Mengelola pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu hal penting dalam menjaga kedisiplinan karyawan dan produktivitas di lingkungan kerja. Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan yang semakin kompleks, perusahaan harus mampu mengimplementasikan sistem pencatatan absensi yang efisien dan akurat.
Melalui pencatatan absensi yang lengkap, Anda dapat dengan mudah melakukan monitoring kerja karyawan. Sehingga Anda dapat mengetahui tingkat produktivitas karyawan secara detail. Selain itu, dengan rekapitulasi absensi yang rapi, Anda dapat menghitung tunjangan kehadiran karyawan lebih akurat dan terhindar dari kesalahan.
Dalam artikel ini, kami akan berbagi tips dan cara yang dapat membantu Anda mengelola pencatatan absensi karyawan dengan lebih baik.
Cara Melakukan Pencatatan Absensi Karyawan
Salah satu langkah awal yang perlu dilakukan adalah memastikan bahwa peraturan mengenai absensi karyawan telah disosialisasikan dengan baik kepada seluruh tim. Komunikasikan kebijakan dan prosedur yang berlaku, termasuk tentang ketentuan hadir, absen, izin, dan tata cara melaporkan ketidakhadiran.
Dengan demikian, para karyawan akan memiliki pemahaman yang jelas mengenai pentingnya pencatatan absensi dan tanggung jawab mereka terkait hal tersebut. Karena perlu diingat, kedisiplinan karyawan dapat terbentuk jika perusahaan sebelumnya telah memberikan penjelasan yang lengkap mengenai aturan kehadiran karyawan.
Setelah itu, barulah Anda dapat menentukan tata cara pencatatan absensi karyawan yang ideal untuk didokumentasikan dan dibuat menjadi laporan. Berikut ini beberapa contoh format yang dapat Anda terapkan.
1. Absensi Karyawan Format Excel
Sebenarnya format excel ini sering diterapkan dan masih banyak digunakan oleh HRD dalam melakukan pencatatan absensi karyawan. Dengan cara ini, Anda dapat mengkustomisasi berbagai hal yang Anda ingin ketahui dalam pencatatan absensi karyawan. Dari mulai jam masuk dan jam pulang, jam mulai lembur dan selesai lembur, jumlah kehadiran, dan lain sebagainya.
Semakin lengkap komponen yang Anda data dari kehadiran karyawan, maka semakin lengkap pula informasi yang dapat Anda gunakan untuk menganalisa dan melakukan monitoring kerja karyawan.
Sayangnya, pencatatan absensi karyawan dengan cara ini sudah tidak cocok dilakukan di jaman sekarang, selain karena rawan hilang dan rusak file absensi, juga pola kerja karyawan yang sekarang lebih dinamis (bekerja dari rumah atau bekerja dari kantor) membuat pencatatan absensi karyawan format ini tidak lagi akurat.
Baca Juga: Cara Baru Absensi Tanpa Form Absensi Karyawan XLS
2. Absensi Karyawan Fomat Digital
Cara digital adalah salah satu cara yang digemari oleh banyak perusahaan saat ini dalam melakukan pencatatan absensi. Dengan bantuan teknologi seperti software manajemen absensi, pencatatan absensi karyawan akan menjadi lebih mudah dan tentunya lebih akurat. Selain itu, keamanan data pencatatan absensi karyawan juga lebih terjaga.
Sebenarnya, dengan memanfaatkan software manajemen absensi, hal ini dapat menjadi kunci untuk meningkatkan efektivitas rekapitulasi absensi karyawan. Implementasi sistem absensi berbasis digital dapat memudahkan proses pelaporan dan pemantauan kehadiran. Juga dapat memudahkan dalam monitoring kerja karyawan karena biasanya terintegrasi dengan banyak fitur pendukung untuk menganalisa kinerja karyawan.
Pilihan teknologi seperti aplikasi mobile atau sistem kehadiran otomatis dapat membantu mengurangi kesalahan manusiawi, mempercepat proses verifikasi, dan memberikan akses yang lebih mudah bagi para karyawan untuk melaporkan absensi mereka. Dengan adanya teknologi yang tepat, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk pencatatan manual.
Baca Juga: Rumus Menghitung Absensi Karyawan dengan Mudah
Dampak Absensi bagi Perusahaan
Dampak pencatatan absensi karyawan yang buruk atas ketidakhadiran karyawan saat bekerja dapat memberikan beban pengeluaran tambahan yang signifikan bagi perusahaan. Sayangnya, biaya ini sering kali tidak terlihat secara langsung, sehingga banyak perusahaan tidak menyadarinya.
Publikasi dari perusahaan solusi tenaga kerja, Circadian, dalam laporan “Absenteeism: The Bottom-Line Killer“, menyebutkan bahwa ketidakhadiran yang tidak direncanakan dapat menyebabkan biaya sekitar 3.600 dolar per tahun untuk pekerja yang digaji per jam dan 2.650 dolar per tahun untuk karyawan yang digaji secara periodik.
Biaya tersembunyi ini meliputi upah yang harus dibayarkan kepada pekerja pengganti, biaya administratif dalam mengelola ketidakhadiran, serta biaya penggantian pekerja. Biaya penggantian pekerja tersebut dapat melebihi upah karyawan yang digantikan.
Misalnya, penggantian dengan lembur dapat meningkatkan biaya sebesar 33-44%, sementara penggantian dengan pekerja sementara atau kontrak dapat meningkatkan biaya sebesar 15%, dan jika digantikan oleh supervisor, biaya tersebut dapat meningkat hingga 19%.
Selain biaya yang terkait secara langsung, ada juga biaya tidak langsung akibat ketidakhadiran karyawan. Hal ini meliputi penurunan kualitas produk atau layanan akibat kelelahan dan kekurangan tenaga kerja, penurunan produktivitas secara keseluruhan, waktu yang terbuang oleh manajer untuk mencari pengganti yang tepat, masalah keselamatan yang timbul akibat penggantian dengan pekerja yang kurang terlatih, serta kurangnya motivasi karyawan yang harus mengisi pekerjaan tambahan akibat ketidakhadiran rekannya.
Dengan memahami betapa mahalnya biaya ketidakhadiran, penting bagi perusahaan untuk mengelola rekap absensi karyawan dengan efektif guna mengurangi dampak negatifnya dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi
Teknologi Rekap Absensi Digital
Setelah mengetahui penjelasan format absensi. Anda tentu semakin paham bahwa sangat diperlukan sistem pencatatan absensi karyawan yang rapi dan akurat untuk memudahkan monitoring kerja karyawan dan menghindari biaya tersembunyi akibat ketidakhadiran karyawan.
Anda dapat menggunakan teknologi digital seperti aplikasi pengelolaan karyawan atau sumber daya manusia terbaik di Indonesia, Gadjian. Dengan Gadjian, Anda dapat memantau seluruh absensi karyawan dan juga secara otomatis akan memberikan laporan terkait analisis kinerja karyawan. Selain itu, aplikasi Gadjian juga terintegrasi dengan aplikasi kehadiran karyawan terbaik, Hadirr.
Dengan software manajemen presensi Gadjian dan Hadirr yang bekerja secara sinergis, perusahaan Anda akan memiliki sistem pencatatan absensi karyawan yang efektif dan terintegrasi. Anda dapat dengan cepat melihat data kehadiran karyawan, mengidentifikasi tren absensi, dan melakukan analisis kinerja secara real-time.
Tidak hanya itu, teknologi ini juga memudahkan proses administrasi terkait absensi, termasuk penghitungan gaji, pengelolaan cuti, dan pemantauan kehadiran lembur. Dengan adanya sistem yang rapi dan akurat, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan, menghindari biaya tersembunyi akibat ketidakhadiran, serta meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan.
Jadi, jangan ragu untuk memanfaatkan teknologi digital terbaik seperti Gadjian dan Hadirr dalam mengelola pencatatan absensi karyawan di perusahaan Anda. Dengan adopsi yang tepat dan penerapan yang konsisten, Anda dapat meraih efisiensi yang lebih tinggi dan meningkatkan performa perusahaan.
