Tips Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru yang Efektif – Proses rekrutmen karyawan tidak otomatis selesai pada saat karyawan menerima offering letter dan menandatangani perjanjian kerja. Lebih jauh, manajer HR harus memastikan bahwa karyawan tersebut mampu beradaptasi dengan lingkungan baru.
Adaptasi dengan orang-orang, cara kerja, dan budaya kerja itulah yang disebut proses onboarding karyawan. Proses ini sangat penting dilakukan sekalipun karyawan yang direkrut adalah pekerja berpengalaman di perusahaan sebelumnya. Alasannya, setiap perusahaan punya aturan, visi, dan nilai-nilai yang berbeda.
Onboarding Karyawan Baru: Proses Awal yang Penting
Onboarding karyawan adalah proses untuk memperkenalkan dan mengintegrasikan individu karyawan ke dalam organisasi perusahaan, sehingga karyawan baru segera menyatu dan menjadi bagian dari organisasi.
Proses ini biasanya berlangsung beberapa minggu atau bulan setelah karyawan mulai bergabung di perusahaan. Selama onboarding, HR mengawal dan memberikan dukungan sumber daya untuk memastikan masa adaptasi sukses.
Onboarding karyawan baru pada umumnya meliputi beberapa kegiatan utama, di antaranya:
- Pengenalan perusahaan
- Pengenalan budaya kerja
- Adaptasi tim dan rekan kerja
- Pelatihan dan pengembangan
- Penugasan proyek
Tujuan dari onboarding adalah membantu karyawan menyesuaikan diri dengan orang-orang dan budaya kerja, memahami peran dan tanggung jawab mereka, dan mengadopsi nilai-nilai bisnis perusahaan. Tanpa proses ini, karyawan akan sulit terhubung dengan lingkungan kerja dan tidak akan optimal menjalankan jabatannya.
Di samping itu, onboarding juga menentukan apakah karyawan baru akan betah di perusahaan. Kenyataannya, retensi karyawan tidak hanya ditentukan faktor kompensasi dan benefit, tetapi juga tak kalah penting adalah faktor cultural fit, yaitu sejauh mana karyawan bisa menerima nilai-nilai organisasi.
Artinya, onboarding yang sukses akan mengurangi tingkat turnover karyawan dan meningkatkan loyalitas dan kepuasan kerja.
Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Manfaatnya
Manfaat Onboarding Karyawan Baru
Bagi perusahaan maupun karyawan, onboarding memiliki manfaat dan keuntungan, antara lain:
- Integrasi yang baik akan membantu karyawan terhubung dengan orang-orang di dalam tim, membangun hubungan yang kuat, dan mempercepat proses penyesuaian diri dengan visi perusahaan.
- Onboarding membantu karyawan memahami perannya dalam organisasi secara tepat, sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan dapat mencapai tingkat kinerja yang diharapkan perusahaan.
- Dukungan HR dan atasan selama onboarding membuat karyawan merasa dihargai dan didukung, sehingga dapat meningkatkan keterlibatan (engagement) karyawan dan mendorong motivasi kerja.
- Proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan loyalitas dan retensi karyawan, sehingga mengurangi tingkat turnover dan biaya rekrutmen.
- Dukungan HR dan atasan selama proses onboarding membuat karyawan merasa lebih nyaman, dan dapat mengurangi stres dan kecemasan di lingkungan baru, sehingga mereka lebih fokus dan percaya diri.
- Onboarding yang sukses juga akan menaikkan employer brand sebagai perusahaan yang memiliki komitmen terhadap pengembangan karyawan.
Baca Juga: Menghitung THR Karyawan Baru atau Belum Kerja 1 Tahun
SOP Onboarding Karyawan Baru yang Efektif
Tidak semua proses onboarding karyawan baru selalu sukses. Ada pula yang tidak efektif dan karyawan akhirnya memilih resign karena tidak dapat beradaptasi, tidak tahan tekanan kantor, tidak paham tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan, dan tidak mendapat dukungan orang-orang di tim atau atasan mereka.
Agar onboarding efektif, maka perlu dibuat standard of procedure (SOP) dari sejak karyawan diterima bergabung di perusahaan sampai karyawan benar-benar menyatu dengan sistem organisasi.
Berikut ini SOP onboarding karyawan baru :
Pembuatan kontrak (perjanjian kerja)
Onboarding dimulai setelah karyawan baru menerima offering. HR kemudian menyediakan draft kontrak kerja yang detail mengenai tanggung jawab jabatan atau jenis pekerjaan, kompensasi, dan hal-hal yang disepakati bersama atau diatur oleh peraturan perusahaan.
Bagian pentingnya adalah HR harus memastikan karyawan baru memahami isi perjanjian kerja sebelum menandatanganinya. Ini berguna untuk menyamakan ekspektasi karyawan dan perusahaan.
Pendataan administrasi karyawan
Selanjutnya, HR mengumpulkan data karyawan untuk kepentingan administrasi personalia, misalnya identitas pribadi, NPWP, dan kepesertaan BPJS. Beberapa dokumen lainnya yang mungkin diperlukan oleh perusahaan adalah salinan ijazah, sertifikasi keterampilan, surat referensi, dan dokumen legal dari kepolisian.
Persiapan tempat kerja dan orientasi lokasi
HR menyiapkan tempat kerja karyawan, misalnya meja, kursi, komputer, akses ke sistem jaringan komputer, perangkat lunak, dan peralatan kerja penunjang lainnya. Selain itu, karyawan juga perlu menjalani orientasi lokasi perusahaan, mengenal bagian-bagian gedung, akses masuk dan keluar, serta prosedur keselamatan kerja.
Pengenalan visi dan misi organisasi
HR mengatur pertemuan terbatas untuk memperkenalkan karyawan baru dengan manajer atau perwakilan manajemen. HR atau perwakilan manajemen memaparkan visi dan misi perusahaan, posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, kompetitor bisnis, dan target jangka pendek dan jangka panjang.
Pengenalan pada prosedur dan kebijakan perusahaan
Karyawan diberikan salinan peraturan perusahaan. HR mengenalkan karyawan baru pada kode etik, budaya kerja, dan nilai-nilai yang dianut organisasi. HR juga menerangkan mengenai prosedur keamanan, kebijakan privasi, perlindungan data perusahaan, dan penggunaan sistem IT.
Pengenalan tim, rekan kerja, dan alur kerja
HR mengatur pertemuan karyawan baru dengan anggota tim dan rekan kerja terkait, sekaligus memperkenalkan mereka. HR juga menerangkan bagaimana posisi karyawan baru dalam tim, proses dan alur kerja, siapa atasannya atau kepada siapa melapor, dan siapa saja anak buah yang menjadi timnya.
Pelatihan dan pengembangan
HR menyusun jadwal pelatihan yang meliputi pengenalan karyawan baru pada sistem kerja di perusahaan, penggunaan perangkat lunak dan peralatan kerja, serta pelatihan mengenai produk dan layanan atau keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya.
Bimbingan dan dukungan
HR atau atasan menugaskan seorang mentor untuk membimbing karyawan baru dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Mentor bisa berasal dari karyawan senior yang telah berpengalaman yang dapat memberikan umpan balik terhadap kualitas kinerja karyawan baru.
Pemberian tugas atau proyek
Atasan dapat memberikan beberapa tugas secara bertahap, bisa dimulai dengan beberapa proyek skala ringan. Pemberian beban tugas dapat dilanjutkan dengan beban lebih besar apabila kinerja karyawan memuaskan, namun tetap perlu supervisi sebelum karyawan diberi tanggung jawab penuh.
Evaluasi kinerja awal
HR atau atasan melakukan evaluasi kinerja berkala untuk menilai kemajuan karyawan baru, mengidentifikasi kesulitan dan masalah yang timbul, serta memberikan solusi untuk perbaikan. Evaluasi juga berguna untuk menilai keseluruhan proses onboarding, apakah berhasil atau tidak.
Apabila diperlukan, HR juga dapat melakukan penyesuaian SOP onboarding karyawan baru berdasarkan kebutuhan karyawan, misalnya apabila pekerjaan karyawan mensyaratkan keahlian khusus.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Cara Menerapkannya
Contoh Onboarding Karyawan Baru
Berikut ini contoh onboarding karyawan baru staf HR:
| Pre-onboarding | Penandatanganan kontrak kerja, pengisian formulir administrasi, dan dokumen terkait.Manajer menyiapkan tempat kerja dan peralatan kerja karyawan baru (meja, kursi, komputer) |
| Orientasi lingkungan kerja | Manajer memberikan tur singkat di perusahaan, departemen HR, ruang kerja, ruang rapat, dan ruang pimpinan perusahaan.Manajer juga menjelaskan visi dan misi perusahaan, budaya perusahaan, serta posisi dan peran departemen HRD dalam organisasi bisnis |
| Pengenalan perusahaan | Manajer memberikan buku panduan HRD tentang kebijakan, prosedur, dan informasi kepegawaian di perusahaanManajer menjelaskan model manajemen SDM di perusahaan, kebijakan pengelolaan administrasi penggajian, cuti, rekrutmen, dan kesejahteraan karyawan. |
| Pengenalan personalia | Manajer memperkenalkan karyawan baru ke staf di departemen HRD dan menjelaskan tanggung jawab masing-masing.Manajer menjelaskan posisi karyawan baru di dalam departemen dan dengan siapa ia akan bekerja atau menjalankan proyek. |
| Pelatihan dan pengembangan | Manajer menyusun jadwal pelatihan penggunaan software HRIS.Manajer menyusun pelatihan tentang KPI dan peningkatan kinerja karyawan.Manajer memberikan pelatihan tentang hukum ketenagakerjaan, rekrutmen, dan pengupahan. |
| Bimbingan dan dukungan | Manajer menunjuk rekan kerja berpengalaman untuk mendampingi karyawan baru dalam tugas sehari-hari, memberikan saran dan masukan. |
| Evaluasi | Setelah tiga bulan, manajer HR melakukan evaluasi proses onboarding, dengan melihat aspek kinerja, kerja sama dan kolaborasi, sikap, motivasi, dan integrasi karyawan dengan lingkungan kerja. |
Aplikasi Rekrutmen dan Onboarding
Onboarding pada dasarnya bukan proses yang berdiri sendiri, melainkan banyak dipengaruhi oleh proses yang mendahuluinya yaitu rekrutmen. Dalam proses rekrutmen karyawan, kamu tentu akan memilih profil kandidat yang paling cocok dengan kebutuhan organisasi.
Bukan hanya memenuhi kualifikasi sesuai job description, calon karyawan yang direkrut sebaiknya juga memiliki kepribadian yang selaras dengan budaya perusahaan. Sebab, karyawan yang memiliki pengalaman, skill, dan kesamaan nilai dengan organisasi akan lebih sukses menjalani onboarding.
Proses rekrutmen yang efektif bisa didapat dengan menggunakan modul applicant tracking system yang terdapat di Gadjian. Sistem pelacakan pelamar ini dapat menyeleksi karyawan yang paling cocok dengan kriteria yang dicari perusahaan.
Gadjian adalah aplikasi HRD sekaligus aplikasi rekrutmen karyawan berbasis web yang dirancang untuk perusahaan di Indonesia. Fitur Gadjian Applicant Tracking System (GATS) memudahkan kamu mengelola rekrutmen karyawan secara efisien, cukup dengan satu aplikasi.
Dengan fitur ini, kamu dapat mengatur tahapan rekrutmen, mengelola database kandidat (CV dan resume), menyeleksi berdasarkan kecocokan job description, memantau setiap tahapan rekrutmen secara online, dan memungkinkan kolaborasi HR dengan tim perekrut.
