Event organizer (biasa disingkat EO) merupakan salah satu jasa yang dicari setiap tahun. Bagaimana tidak, berbagai jenis acara akan terus berlangsung. Gaji karyawan event organizer pun bisa dibilang menarik. Contoh bisnis EO yang banyak diminati adalah wedding organizer (WO).
Acara pernikahan rata-rata menggunakan jasa WO agar berlangsung sesuai keinginan dan rencana. Persiapan yang dibutuhkan untuk membangun bisnis EO atau WO pun harus matang.
Peran Event Organizer
Sebelum membahas tentang gaji crew dan sistem kerja EO, yuk pahami peran EO.
Event organizer (EO) adalah sekumpulan orang yang membuka jasa untuk menyediakan dekorasi dan kesiapan acara. Dalam tugasnya EO, klien bisa mewujudkan konsep acara yang ia inginkan. Untuk temanya sendiri pun beragam, mulai dari gathering, peluncuran produk baru, pameran, sampai festival musik.
Oleh sebab itu, kesuksesan sebuah acara juga tergantung pada EO atau penyelenggara. Acara juga akan berjalan menarik jika profesionalitas EO tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
Baca juga : Cara Hitung Gaji Pekerja Freelance Beserta PPH 21
Berapa Kisaran Gaji Karyawan Event Organizer?
Banyaknya modal yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan sebuah acara otomatis membuat penghasilan EO bisa mencapai Rp300–500 juta. Ini pun masih tergantung besarnya acara yang ditangani—semakin akbar acaranya, semakin besar juga keuntungan bruto yang bisa didapatkan.
Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 4, karyawan EO termasuk karyawan PKWT karena dipekerjakan untuk pekerjaan sementara yang selesai dalam waktu tertentu. Oleh karena itu, penghasilan mereka dihitung berdasarkan proyek atau durasi kerja yang telah disepakati dalam kontrak.
Umumnya, gaji karyawan EO sekitar Rp3 juta. Tak berbeda jauh dengan event organizer, gaji karyawan wedding organizer (WO) juga menjanjikan. Gaji pokok crew makeup saja, misalnya, diperkirakan bisa mencapai Rp3 juta. Namun, gaji yang diterima mungkin berbeda pada lokasi, skala, dan reputasi sebuah wedding organizer.
Penghasilan Bisnis EO
Bisnis EO atau WO juga menguntungkan bagi pekerja lepas. Gaji crew wedding organizer freelance per event diperkirakan mencapai Rp250–300 ribu. Jika freelancer sudah profesional atau dicari banyak EO, ia bisa saja untung berkali lipat berkat hadir di lebih dari satu event. Misalkan, seorang fotografer freelance di-hire untuk 2 acara pernikahan pada hari Sabtu dan Minggu dengan gaji per event Rp3 juta. Berarti, dalam seminggu ia bisa mengantongi Rp6 juta.
Adapun faktor yang menentukan gaji crew event organizer freelance atau crew WO salah satunya bidang yang ditekuni. Seperti yang diketahui, sebuah acara terdiri dari beberapa pihak, seperti fotografer, MC atau pembawa acara, band, dan lain-lain. Masing-masing bisa dibayar per hari atau per event tergantung manajemen. Sehingga, gaji yang dibayarkan pun disesuaikan dengan beban kerja dan bidang yang diambil.
Baca Juga: Cara Hitung Gaji Karyawan Properti
Perencanaan Bisnis Event dan Wedding Organizer
Bagaimana sebuah penyelenggara event dan wedding organizer bekerja, serta persiapan apa yang harus dilakukan sebelum acara? Berikut ini pembahasannya.
Target pasar
Sama seperti bisnis pada umumnya, bisnis wedding organizer atau EO juga memiliki peminat. Oleh sebab itu, untuk meningkatkan penjualan, pemilik bisnis harus menarik target pasar yang tepat, dari kalangan menengah hingga atas.
Menentukan konsep
Penting menentukan konsep acara sebelum merancang teknis acara. Mulai dari tema, tempat, pengisi acara, dan sebagainya dikerjakan pada tahap ini. Tujuan dari merumuskan konsep acara adalah agar pengunjung atau tamu yang datang tertarik dan terkesan. Oleh sebab itu, pihak EO atau WO akan berdiskusi langsung dengan klien agar menemukan konsep yang matang.
Merancang teknis acara
Dalam hal ini, artinya sebuah penyelenggara acara memfasilitasi berbagai kebutuhannya. Misalnya, panggung, pencahayaan, dekorasi, transportasi, dan lain-lain. Persiapan tentu berbeda menyesuaikan jenis acara, penyelenggara harus menjabarkan semuanya dan melakukan checklist agar tidak terlewatkan.
Mempersiapkan budget
Jika kebutuhan sudah dipastikan, selanjutnya penyelenggara acara merancang anggaran. Hal ini berguna agar kamu bisa menghitung perkiraan biaya yang tim kamu perlukan. Adapun contoh budgeting untuk acara pernikahan, misalnya keperluan administrasi, MC, pengisi acara, konsumsi, dekorasi, dan sebagainya.
Untuk acara tertentu, semisal festival musik, tahap pendanaan mungkin akan diperlukan. Caranya bisa dengan menggunakan dana pribadi dan tim, bekerja sama dengan sponsor, dan mencari perusahaan atau organisasi yang sekiranya tertarik dengan acaramu.
Mempersiapkan tim dan mitra kerja
Penyelenggaraan acara membutuhkan kerja sama karena banyak yang harus dipersiapkan. Tugas dibagikan kepada setiap anggota tim. Ada yang harus menyewa alat musik, bagian dekorasi tempat, beli perlengkapan, dan lain-lain.
Umumnya, tim wedding organizer terdiri dari tim persiapan (wedding planner, one-day wedding service), tim pelaksanaan (pendamping pengantin, konsumsi, stopper / area pelaminan), tim opsional (perlengkapan, penerima tamu), serta leader atau tim mobile.
Begitu juga dengan mempersiapkan mitra kerja, seperti vendor katering, MUA, busana pengantin, penghibur acara, hingga jasa dokumentasi.
Gladi bersih
Setelah persiapan teknis selesai, selanjutnya tim akan membuat jadwal acara dan gladi bersih. Persiapan ini bisa dilakukan jauh-jauh hari, tergantung kapasitas acara yang dibuat. Dengan gladi bersih, panitia dan penyelenggara bisa melihat apa yang masih kurang sehingga sempat diperbaiki.
Stand by selama acara berlangsung
Ini adalah tahap terakhir dalam alur kerja event organizer. Kamu akan hadir selama acara berlangsung untuk memonitor lapangan. Kamu juga harus siap dengan rencana cadangan untuk menghadapi kejadian di luar dugaan. Misalnya, pengisi acara terlambat hadir, kuota konsumsi untuk panitia dan pengunjung kurang, dan sebagainya.
Pembagian shift kerja
Bisnis WO atau EO melibatkan banyak orang serta alur kerja yang fleksibel demi memberikan pelayanan terbaik. Pekerjaan yang berkualitas juga tak lepas dari pengorganisasian tim kerja yang baik meskipun jam kerja tidak selalu pasti.
Contoh, untuk menentukan konsep acara kamu akan meeting dengan klien sesuai ketersediaan waktu mereka. Tak jarang, akan terjadi perubahan waktu meeting yang mendadak. Oleh sebab itu, kamu perlu memberlakukan sistem kerja shift untuk berjaga-jaga. Hal ini bertujuan untuk meminimalkan kegagalan koordinasi akibat perubahan.
Baca juga: Cara Menentukan Gaji Karyawan Cafe 2023
Gunakan Aplikasi Penghitung Gaji Karyawan untuk Pembuatan Slip Gaji Online
Mempersiapkan acara sudah membutuhkan waktu dan energi yang banyak. Untuk tugas administratif, seperti hitung gaji dan membuat slip gaji crew, akan lebih mudah menggunakan aplikasi online.
Aplikasi penghitung gaji karyawan, Gadjian, memiliki fitur penggajian karyawan otomatis. Aplikasi ini bermanfaat bagi segala skala bisnis, mulai dari UKM hingga entreprise. Kamu bisa menghitung PPh 21 dan BPJS hanya dari satu platform, tak perlu repot dengan penghitungan manual. Rincian pendapatan ditampilkan secara lengkap di slip gaji online.
Selain itu, integrasi dengan Hadirr memungkinkan kamu mengelola absensi karyawan melalui fitur Absensi Online serta penjadwalan shift kerja yang lebih praktis.
Sumber
PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.
