Dalam dunia manajemen sumber daya manusia (SDM), peran HRD (Human Resources Development) dan personalia sering kali menjadi topik yang membingungkan. Meskipun keduanya terkait erat dengan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan, secara signifikan dapat terlihat jelas perbedaan HRD dan personalia di dalam perusahaan tempat mereka berkiprah.
Fungsi personalia dan tugas HRD di perusahaan sebenarnya sama sama penting dan saling mendukung dalam mengelola aset paling berharga di perusahaan, yaitu karyawan. Dalam artikel ini akan dibahas secara rinci perbedaan HRD dan personalia, fungsi personalia, tugas hrd di perusahaan dan juga apa saja tugas personalia.
Definisi HRD dan Personalia
HRD (Human Resources Development)
Departemen HRD atau Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia, merujuk pada pengelolaan dan pengembangan potensi karyawan dalam suatu organisasi. Tujuan utama HRD adalah memastikan bahwa organisasi memiliki sumber daya manusia yang berkualitas, terampil, dan terus berkembang agar dapat mencapai tujuan perusahaan.
Personalia
Sedangkan personalia yang juga dikenal sebagai bagian kepegawaian atau manajemen personalia, berkaitan dengan fungsi administratif dan manajemen ketenagakerjaan dalam suatu perusahaan. Fokus personalia adalah memastikan bahwa proses administrasi dan manajemen ketenagakerjaan berjalan dengan lancar, sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan, guna mendukung operasional perusahaan secara efisien.
Baca Juga: Contoh Program Kerja HRD yang Efektif Tingkatkan Kinerja Karyawan
Tugas dan Fungsi HRD dan Personalia di Perusahaan
Secara tugas, baik HRD maupun personalia keduanya memiliki kesamaan yaitu mengelola sumber daya manusia atau karyawan di perusahaan. Namun perbedaannya terdapat pada area kerja HRD dan area kerja personalia.
Secara tugas, HRD lebih bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan karyawan, merancang dan mengimplementasikan program-program pelatihan, memfasilitasi penilaian kinerja, manajemen kinerja, serta merencanakan jenjang karir. Sehingga tugas HRD di perusahaan lebih banyak di area meningkatkan kemampuan dan produktivitas karyawan.
Sedangkan tugas personalia lebih meliputi administrasi manajemen data karyawan, termasuk perekrutan, pengelolaan catatan karyawan, perizinan dan kehadiran. Personalia juga bertanggung jawab untuk mengelola aspek hukum ketenagakerjaan, seperti kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, perpajakan dan asuransi kesehatan, serta administrasi gaji dan tunjangan karyawan.
Jika melihat fungsi personalia dan HRD di perusahaan, sebenarnya disinilah titik perbedaan HRD dan personalia terlihat secara signifikan. Karena jika melihat sebelumnya di tugas personalia dan HRD masih terdapat area yang bersinggungan, kali ini di fungsinya dapat dilihat berbeda.
Secara fungsi, HRD di perusahaan adalah untuk mengelola dan mengembangkan potensi karyawan agar mereka dapat memberikan kontribusi optimal kepada organisasi atau bisnis. HRD berfokus pada aspek strategis dalam pengelolaan sumber daya manusia. Termasuk dalam penilaian kinerja karyawan dan program pelatihan pendukung.
Sedangkan fungsi personalia, atau kepegawaian, lebih fokus pada aspek administratif dan manajemen karyawan di perusahaan. Fungsi personalia juga melibatkan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan internal perusahaan. Personalia juga nantinya akan berperan dalam menangani masalah ketenagakerjaan, termasuk mengelola hubungan industrial, penyelesaian perselisihan, dan pemahaman terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Baca Juga: Kalender Kerja 2023: Bantu HRD Tingkatkan Produktivitas (Update)
Efektivitas Penggabungan Jabatan HRD dan Personalia
Menggabungkan tugas HRD dan personalia dalam satu orang yang sama dapat menjadi solusi untuk perusahaan yang masih baru dan dengan sumber daya terbatas. Namun, perlu dipertimbangkan dengan hati-hati apakah penggabungan tersebut dapat berjalan secara efektif.
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan jika ingin menggabungkan HRD dan Personalia:
Kompleksitas Tugas
HRD dan personalia memiliki peran dan tugas yang cukup kompleks dan berbeda. HRD membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang pengembangan sumber daya manusia, perencanaan karir, dan manajemen kinerja, sementara personalia membutuhkan keahlian administratif dan pengetahuan hukum ketenagakerjaan. Menggabungkan tugas-tugas tersebut dalam satu orang dapat menimbulkan beban kerja yang berat dan rawan terjadi kesalahan.
Fokus dan Kepentingan
HRD dan personalia memiliki fokus dan kepentingan yang berbeda. HRD lebih berorientasi pada pengembangan karyawan dan strategi jangka panjang perusahaan, sedangkan personalia lebih berfokus pada administrasi. Menggabungkan kedua fungsi tersebut dapat mengaburkan fokus dan mengurangi keefektifan dalam masing-masing aspek.
Keterampilan dan Pengetahuan
HRD dan personalia membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang berbeda. HRD membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang pelatihan, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja. Di sisi lain, personalia memerlukan pengetahuan hukum ketenagakerjaan, administrasi, dan prosedur kepegawaian. Sehingga secara skill-set sebenarnya sulit untuk mencakup kedua tugas tersebut.
Pada akhirnya, keputusan untuk menggabungkan tugas HRD dan personalia dalam satu orang harus dipertimbangkan dengan hati-hati, terutama dalam konteks jumlah karyawan dan kebutuhan di perusahaan. Dalam situasi dengan sumber daya yang terbatas, penggabungan tersebut mungkin memungkinkan, tetapi perlu diperhatikan bahwa efektivitas dan pengetahuan untuk masing-masing fungsi tetap menjadi pertimbangan yang penting.
Jika memungkinkan, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk memiliki setidaknya satu orang yang fokus pada HRD dan satu orang yang fokus pada personalia guna memastikan optimalitas dan keberhasilan dalam masing-masing tugas dan fungsi.
Baca Juga: Review 5 Aplikasi Rekrutmen Berbasis Web untuk HRD
Gunakan Aplikasi Pendukung Kerja HRD dan Personalia
Solusi lain, apabila jabatan HRD dan personalia digabung adalah dengan memberikan dukungan sistem berupa aplikasi HRD berbasis web seperti Gadjian. Tentunya dapat memberikan sejumlah manfaat dan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan.
Berikut ini bagaimana aplikasi Gadjian dapat membantu tugas HRD dan tugas personalia:
- Mengelola Database Karyawan Aplikasi Gadjian memungkinkan personalia menyelesaikan tugasnya menjadi lebih mudah. Karena tugas personalia dimudahkan dengan pengelolaan data karyawan yang digital, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen terkait lainnya. Hal ini membantu dalam pemeliharaan data yang akurat dan tersedia secara terpusat.
- Reminder Kontrak Kerja Dengan fitur reminder kontrak kerja, aplikasi Gadjian dapat membantu tugas personalia dalam mengingatkan jadwal perpanjangan kontrak kerja karyawan sehingga tidak terlewatkan dan tidak ada pelanggaran hukum akibat kontrak kerja terlambat.
- Penggajian dan Perpajakan Ini merupakan salah satu tugas berat personalia, namun dapat diselesaikan mudah dengan Gadjian. Secara otomatis, Gadjian dapat menghitung gaji karyawan dan PPh 21 berdasarkan peraturan perpajakan yang berlaku. Hal ini membantu personalia dalam mengelola gaji dengan tepat dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
- Manajemen BPJS dan Tunjangan Aplikasi ini memudahkan personalia dalam mengelola program BPJS karyawan dan tunjangan lainnya. Fitur ini membantu memastikan karyawan terdaftar dengan benar dan perhitungan BPJS-nya akurat, serta mengoptimalkan manfaat tunjangan yang diberikan.
- Manajemen Cuti dan Absensi Aplikasi Gadjian dapat membantu dalam mengelola permohonan cuti karyawan secara digital, serta memantau absensi karyawan yang juga terintegrasi dengan aplikasi absensi terbaik Hadirr. Hal ini akan memudahkan personalia dalam melakukan perencanaan cuti dan mengelola kehadiran karyawan dengan lebih efisien.
- Pinjaman Karyawan (Kasbon) Aplikasi Gadjian memungkinkan personalia untuk mengelola pinjaman karyawan secara otomatis. Dengan adanya fitur ini, proses pengajuan, persetujuan, dan pengaturan cicilan pinjaman dapat dilakukan dengan lebih mudah dan terorganisir karena terintegrasi dengan platform benefit karyawan terbaik Payuung.
- Analisis Kinerja Karyawan dan Rekrutmen Di sisi lain, untuk membantu tugas HRD di perusahaan, aplikasi Gadjian juga dapat membantu dalam menganalisis kinerja karyawan melalui data yang terkumpul dan terpusat di Gadjian.
Selain itu, dengan adanya fitur rekrutmen di dalam aplikasi Gadjian, tentu akan memudahkan HRD dalam mempublikasikan lowongan pekerjaan, melacak pelamar, serta mengelola proses seleksi dan penilaian calon karyawan.
Dengan adanya aplikasi HRD berbasis web seperti Gadjian, penggabungan jabatan HRD dan personalia dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Aplikasi tersebut membantu dalam mengotomatiskan beberapa tugas administratif dan memungkinkan HRD dan personalia untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan dan manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan.
Anda dapat menggunakan aplikasi HRD berbasis web Gadjian secara GRATIS selama 14 hari dengan klik link di bawah ini untuk mengatasi perbedaan HRD dan personalia di perusahaan baik dari sisi fungsi dan tugas.
