Dalam dunia bisnis, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) merupakan hal yang krusial. Untuk mempermudah proses pengelolaan ini, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) atau HRMS (Human Resource Management System).
Meskipun kedua sistem ini berfokus pada pengelolaan SDM, terdapat perbedaan yang signifikan di antara keduanya. Apa ya perbedaan HRIS dan HRMS?
Dalam artikel ini, kita akan membahas perbedaan HRIS dan HRMS serta pentingnya memilih sistem yang tepat untuk kebutuhan perusahaan.
HRIS (Human Resource Information System)
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, adalah sistem yang dirancang untuk mengelola dan menyimpan data serta informasi terkait SDM perusahaan. HRIS berfungsi sebagai basis data sentral yang mencakup informasi seperti data karyawan, informasi gaji, catatan kehadiran, pelatihan, dan lain sebagainya.
Sistem ini membantu perusahaan dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data SDM dengan efisien. Fungsi utama HRIS adalah mengotomatiskan proses administratif yang terkait dengan SDM.
Dalam HRIS, pekerjaan seperti penggajian, manajemen kehadiran, dan administrasi karyawan dapat dilakukan secara otomatis. HRIS juga menyediakan laporan yang akurat dan real-time mengenai data SDM, sehingga memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan strategis terkait tenaga kerja.
HRMS (Human Resource Management System)
HRMS, atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, merupakan sistem yang lebih komprehensif dibandingkan dengan HRIS. Selain memiliki fitur yang sama dengan HRIS dalam hal pengelolaan data SDM, HRMS juga mencakup fitur-fitur manajemen lebih luas. HRMS tidak hanya berfokus pada administratif, tetapi juga manajemen strategis SDM.
Salah satu perbedaan utama antara HRMS dan HRIS adalah bahwa HRMS mencakup fungsi manajemen talenta. Fitur-fitur ini mencakup rekrutmen dan seleksi, pengembangan karyawan, penilaian kinerja, pengelolaan kesuksesan karyawan, dan pengaturan rencana karir. HRMS membantu perusahaan dalam membangun dan mengelola kekuatan kerja yang berkualitas serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi.
Selain itu, HRMS juga dapat menyediakan fungsi manajemen waktu dan absensi yang lebih terintegrasi. Sistem ini dapat mengintegrasikan catatan kehadiran dengan proses penggajian sehingga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan akurasi perhitungan gaji.
Baca Juga: 4 Alasan Pentingnya HRIS bagi Perusahaan Anda
Manfaat Penggunaan Software HRIS dan HRMS Bagi Perusahaan
Baik HRIS maupun HRMS sebenarnya sama-sama memberikan keuntungan bagi seorang HR. Kedua sistem ini akan mempermudah kinerja para HR. Berikut manfaat dari penerapan sistem HRIS dan HRMS di perusahaan:
- Peningkatan Efisiensi
HRIS dan HRMS mengotomatisasi banyak proses administrasi SDM, seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, dan pelaporan. Hal ini mengurangi beban kerja manual, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan departemen SDM.
- Mudah Menyesuaikan dengan Aturan Pemerintah
Fleksibilitas yang ditawarkan software HRIS dan HRMS membuat aturan-aturan pemerintah mudah diadopsi. Seperti misalnya, aplikasi Gadjian uang memiliki fitur perhitungan gaji, tunjangan dan sebagainya yang mengacu pada Undang-undang.
- Peningkatan Pengambilan Keputusan
HRIS dan HRMS menyediakan akses mudah ke data dan laporan yang berkaitan dengan SDM. Manajer dapat mengakses informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan strategis, seperti analisis kinerja karyawan, pengeluaran SDM, atau perencanaan.
- Pengelolaan Karyawan Lebih Baik
HRIS dan HRMS membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan, seperti riwayat pekerjaan, kualifikasi, pelatihan, dan kinerja. Hal ini memungkinkan departemen SDM untuk memantau dan mengelola perkembangan karyawan secara lebih efektif.
- Menghemat Waktu
Tugas yang berkaitan dengan administrasi sangat memakan waktu. Untuk itu, otomatisasi yang ditawarkan HRIS dan HRMS bisa menghemat waktu kerja HR.
Baca Juga: HRIS Cloud: Upaya Startup Mengurangi Operating Cost
Tantangan Penerapan Software HRIS dan HRMS
Meski mendatangkan sejumlah manfaat, tak dapat dipungkiri, penerapan HRIS maupun HRMS tidak bisa asal jadi. Ada tantangan penerapan HRIS dan HRMS yang perlu disiapkan di awal, di antaranya:
- Menetapkan Strategi yang Jelas
Salah satu kesalahan paling umum yang bisa berakibat fatal bagi perusahaan adalah tidak menetapkan tujuan di awal. Secanggih apapun fitur-fitur yang ditawarkan sistem HRIS atau HRMS tapi kalau Anda tidak tahu apa yang mau dicari dari proyek yang dikerjakan, maka semuanya sia-sia.
- Tetap Mengacu Pada Timeline
Saat membuat timeline untuk proyek HRIS di awal, Anda mungkin tergoda untuk percaya bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan dengan relatif cepat.
Namun tanpa disadari, ekspektasi yang tidak realistis ini dapat menyebabkan overrun waktu hingga pada akhirnya membuat anggota tim Anda merasa terlalu banyak bekerja dan kurang antusias tentang perubahan yang akan datang.
- Tetap pada Anggaran yang Ada
Saat merencanakan penerapan HRIS, penting untuk mengantisipasi semua biaya yang terlibat. Jika tidak, bukan tidak mungkin di tengah jalan Anda terlibat dengan dana terbatas dan daftar panjang tugas yang harus diselesaikan.
Pemilihan Sistem yang Tepat
Ketika memilih antara HRIS dan HRMS, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan bisnisnya. Jika perusahaan hanya membutuhkan sistem yang fokus pada administrasi dan pengelolaan data SDM, HRIS mungkin sudah mencukupi.
Namun, jika perusahaan memiliki kebutuhan yang lebih luas, seperti manajemen talenta dan pengembangan karyawan, serta integrasi yang lebih baik antara fungsi-fungsi SDM, maka HRMS menjadi pilihan yang lebih tepat.
Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti skala perusahaan, anggaran, dan ketersediaan sumber daya teknologi. Implementasi HRIS atau HRMS juga memerlukan komitmen dan dukungan dari manajemen perusahaan serta pelatihan yang cukup bagi pengguna sistem.
Dalam era digital yang terus berkembang, penggunaan HRIS atau HRMS telah menjadi suatu kebutuhan yang penting bagi perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem ini secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan pengalaman karyawan, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.
Oleh karena itu, pemilihan sistem yang tepat antara HRIS dan HRMS akan berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang perusahaan.
Baca Juga: Pentingnya Sistem HRIS Online Pascapandemi
Aplikasi HRIS Gadjian Terbaik di Indonesia
Saat ini sudah cukup banyak perusahaan yang menawarkan produk software HRIS mereka. Salah satu yang terbaik di Indonesia dan menjanjikan adalah aplikasi Gadjian.
Gadjian adalah aplikasi human resource atau aplikasi HRIS berbasis web. Dengan fitur lengkap yang ditawarkan, Gadjian telah membantu lebih dari 3000 karyawan di berbagai perusahaan terkemuka di Indonesia.
Tugas-tugas HR yang rutin dan merepotkan seperti menghitung penggajian, PPh 21 dan iuran BPJS karyawan yang dulu dilakukan manual dan bikin pusing, kini menjadi hal yang sederhana dan mudah dilakukan dengan Gadjian. Jadi, apalagi yang Anda tunggu? Ayo, coba Gadjian sekarang!
