan visi.
Peninjauan secara berkala juga perlu dilakukan jika sewaktu-waktu perusahaan perlu mengubah/menyesuaikan goals dan objectives dengan perubahan di perusahaan. Contohnya, saat terdampak pandemi beberapa perusahaan harus mengambil langkah bisnis yang lebih realistis, seperti survival (bertahan hidup).
Berkolaborasi dengan tim terkait membantu perusahaan mendapatkan feedback dan input yang berguna saat menentukan KPI. Keterlibatan mereka juga menjadi sarana komunikasi yang merupakan aspek penting dalam setiap kerja sama bisnis.
Selain itu, tujuan dari meninjau target bersama tim yang bersangkutan ialah mendukung transparansi terkait cara mencapai target dan alasan di baliknya. Jika semua role dalam perusahaan tahu target yang mau dicapai, motivasi untuk mencapai target pun jadi lebih optimal.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Cara Menerapkannya
Cara Membuat Form KPI Karyawan Excel
1. Susun metrik penilaian
Secara umum, KPI sebaiknya dibuat berdasarkan formula SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) yang sering diterapkan di berbagai industri. Metriks ini juga dapat diimplementasikan sebagai indikator penilaian kinerja karyawan. Penjelasannya sebagai berikut.
- Specific, artinya tujuan perusahaan dibuat secara spesifik, detail, dan mudah dipahami. Misalkan, untuk tim SEM (Search Engine Marketing), KPI-nya adalah mendapatkan impression 20.000 views per iklan.
- Measurable. Hasil pencapaian terukur, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Dengan menentukan hasil yang jelas, karyawan bisa mengusahakan angka yang harus dicapai. Contohnya, target tingkat ketepatan waktu pengiriman di sebuah industri garmen adalah minimal 90% setiap bulan.
- Attainable atau achievable. Pastikan tujuan bisa dicapai dan masuk akal. Misalkan, mencapai kenaikan laba perusahaan sebanyak 20%.
- Realistic atau relevant. Perusahaan harus memastikan tujuan realistis sesuai kondisi perusahaan dan berorientasi pada hasil. Ini juga berkaitan dengan fasilitas yang tersedia di perusahaan. Jika KPI yang ingin Anda tetapkan kepada seorang karyawan adalah presensi, sebaiknya perusahaan juga menyediakan perangkat yang mampu mencatat presensi tiap karyawan secara real-time.
- Timely atau time-bound. Adanya jangka waktu (time frame) dalam mencapai tujuan. Penilaian terhadap pencapaian KPI harus dapat ditinjau dari waktu ke waktu, misalnya setiap bulan, per tiga bulan, dan sebagainya.
2. Tentukan struktur organisasi dengan jelas
Struktur organisasi yang jelas akan membantu perusahaan menghindari tanggung jawab ganda yang mungkin diemban seorang anggota tim. Oleh sebab itu, jelaskan alur tugas dan tanggung jawab setiap role, seperti siapa yang melakukan tugas apa dan melapor ke siapa.
3. Buat job description
Job description merupakan daftar tugas dari setiap role di perusahaan Anda. Tugas ini turut menentukan KPI karyawan yang bersangkutan, misalnya KPI tim sales adalah mendapatkan 100 user baru software perusahaan Anda dalam 1 bulan.
Baca Juga: Perhitungan KPI Karyawan Terbaru 2023
Langkah-langkah Membuat Template KPI Karyawan Excel
Setelah memperhatikan faktor di atas, Anda dan tim dapat mulai membuat form template KPI karyawan Excel sederhana. Langkah-langkahnya sebagai berikut.
1. Siapkan tabel penilaian
Buka program Excel dan buatlah tabel berisi informasi yang memuat informasi penilaian. Tabel ini akan jadi form penilaian yang terdiri dari objective strategis, KPI atau deliverables, bobot (weight) KPI dengan total 100, target, pencapaian, dan skor. Jangan lupa sertakan nama karyawan yang akan dinilai, posisinya, dan periode penilaian.
2. Isi tabel
Jika tabel sudah jadi, selanjutnya Anda dapat mengisi tabel, dimulai dari objective, KPI, hingga target yang harus dicapai. Bagian-bagian seterusnya, seperti pencapaian dan skor total, diisi pada akhir periode penilaian.
3. Lengkapi form
Jika pekerjaan karyawan selesai atau periode telah berlalu, Anda baru bisa melengkapi form KPI kinerja karyawan. Di kolom pencapaian (achievement), isilah persentase berdasarkan perhitungan yang berhasil dicapai karyawan. Untuk menghitung skor berdasarkan target dan pencapaian, didapatkan dengan cara membagi achievement dan target kemudian dikalikan 100.
Lalu, hitung total skor dengan cara membagi achievement dengan target kemudian kalikan dengan bobot KPI.
Contoh KPI karyawan format Excel untuk karyawan marketing yang sudah lengkap adalah seperti berikut.
Dari contoh KPI karyawan tersebut, perusahaan dapat menilai bahwa Larasati telah melebihi target total karena mendapatkan total skor akhir 105%. Nilai ini dapat Anda gunakan untuk menentukan pemberian reward sesuai kebijakan perusahaan.
Misalnya, jika karyawan berhasil meraih skor akhir 100–150%, ia berhak mendapatkan kenaikan gaji 10–15 persen. Sebaliknya, jika skor akhirnya di bawah 100, ia belum bisa mendapatkan kenaikan gaji.
Dengan demikian, melihat contoh penilaian di atas, Larasati berhak naik gaji. Selain itu, sebagai bentuk tanggung jawab atas pengembangan skill karyawan, perusahaan dapat memberikan pelatihan di area yang belum berhasil dicapai secara maksimal.
Hitung KPI Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi
Penilaian kinerja karyawan merupakan salah satu tanggung jawab krusial bagi perusahaan. Namun, untuk menghasilkan penghitungan yang akurat, dibutuhkan lebih dari sekadar tabel penilaian kinerja Excel manual. Selain berisiko human error, menghitung data secara manual juga kurang efisien jika data yang dibutuhkan rumit dan tercatat di tempat yang berbeda-beda.
Untuk itu, perusahaan Anda butuh aplikasi manajemen KPI Hadirr dan Gadjian. Aplikasi antiribet berbasis cloud ini memungkinkan Anda mengerjakan penilaian kinerja berdasarkan KPI yang telah ditentukan perusahaan dengan mudah. Tak perlu lagi pencatatan di Excel yang makan waktu dan storage di komputer.
Aplikasi Hadirr memiliki fitur terbaik yang membantu perusahaan menilai kinerja karyawan berdasarkan produktivitas atau performanya di kantor. Mulai dari fitur kelola absensi, lembur, shift, hingga timesheet kerja yang memudahkan memonitor progres kerja karyawan dalam menyelesaikan tugas harian atau target KPI.
Hadirr terintegrasi dengan Gadjian, aplikasi payroll yang menyediakan fitur Analisis Kinerja Karyawan, mulai dari Data Kompensasi, Demografi Karyawan, sampai Data Produktivitas. Jadi, Anda tak hanya bisa memantau kinerja karyawan secara real time, tapi juga menghitung kompensasi yang sesuai dengan pencapaiannya.
Mulai langganan Hadirr sekarang untuk memudahkan penilaian kerja karyawan berdasarkan KPI perusahaan.
