Cara Menghitung Tunjangan Transportasi Karyawan – Banyak perusahaan memberikan tunjangan transportasi karyawan sebagai bentuk kompensasi. Tujuannya, agar kesejahteraan karyawan meningkat.
Tunjangan sendiri bagian dari komponen gaji bulanan, namun tiap perusahaan memberikan standar nominal yang berbeda. Berapa umumnya standar tunjangan transportasi? Simak pembahasan berikut ini.
Pentingnya Memberikan Tunjangan Transportasi Karyawan
Sebelum mengetahui cara menghitung tunjangan transportasi, ada baiknya mengetahui apa itu tunjangan transportasi. Tunjangan sendiri merupakan salah satu komponen gaji yang wajib diberikan perusahaan kepada para karyawannya, yang terdiri atas tunjangan tetap dan tidak tetap.
Tunjangan transportasi merupakan sejumlah uang atau fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan agar meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas. Meski begitu, uang transport tidak bersifat wajib diberikan.
Terkait landasan hukum yang mengatur uang transportasi karyawan, Undang-undang Ketenagakerjaan tidak menetapkannya. Meskipun demikian, perusahaan wajib membayarkan jika itu tercantum dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja sama.
Namun, perusahaan dapat mengacu pada Angka 1 huruf c SE Menaker SE-07/MEN/1990 tentang Pengelompokan Upah yang menyebutkan tunjangan transportasi sebagai tunjangan tidak tetap.
“Tunjangan Tidak Tetap adalah suatu pembayaran secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan pekerja, yang diberikan secara tidak tetap untuk pekerja dan keluarganya serta dibayarkan menurut satuan waktu yang tidak sama dengan waktu pembayaran upah pokok, seperti Tunjangan Transport yang didasarkan pada kehadiran, Tunjangan Makan dapat dimasukkan ke dalam tunjangan tidak tetap apabila tunjangan tersebut diberikan atas dasar kehadiran (pemberian tunjangan biasa dalam bentuk uang atau fasilitas makan).”
Baca juga: Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Tunjangan Transportasi Karyawan?
Faktor yang Mempengaruhi Tunjangan Transportasi Karyawan
1. Jarak Antara Rumah Karyawan dengan Tempat Kerja
Umumnya, perusahaan akan menyesuaikan nominal tunjangan dengan jarak rata-rata dari rumah ke kantor. Semakin jauh jarak rumah ke kantor karyawan maka kemungkinan semakin besar juga tunjangan transportasinya.
2. Sebagai Subsidi atau Pengganti Uang Transportasi Karyawan dalam Melakukan Pekerjaan
Beberapa perusahaan memberikan tunjangan uang transport karyawan dalam bentuk reimburse atau subsidi. Dengan sistem ini, karyawan yang harus bertugas di luar kantor mendapatkan uang ganti dari perjalanan yang menggunakan uang pribadi karyawan. Karyawan cukup memberikan kuitansi atau foto/screenshot bukti pembayaran transportasi.
Beberapa perusahaan juga memberikan subsidi dalam bentuk kode voucher taksi atau kendaraan online. Nantinya, jika harus dinas ke luar kota atau menghadiri appointment, karyawan dapat mengajukan klaim voucher (biasanya beberapa hari sebelum hari H).
3. Biaya Transportasi Umum atau Pribadi
Perusahaan perlu mempertimbangkan apakah karyawan menggunakan transportasi pribadi atau umum. Sebab, biaya yang dikeluarkan untuk tiap metode transportasi akan berbeda.
Nantinya, uang transportasi karyawan bisa diberikan dalam bentuk penggantian uang bensin/parkir jika karyawan menggunakan kendaraan pribadi. Atau, biaya transportasi umum yang bernilai tertentu setiap bulannya (biasanya Rp50 ribu–Rp100 ribu.)
4. Kebijakan Perusahaan Terkait Tunjangan Transportasi
Seperti yang sudah disebutkan, tunjangan transportasi tidak diatur secara resmi dan spesifik oleh undang-undang alias tidak wajib diberikan. Sehingga, pemberiannya pun dikembalikan pada kebijakan perusahaan termasuk nominalnya per bulan.
Walaupun begitu, persentase tunjangan dapat mengacu pada PP Cipta Kerja tentang komponen upah, di mana gaji pokok karyawan persentasenya adalah minimal 75% dari gaji. Sisanya bisa digunakan sebagai tunjangan tetap dan tidak tetap, seperti tunjangan transportasi.
Setiap tunjangan yang berupa uang akan dipotong pajak PPh 21. Oleh sebab itu, tunjangan transport kena pajak sehingga kamu perlu mengacu pada PPh 21 dan gaji yang diterima.
Cara Menghitung Tunjangan Transportasi Karyawan dan Contohnya
Menentukan Besaran Tunjangan Transportasi Karyawan
Untuk menghitung berapa uang transportasi karyawan, kamu perlu menentukan beberapa hal berikut.
1. Menghitung Biaya Transportasi
Biaya transportasi antara satu karyawan dan karyawan lainnya bisa saja berbeda. Oleh sebab itu, Anda perlu mengetahui perkiraan biaya transportasi yang dibutuhkan karyawan per hari.
2. Menentukan Jarak Tempuh
Jarak tempuh juga mempengaruhi besaran nominal tunjangan.
3. Menghitung Jumlah Hari Kerja
Jika tunjangan bersifat tidak tetap dan disesuaikan dengan jumlah kehadiran karyawan, kamu bisa menghitung tunjangan berdasarkan hari kerjanya saja.
4. Menghitung Jumlah Hari Kerja di Luar Kantor / Lapangan
Beberapa posisi mengharuskan karyawan mobile atau ke luar kantor sebagai bagian dari pekerjaannya. Misalnya, sales dan account manager. Berapa kali ia bepergian untuk urusan pekerjaan dapat dimasukkan dalam perhitungan tunjangan/reimbursement transportasi karyawan.
Baca juga : Cara Menghitung Gaji Pokok dan Tunjangan yang Tepat
Contoh perhitungan tunjangan transportasi karyawan
1. Dengan Biaya transportasi umum
Adit adalah seorang staf senior di perusahaan swasta di Jakarta dengan gaji Rp8 juta per bulan. Ia menggunakan angkutan umum untuk ke kantor selama 22 hari penuh. Jika tunjangan transportasi di perusahaan Rp50 ribu per hari, berapa tunjangan transportasi Adit setiap bulan?
Jika tunjangan didasarkan pada kehadiran: Rp50 ribu x 22 hari = Rp1.100.000.
Karena Adit masuk full selama sebulan, ia berhak menerima uang tunjangan penuh sesuai perhitungan di atas.
Jika karyawan hanya masuk kantor 20 hari misalnya, kamu dapat mengalikan tunjangan transportasi dengan nominal yang sudah ditetapkan perusahaan.
2. Biaya transportasi pribadi
Misalkan, Adit menggunakan mobil pribadi ke kantor. Tunjangan transportasi diberikan dengan sistem reimbursement bensin dan parkir. Adit menghabiskan Rp75 ribu untuk isi bensin per minggu dan uang parkir Rp50 ribu per hari. Ia masuk 22 hari.
Dengan demikian, Adit akan mendapatkan uang ganti transportasi sebesar:
uang bensin: Rp75 ribu x 4 = Rp300 ribu
uang parkir Rp50 ribu per hari: Rp50 ribu x 22 = Rp1.100.000
Total reimbursement = Rp1,4 juta.
Baca juga : 9 Jenis Tunjangan Karyawan Beserta Contohnya
Penyesuaian Tunjangan Transportasi Karyawan
Ketentuan tunjangan transportasi dengan peraturan perusahaan
Dalam menentukan tunjangan transportasi karyawan, pemilik bisnis perlu menyesuaikan dengan peraturan perusahaan. Untuk sistem tunjangannya sendiri, perusahaan juga perlu mempertimbangkan apakah akan menggunakan sistem reimbursement atau menetapkan nominal.
Tunjangan transportasi dengan kebutuhan karyawan
Selain meningkatkan kesejahteraan karyawan, memberikan tunjangan transportasi bertujuan untuk mendukung produktivitas karyawan. Oleh sebab itu, perusahaan dapat menyesuaikan nilai tunjangan dengan kebutuhannya selama menjalankan pekerjaan.
Beralih ke Aplikasi Monitoring Kehadiran dan Aktivitas Karyawan di Lapangan
Agar tim HR atau pengusaha semakin mudah menghitung tunjangan karyawan, beralihlah ke aplikasi payroll Gadjian. Urusan administrasi dapat dikelola dengan mudah dan otomatis. Gadjian memiliki fitur hitung gaji, tunjangan, pajak PPh 21, dan premi BPJS. Kamu dapat menginput data terkait dan aplikasi akan otomatis menghitung tiap komponen.
Untuk membantu menghitung tunjangan transportasi karyawan per kehadiran, kamu dapat melakukannya tanpa harus mengunduh aplikasi tambahan. Gadjian sudah terintegrasi dengan Hadirr, yang memantau kehadiran dan lokasi kunjungan karyawan secara real time dan akurat dengan teknologi face recognition dan GPS.
Sumber
SE Menaker SE-07/MEN/1990 tentang Pengelompokan Upah. JDIH Kemnaker.
