Istilah employee engagement awalnya dicetuskan oleh William Kahn dari Boston University. Istilah ini didefinisikan sebagai komitmen karyawan secara emosional pada organisasi dan tujuan organisasi. Ada banyak rancangan aktivitas yang dapat dilakukan oleh HR dalam memulai program employee engagement di perusahaan masing-masing. Salah satunya dengan perayaan ulang tahun karyawan.
Program employee engagement ini didesain untuk menumbuhkan perasaan pada diri karyawan, bahwa dirinya “diperhatikan dan dihargai” oleh perusahaan. Selain diperhatikan dan dihargai sebagai seorang profesional, konsep employee engagement di mana karyawan diperhatikan dan dihargai sebagai personal adalah hal yang penting.
Karenanya, di banyak perusahaan, tidak hanya momen ulang tahun, ada banyak momen pribadi karyawan lainnya yang menjadi perhatian perusahaan, misalnya pada saat karyawan menikah, memiliki bayi, dan lain-lain.
Momen-momen itu menjadi kesempatan perusahaan menunjukkan kepeduliannya pada karyawan secara personal. Kepedulian perusahaan kepada karyawan salah satunya dicontohkan oleh perusahaan Johnson & Johnson yang memberikan cuti melahirkan kepada karyawan laki-laki.
Baca Juga: Kelola Database Karyawan Secara Aman & Tepat
Cara Meningkatkan Employee Engagement Ketika Merayakan Ulang Tahun
Berikut ini beberapa cara perusahaan menunjukkan perhatian kepada karyawannya secara personal lewat momen ulang tahun:
1. Memberikan Hadiah
Sebuah perusahaan di Jakarta memiliki kebijakan unik untuk merayakan ulang tahun karyawannya. Mereka memberikan hadiah bagi karyawannya yang berulang tahun. Hadiah tersebut diletakkan di meja kerja karyawan yang bersangkutan sebelum jam masuk kantor, sehingga akan jadi kejutan saat karyawan datang ke ruang kerjanya.
Yang membuatnya istimewa adalah keberadaan kado itu yang memancing para rekan kerja untuk mengucapkan selamat. Terlebih, bersama hadiah itu selalu disertai satu kartu ucapan yang sangat menyentuh, yang mengatasnamakan perusahaan.
2. Merayakan Pesta Ulang Tahun di Kantor
Untuk sebuah organisasi kecil dengan karyawan berjumlah kurang dari 50 orang, mungkin masih bisa membuat perayaan sederhana setiap kali ada karyawan berulang tahun. Namun, untuk perusahaan yang lebih besar, merayakan ulang tahun karyawan di kantor justru akan jadi rutinitas yang membosankan saking seringnya.
Untuk menghindari hal itu, banyak perusahaan yang menerapkan perayaan ulang tahun secara beramai-ramai, yang dilakukan sebulan sekali, atau dua bulan sekali. Cara lainnya adalah dengan membuat perayaan itu dalam lingkup lebih kecil, yaitu per departemen, per divisi, dan lain-lain. Selalu merayakannya setiap bulan dengan kue pun lama-kelamaan akan terlalu biasa, sehingga tidak menarik dan kurang berkesan bagi karyawan.
Beberapa perusahaan menjaga antusiasme karyawannya dengan merayakannya di taman kantor sambil minum teh sore, merayakannya dengan donat atau bahkan rujak buah, sambil berkumpul memberikan doa dan harapan-harapan untuk yang berulang tahun. Ide-ide sederhana ini bisa Anda terapkan di kantor Anda juga untuk merayakan ulang tahun karyawan.
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi ESS untuk Efisiensi Kerja HRD
3. Memajang Ucapan Selamat Ulang Tahun untuk Karyawan
Ide ini bisa menjadi sangat menarik sebab menghadirkan kesan yang begitu personal. Beberapa perusahaan memiliki cara yang berbeda untuk merealisasikannya. Ada yang melakukannya dengan memajang foto karyawan tersebut dengan ucapan selamat ulang tahun di layar-layar digital yang tersebar di tempat-tempat umum yang ada di kantor.
Dengan begitu, semua orang di kantor tahu mana karyawan yang sedang berulang tahun. Rekan-rekan kerja pun terdorong memberikan ucapan selamat ulang tahun kepada karyawan yang bersangkutan.
Cara lain melakukannya adalah dengan membuat suatu tempat khusus untuk menempelkan kartu ucapan. Coba bayangkan ini: di satu sudut kantor Anda yang mudah dilihat orang, letakkan sebuah tiruan kue ulang tahun berukutan besar, lengkap dengan tiruan lilin menyala di atasnya.
Di sanalah semua karyawan, termasuk bos, bisa menempelkan kartu ucapan dan harapan masing-masing untuk karyawan yang berulang tahun. Ini bukanlah sekadar imajinasi, karena salah satu perusahaan di Indonesia benar-benar melakukannya. Karyawan yang berulang tahun menjadi sangat senang dan penasaran membaca pesan-pesan di “kue ulang tahun”nya.
4. Memberikan Tunjangan Hari Ulang Tahun
Kebijakan ini mungkin terdengar kurang familiar, namun beberapa perusahaan Indonesia sudah memasukkannya sebagai kebijakan resmi perusahaan. Setiap karyawan akan menerima tunjangan ulang tahun sebesar satu kali gaji pokok setiap tanggal ulang tahunnya. Dengan begitu, karyawan tersebut tidak lagi perlu menghabiskan tabungannya untuk membuat perayaan kecil, mentraktir rekan-rekan kantornya.
5. Memberikan Cuti Khusus
Hadiah spesial lainnya yang bisa diberikan perusahaan untuk karyawan yang berulang tahun adalah hari libur. Memberikan karyawan waktu untuk merayakan hari penting bersama keluarga juga bisa menjadi pilihan perusahaan memberikan perhatian pada kehidupan kerja yang seimbang (work-life balance) bagi karyawan.
Interaksi-interaksi positif yang tercipta di lingkungan kerja dalam momen ulang tahun seperti ini dapat mempengaruhi ikatan emosional karyawan pada perusahaan. Karenanya, penting bagi perusahaan mendukung departemen HR melalui penggunaan perangkat HRIS agar program-program employee engagement seperti di atas mudah dikelola.
6. Membagikan Voucher atau Point Reward
Salah satu cara meningkatkan employee engagement saat karyawan ulang tahun adalah membagikan Voucher atau Point Reward dari platform benefit karyawan, salah satunya platform Payuung.
Dalam lingkungan kerja yang kompetitif, pengakuan terhadap kontribusi karyawan menjadi kunci untuk menjaga semangat dan keterlibatan mereka. Dengan merayakan ulang tahun karyawan secara kreatif, perusahaan tidak hanya menunjukkan apresiasi, tetapi juga membangun ikatan yang lebih erat.
Voucher atau Point Reward dari platform benefit karyawan, Payuung, menjadi inovasi terbaru dalam strategi pengelolaan sumber daya manusia. Hadiah yang dapat dipersonalisasi ini tidak hanya menciptakan pengalaman yang berkesan bagi karyawan, tetapi juga meningkatkan motivasi mereka. Seiring berjalannya waktu, hal ini dapat menciptakan budaya perusahaan yang positif dan memacu produktivitas.
Baca Juga: Contoh Program Kerja HRD yang Efektif Tingkatkan Kinerja Karyawan
Aplikasi HRIS Gadjian dengan Fitur Pengingat Ulang Tahun Karyawan
Seiring pertumbuhan perusahaan, mengelola event-event personal untuk seluruh karyawan menjadi semakin kompleks. Akan sangat menguntungkan untuk perusahaan apabila fitur pengingat ulang tahun karyawan bisa ter-update otomatis dan mudah dilihat, misalnya di dashboard komputer.
Sebagai payroll software berkualitas di Indonesia, Gadjian mampu menyediakan solusi layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Melalui fitur Portal Karyawan, HR dapat memanfaatkannya sebagai portal informasi bagi karyawan, dari mulai kalender libur/cuti bersama perusahaan, pengumuman penting perusahaan, dan tanggal ulang tahun karyawan.
Departemen HR bahkan dapat menggunakannya sebagai reminder/pengingat beberapa hari sebelum karyawan berulang tahun. Jarak waktu yang cukup bisa dapat membantu HR menyusun skala prioritas, membuat rencana, serta mendelegasikan tugas-tugas teknis agar momen-momen penting karyawan tetap menyenangkan.
Meskipun mendapatkan perhatian saat berulang tahun itu menyenangkan, namun beberapa orang biasanya khawatir usia mereka menjadi informasi umum. Kami di Gadjian memahami hal ini. Gadjian menjamin fitur pengingat ulang tahun ini aman dari kekhawatiran tersebut.
Fitur dalam aplikasi HRD Gadjian akan menyembunyikan tahun lahir karyawan. Dengan begitu, fitur tersebut lebih ramah untuk dipakai semua orang di perusahaan, baik HR, jajaran manajemen perusahaan, maupun karyawan secara umum.
