Upah pada dasarnya merupakan hak dari seorang pekerja. Hal ini sebagaimana diatur dalam Pasal 1 angka 3 UU Ketenagakerjaan yang menyatakan bahwa pekerja adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
Dalam sistem pengupahan bulanan, HR/Finance menghitung gaji berdasarkan tanggal cut off yang ditetapkan perusahaan. Cut off adalah periode perhitungan gaji 30 harian yang dimulai dan diakhiri tanggal tertentu dalam bulan bersangkutan.
Tiap perusahaan dapat memiliki periode cut off berbeda yang disesuaikan dengan tanggal penggajian masing-masing. Karena merupakan batas akhir tutup buku gaji, tanggal cut off biasanya ditetapkan beberapa hari sebelum tanggal penggajian.
Periode cut off tidak selalu dimulai dari tanggal 1 dan berakhir tanggal 31. Bagi perusahaan yang membayarkan gaji pada akhir bulan kalender, cut off juga dapat dimulai dari tengah bulan ke tengah bulan.
Menghitung cut off gaji karyawan
Cara menghitung cut off gaji adalah dengan menetapkan tanggal pembayaran gaji lebih dulu, kemudian menetapkan tanggal akhir periode, bisa 7 atau 10 hari sebelum tanggal penggajian. Sedangkan tanggal awal periode dihitung mundur 30 hari dari tanggal akhir cut off.
Contohnya, apabila gaji akan dibayarkan setiap tanggal 27, maka kita bisa menentukan periode cut off gaji dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai dengan tanggal 20 bulan berjalan.
Penjelasannya seperti berikut:
- Pembayaran gaji periode Mei dilakukan 27 Mei
- Periode cut off gaji 21 April – 20 Mei
Hanya komponen yang memengaruhi gaji, seperti absensi, uang hadir, uang lembur, dan lain-lain yang tercatat dalam kurun waktu di atas yang akan dimasukkan dalam perhitungan gaji bulan Mei. Selebihnya, atau setelah tanggal 20 Mei, masuk dalam periode penggajian bulan berikutnya.
Contohnya seperti berikut:
- Karyawan lembur April: tanggal 22, 25, 27
- Karyawan lembur Mei: tanggal 23, 24, 26
Perhitungan upah lembur yang masuk dalam penggajian bulan Mei adalah lembur tanggal 22, 25, dan 27 April saja. Sedangkan lembur tanggal 23, 24, dan 26 Mei akan direkap ke gaji bulan berikutnya karena sudah termasuk dalam periode cut off gaji Juni.
Begitu juga dengan absensi, rekap kehadiran karyawan juga dihitung sesuai cut off. Misalnya, jika kehadiran memengaruhi pembayaran tunjangan kehadiran atau uang makan, maka untuk penggajian bulan Mei didasarkan pada data kehadiran 21 April – 20 Mei.
Cut off gaji prorata
Periode cut off juga memengaruhi perhitungan gaji prorata (proporsional) bagi karyawan yang bekerja tidak penuh 30 hari, seperti karyawan yang baru mulai bergabung atau keluar/berhenti di tengah periode penggajian.
Sebagai contoh, jika cut off adalah tanggal 1 sampai 31, maka karyawan yang mulai bekerja tanggal 15 tidak menerima gaji penuh karena hanya bekerja setengah bulan.
Atau, jika cut off gaji dimulai tanggal 16 bulan sebelumnya sampai tanggal 15 bulan berjalan, maka karyawan yang berhenti per tanggal 1 bulan berjalan akan menerima gaji prorata setengah bulan.
Dengan demikian, dasar perhitungan gaji prorata karyawan adalah periode cut off yang berlaku di perusahaan. Sedangkan cara menghitungnya bisa menggunakan dasar jumlah hari kalender, jumlah hari kerja efektif, atau jumlah jam kerja.
Baca Juga: Contoh Menghitung Gaji Prorata Secara Proporsional
Cara menghitung gaji prorata bulanan sesuai periode cut off
Untuk menghitung gaji prorata, kita ambil contoh kasus software engineer yang baru bergabung di perusahaan software developer di tengah periode cut off seperti berikut:
- Gaji sebulan: Rp12.000.000
- Tanggal mulai bekerja di perusahaan: 2 Mei 2023
- Cut off gaji di perusahaan: tanggal 16-15
- Tanggal pembayaran gaji: 25
- Waktu kerja: 6 hari seminggu (40 jam)
Berapa besaran gaji yang diterima software engineer tersebut di bulan Mei 2023?
1. Perhitungan gaji prorata berbasis hari kalender
Periode cut off gaji adalah 16-15, berarti untuk penggajian bulan Mei 2023, perhitungannya dimulai dari 16 April 2023 sampai 15 Mei 2023. Perhitungan gaji prorata berbasis hari kalender menggunakan seluruh hari dalam periode cut off pada bulan bersangkutan termasuk hari libur resmi dan istirahat mingguan.
Rumusnya seperti berikut:
Gaji prorata = (hari bekerja : hari kalender cut off) x gaji sebulan
- Hari kalender cut off Mei 2023 (16 April – 15 Mei): 30 hari
- Hari bekerja karyawan (2 Mei – 15 Mei): 14 hari
Gaji prorata yang diterima karyawan pada penggajian 25 Mei 2023 adalah:
14/30 x Rp12.000.000 = Rp5.600.000.
2. Perhitungan gaji prorata berbasis hari kerja
Jika gaji prorata berbasis hari kalender menggunakan seluruh hari dalam periode cut off termasuk hari libur karyawan, maka perhitungan gaji prorata berbasis hari kerja tidak demikian. Metode ini hanya menghitung hari kerja efektif dalam periode cut off, tidak termasuk hari libur.
Rumusnya seperti di bawah:
Gaji prorata = (hari bekerja : hari kerja cut off) x gaji sebulan
Jika dihitung menggunakan waktu kerja 6 hari seminggu yang diterapkan perusahaan, maka:
- Hari kerja periode cut off Mei 2023 (16 April – 15 Mei): 23 hari
- Hari bekerja karyawan (2 Mei – 15 Mei): 12 hari
Gaji prorata yang diterima karyawan pada penggajian 25 Mei 2023 adalah:
12/23 x Rp12.000.000 = Rp6.260.869.
Namun, cara ini sedikit merepotkan, karena kita harus menghitung jumlah hari kerja efektif di bulan bersangkutan. Beberapa perusahaan memilih menggunakan bilangan tetap sebagai pembagi, misalnya 25 hari (30 hari dikurangi 5 hari istirahat mingguan). Jadi, seandainya terdapat banyak hari libur resmi di bulan tersebut, hari kerjanya tetap dianggap 25 hari.
Jika demikian, maka perhitungannya gaji prorata adalah:
12/25 x Rp12.000.000 = Rp5.760.000.
3. Perhitungan gaji prorata berbasis jam kerja
Cara ketiga adalah menghitung gaji prorata berbasis jam kerja, dan pengalinya adalah upah sejam. Sesuai ketentuan pemerintah, upah sejam adalah 1/173 kali gaji sebulan. Gaji prorate merupakan hasil perkalian dari upah sejam dengan jumlah jam kerja karyawan.
Rumus singkatnya seperti berikut:
Gaji prorata = jumlah jam kerja x 1/173 x gaji sebulan
- Hari kerja periode cut off Mei 2023 (16 April – 15 Mei): 23 hari
- Hari bekerja karyawan (2 Mei – 15 Mei): 12 hari
- Jumlah jam kerja: (10 hari x 7 jam) + (2 hari x 5 jam) = 80 jam
Gaji prorata yang diterima karyawan pada penggajian 25 Mei 2023 adalah:
80 jam x 1/173 x Rp12.000.000 = Rp5.549.133.
Baca Juga: Contoh Aplikasi Penggajian Online Gratis dan Kelemahannya
Perhitungan praktis gaji prorata
Menghitung gaji proporsional lebih praktis menggunakan aplikasi penggajian karyawan Gadjian. Fitur hitung gaji online di aplikasi ini sangat andal dalam menghitung dan menyusun slip gaji karyawan setiap bulan.
Selain hasilnya akurat, aplikasi payroll berbasis web terbaik di Indonesia ini juga menghitung gaji karyawan secara otomatis sehingga menghemat waktu kerja. Kamu dapat menyelesaikan perhitungan gaji karyawan masuk tengah bulan atau berhenti tengah periode cut off secara otomatis.
Dalam pengaturan aplikasi, kamu bisa menentukan cut off gaji bulanan sesuai kebijakan perusahaan, yakni tanggal awal periode dan tanggal akhir periode, misalnya 1-31, 16-15, atau 21-20. Kemudian, jika menerapkan gaji proporsional, kamu bisa memilih opsi “Gaji Prorata”.
Baca juga: 9 Manfaat Payroll Outsourcing Bagi Perusahaan Anda
Selanjutnya, buat pengaturan gaji prorata dengan memilih basis perhitungannya (hari kalender, hari kerja, atau manual hari kerja). Jika menggunakan bilangan tetap hari kerja, masukkan angka jumlah hari kerja secara manual.
Berdasarkan data gaji sebulan (gaji pokok dan tunjangan tetap) di aplikasi, kalkulator gaji prorata Gadjian akan menghitung sendiri besaran gaji karyawan yang tidak bekerja penuh. Berikut ini contohnya:
Gaji karyawan probation terdiri atas dua komponen, yakni gaji pokok Rp7.000.000 dan tunjangan fungsional Rp3.000.000. Jika ia mulai bekerja di perusahaan tanggal 10 Agustus 2022 sedangkan periode cut off gaji tanggal 1 – 31 (karyawan bekerja 15 hari), dan hari kerja sebulan dianggap 25 hari, maka perhitungan manualnya adalah:
Gaji prorata Agustus 2022 = 15/25 x (Rp7.000.000 + Rp3.000.000)
= Rp6.000.000
Di aplikasi Gadjian, gaji prorata akan terhitung otomatis di slip gaji online seperti di bawah ini.
Gadjian dapat menghitung semua komponen slip gaji, seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, bonus, THR, hingga potongan pajak PPh Pasal 21. Dengan aplikasi penggajian online ini, kamu tidak perlu lagi cara hitung dan input data manual di Excel.
Otomatisasi sistem aplikasi HRIS Gadjian meminimalkan risiko human error dalam kalkulasi gaji, serta menghemat waktu dan biaya payroll setiap bulan. Nah, jika mencari aplikasi untuk menghitung dan membayar gaji karyawan yang praktis dan efisien, kamu wajib mencoba software HRIS cloud Gadjian.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
